問:新《管理辦法》增加了會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀的相關(guān)內(nèi)容,并修改了監(jiān)銷的有關(guān)規(guī)定,主要是出于什么考慮?
答:會(huì)計(jì)檔案的銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的重要環(huán)節(jié),其中鑒定銷毀工作是檔案銷毀的前提和基礎(chǔ)。原《管理辦法》規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案銷毀的具體程序,要求“單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見”,但未明確銷毀前的鑒定工作和有關(guān)責(zé)任,這在一定程度上將銷毀的最主要責(zé)任歸于單位負(fù)責(zé)人。在實(shí)際工作中,為避免可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn),對(duì)于遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過最低保管期限且符合銷毀條件的會(huì)計(jì)檔案,單位負(fù)責(zé)人一般也不愿銷毀,大量已失去保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案占據(jù)了儲(chǔ)存空間,造成了資源浪費(fèi)。因此,新《管理辦法》增加了鑒定銷毀環(huán)節(jié),要求“單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿,確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,可以銷毀。”
監(jiān)銷是保證銷毀工作按照規(guī)定程序和要求進(jìn)行的一項(xiàng)制度安排。原《管理辦法》規(guī)定,“銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷”。會(huì)計(jì)檔案銷毀屬于單位的內(nèi)部管理事務(wù),國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案再由財(cái)政部門、審計(jì)部門派員監(jiān)銷,既增加了行政管理成本,也難以真正發(fā)揮監(jiān)督作用。為此,新《管理辦法》刪除了財(cái)政部門、審計(jì)部門派員監(jiān)銷的規(guī)定,同時(shí)進(jìn)一步明確了單位內(nèi)部組織監(jiān)銷的有關(guān)要求,即“單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作,并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。”