曾幾何時，處理紙質(zhì)發(fā)票對于會計人員來說，簡直就是一場“噩夢”。
據(jù)一項權(quán)威調(diào)查顯示，企業(yè)普通會計人員70%的精力花在發(fā)票上———驗票、審票、貼票、歸檔……紙質(zhì)發(fā)票成為制約企業(yè)信息化程度提升的瓶頸。
2015年年底，國家稅務(wù)總局發(fā)布《關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》，國家檔案局、財政部發(fā)布*7修訂的《會計檔案管理辦法》，這一系列新舉措表明，電子發(fā)票越來越受到政府和企業(yè)的關(guān)注，迎來了新的發(fā)展契機。
事實上，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨，電子發(fā)票作為信息時代發(fā)票形態(tài)及服務(wù)管理方式變革的新產(chǎn)物，必將取代紙質(zhì)發(fā)票。
“紙質(zhì)發(fā)票向電子發(fā)票過渡，不只是載體的變化、流程的變化，還可能帶來整個商業(yè)模式的變革、財稅管理方式的變革。”用友網(wǎng)絡(luò)科技股份有限公司助理總裁宋艷果在接受《中國會計報》記者采訪時表示。
電子發(fā)票遠勝紙質(zhì)發(fā)票
一直以來，在使用紙質(zhì)發(fā)票過程中，企業(yè)面臨諸多方面困擾：開票企業(yè)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不能共享到開票軟件；收票企業(yè)也無法直接利用發(fā)票上的數(shù)據(jù)，打票時易產(chǎn)生錯票；郵寄成本高，拖延回款周期，容易丟失毀損；紙質(zhì)發(fā)票入賬歸檔操作復(fù)雜，無法實時查詢等等。
電子發(fā)票的出現(xiàn)解決了這一系列的難題。
“國家推動電子發(fā)票正當其時。目前在數(shù)據(jù)流上，比如訂單、支付等，都可以在線上實時便捷地完成，唯獨發(fā)票環(huán)節(jié)，成為最核心的瓶頸問題，因為紙質(zhì)發(fā)票這種載體沒有辦法實現(xiàn)實時。”宋艷果表示，很多業(yè)務(wù)必須見票才能進行到下一個流程，發(fā)票使得業(yè)務(wù)中斷的情況屢見不鮮。
“電子發(fā)票誕生之后，可以和原來的流程連在一起，實現(xiàn)實時開票收票。如此一來，企業(yè)未來的業(yè)務(wù)發(fā)展和財稅管理會上一個新的臺階。”宋艷果還從數(shù)據(jù)收集的角度闡釋了電子發(fā)票對企業(yè)的巨大推動作用。“紙質(zhì)發(fā)票等于把信息僵化了，電子數(shù)據(jù)打印到紙上后，信息就‘死’在那兒了，而如果是電子的話，信息就能繼續(xù)流動，企業(yè)的數(shù)據(jù)分析顆粒度也就會更明細。”譬如，原來企業(yè)對數(shù)據(jù)的分析只能到憑證級，使用電子發(fā)票后，就可以分析到發(fā)票級。以差旅費為例，某一個時點，坐哪個航班的飛機最便宜，通過電子發(fā)票這些信息都可以分析出來。
“在業(yè)務(wù)操作層面，使用電子發(fā)票后可以節(jié)省人工，降低成本，降低出錯率，提升效率，從而促進企業(yè)管理的提升。”宋艷果對記者說。
企業(yè)離電子發(fā)票有多遠
相比紙質(zhì)發(fā)票，電子發(fā)票有諸多優(yōu)勢，那么企業(yè)應(yīng)該如何申請開具電子發(fā)票？如何防止電子發(fā)票重復(fù)入賬？電子發(fā)票如何進行歸檔？針對這一系列企業(yè)關(guān)心的問題，宋艷果進行了解答。
根據(jù)政策規(guī)定，選擇使用增值稅電子發(fā)票的納稅人，與現(xiàn)有的納稅人登記、票種核定等流程一致。以北京為例，具體開具流程包括：納稅人提出申請、稅務(wù)機關(guān)受理確認、稅務(wù)機關(guān)發(fā)票賦碼、自建電子發(fā)票平臺或使用第三方電子發(fā)票平臺生成電子發(fā)票、電子發(fā)票明細數(shù)據(jù)傳送稅務(wù)機關(guān)。
“雖然政策上規(guī)定打印的電子發(fā)票可以入賬，但實際具有法律效力的原始憑證是電子文件，因此電子發(fā)票真正意義上的入賬應(yīng)與企業(yè)會計信息化核算軟件相對接。”宋艷果說。
一般說來，電子發(fā)票入賬包括銷售發(fā)票入賬、采購發(fā)票入賬、費用發(fā)票入賬，各自有相應(yīng)的入賬流程。
而對于如何防止電子發(fā)票重復(fù)入賬這個問題，宋艷果以用友的電子發(fā)票服務(wù)平臺為例進行了說明：“電子發(fā)票是一種電子文件，是可以復(fù)制的，要想杜絕電子發(fā)票重復(fù)入賬，就需有技術(shù)手段支持。”據(jù)了解，用友電子發(fā)票服務(wù)平臺就提供這項服務(wù)，對于歸集到用友電子發(fā)票服務(wù)平臺的每一張發(fā)票，平臺都會為它建立一個檔案以記錄它的生命周期。這張發(fā)票是由誰經(jīng)手的，正處于何種狀態(tài)，與哪張單據(jù)相關(guān)聯(lián)，平臺都會有相應(yīng)的詳細記錄，一張發(fā)票只能入賬一次，再次入賬就會報錯。
電子發(fā)票同紙質(zhì)發(fā)票一樣屬于會計檔案中原始憑證中的一種。新修訂的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。因此，電子發(fā)票可作為記賬憑證的附件直接存檔。
從財稅一體化出發(fā)做電子發(fā)票服務(wù)
“如果說部門級的財務(wù)軟件是用友發(fā)展的1.0時代，企業(yè)級的管理軟件與服務(wù)是用友發(fā)展的2.0時代，那么現(xiàn)在用友邁入了發(fā)展社會化商業(yè)服務(wù)平臺的3.0時代。”宋艷果對記者說，“從電子發(fā)票的產(chǎn)生到歸檔，我們致力于為企業(yè)提供一套全過程、全生命周期的管理流程和方案。”在宋艷果看來，從紙質(zhì)發(fā)票變成電子發(fā)票，看上去只是載體的形式，但是它對于企業(yè)的影響確實非常大。
“不能站在一個純稅務(wù)的角度去看待電子發(fā)票，而是應(yīng)該從財稅一體化出發(fā)來做電子發(fā)票服務(wù)。我們要做的不僅是開發(fā)票，還要做智能化的一鍵開票。”宋艷果說。
據(jù)了解，其中的“一鍵”是指通過交易系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等與發(fā)票平臺連接，并把這些連接隱藏在系統(tǒng)平臺后面，從體驗上講，就是銷售、訂單確認、發(fā)貨、開票高效率地平滑接入，沒有太多復(fù)雜的操作。
然而，電子發(fā)票畢竟是高科技產(chǎn)品，如何讓傳統(tǒng)企業(yè)來接受？宋艷果表示，對于不同信息化程度的企業(yè)，應(yīng)有不同的應(yīng)對方案，部署方式也會有所差別。比如塔尖的超大企業(yè)，如果想自建的話，可以進行私有化的部署。
對于塔身，也就是有一定信息化積累的企業(yè)，主要是把電子發(fā)票服務(wù)能力跟企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)深度集成。
對于塔底的企業(yè)，則不能單純從電子發(fā)票入手，而應(yīng)該提供一套包括電子發(fā)票在內(nèi)的相對完整的應(yīng)用系統(tǒng)，把它們帶到互聯(lián)網(wǎng)時代來。
“借助20多年企業(yè)管理和財務(wù)管理方面的優(yōu)勢，我們希望把電子發(fā)票當作一個支點，真正幫助企業(yè)創(chuàng)造一個新的發(fā)展模式和生態(tài)，幫助企業(yè)獲得更大、更快的成長。”宋艷果表示。
本文來源：中國會計報；作者：李一碩