請購單：是由倉庫或有關(guān)部門填寫，送交采購部門，申請購買商品、勞務(wù)或其他資產(chǎn)的書面憑證。請購單一般應(yīng)包括，生產(chǎn)通知單編號、所需要的材料和零件的型號、數(shù)量、庫存數(shù)量、請購數(shù)量等。請購單應(yīng)由有關(guān)授權(quán)人員簽字確認(rèn)。
采購合同：是由采購部門填寫，向另一企業(yè)購買訂購單上所指定商品、勞務(wù)或其他資產(chǎn)的書面憑證。采購合同應(yīng)主要規(guī)定所需商品的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、供貨日期、結(jié)算方式、商品的包裝與運(yùn)輸辦法、質(zhì)量檢驗(yàn)手續(xù)、違約責(zé)任以及糾紛解決方式等。采購合同應(yīng)預(yù)先編號并經(jīng)過被授權(quán)的采購人員簽名。其正聯(lián)應(yīng)送交供應(yīng)商，副聯(lián)則送至企業(yè)內(nèi)部的驗(yàn)收部門、會計(jì)部門和編制請購單的部門。
驗(yàn)收單：是收到商品進(jìn)行驗(yàn)收和檢驗(yàn)所編制的憑證。驗(yàn)收單應(yīng)列示從供應(yīng)商處收到的商品的品名、說明、數(shù)量、到貨時(shí)間、外觀狀況、質(zhì)量狀況等，并應(yīng)簽署驗(yàn)收意見。貨品送交倉庫或其他請購部門時(shí)，應(yīng)由這些部門在驗(yàn)收單的副聯(lián)上簽收，驗(yàn)收單的一聯(lián)還應(yīng)送交會計(jì)部門。
退貨單：采購過程中，如發(fā)現(xiàn)所收的材料與合同、發(fā)貨單明顯不符時(shí)，應(yīng)辦理手續(xù)，予以退回。退回時(shí)應(yīng)填制退貨單。退貨單一般應(yīng)填列的內(nèi)容包括：原合同號數(shù)、原發(fā)票號數(shù)、退貨原因、退貨商品的名稱、發(fā)票數(shù)量、退貨數(shù)量、退貨金額等。退貨單應(yīng)由授權(quán)人員的簽字確認(rèn)。
賣方發(fā)票：是供應(yīng)商開具的，交給買方以載明發(fā)運(yùn)的貨物或提供的勞務(wù)、應(yīng)付款金額和付款條件等事項(xiàng)的憑證。
付款憑單：是采購方企業(yè)的應(yīng)付憑單部門編制的，記錄已收到商品、資產(chǎn)或接受勞務(wù)的廠商、應(yīng)付款金額和付款日期的憑證。是企業(yè)內(nèi)部記錄和支付負(fù)債的授權(quán)證明文件。
賣方對賬單：是由供貨方按月編制的，標(biāo)明期初余額、本期購買、本期支付給賣方的款項(xiàng)和期末余額的憑證。賣方對賬單是供貨方對有關(guān)業(yè)務(wù)的陳述，如果不考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在的時(shí)間差異等因素，其期末余額通常應(yīng)與采購方相應(yīng)的應(yīng)付賬款期末余額一致。
賬務(wù)處理：
（1）存貨按實(shí)際成本計(jì)價(jià)的核算，發(fā)票已到貨已收業(yè)務(wù)處理：
借：原材料等
應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）
貸：銀行存款（或應(yīng)付賬款等）
（2）存貨按實(shí)際成本計(jì)價(jià)的核算，發(fā)票已到貨未收業(yè)務(wù)處理：
收到發(fā)票付款時(shí)
借：在途物資
應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）
貸：銀行存款等
貨到入庫時(shí)
借：原材料等
貸：在途物資
（3）存貨按實(shí)際成本計(jì)價(jià)的核算，貨到發(fā)票未到業(yè)務(wù)處理：
貨到驗(yàn)收入庫時(shí)，暫不做賬務(wù)處理，月末單仍未到時(shí)，估價(jià)入賬。
借：原材料等
貸：應(yīng)付賬款——暫估料款
下月初，用紅字沖銷上筆處理
借：原材料等 （紅字）
貸：應(yīng)付賬款——暫估料款 （紅字）
待收到發(fā)票時(shí)，按正常處理方式處理。
（4）存貨按實(shí)際成本計(jì)價(jià)的核算，采購?fù)素洏I(yè)務(wù)。
①退貨同時(shí)收回貨款
借：銀行存款
應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）（紅字）
貸：原材料
②退貨但貨款尚未收回
借：其他應(yīng)收款
應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額） （紅字）
貸：原材料
收回貨款時(shí)
借：銀行存款
貸：其他應(yīng)收款
③退貨，但貨款尚未支付
借：應(yīng)付賬款
應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）（紅字）
貸：原材料。
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