請購單：是由倉庫或有關部門填寫，送交采購部門，申請購買商品、勞務或其他資產的書面憑證。請購單一般應包括，生產通知單編號、所需要的材料和零件的型號、數(shù)量、庫存數(shù)量、請購數(shù)量等。請購單應由有關授權人員簽字確認。
采購合同：是由采購部門填寫，向另一企業(yè)購買訂購單上所指定商品、勞務或其他資產的書面憑證。采購合同應主要規(guī)定所需商品的品名、規(guī)格、數(shù)量、質量、價格、供貨日期、結算方式、商品的包裝與運輸辦法、質量檢驗手續(xù)、違約責任以及糾紛解決方式等。采購合同應預先編號并經過被授權的采購人員簽名。其正聯(lián)應送交供應商，副聯(lián)則送至企業(yè)內部的驗收部門、會計部門和編制請購單的部門。
驗收單：是收到商品進行驗收和檢驗所編制的憑證。驗收單應列示從供應商處收到的商品的品名、說明、數(shù)量、到貨時間、外觀狀況、質量狀況等，并應簽署驗收意見。貨品送交倉庫或其他請購部門時，應由這些部門在驗收單的副聯(lián)上簽收，驗收單的一聯(lián)還應送交會計部門。
退貨單：采購過程中，如發(fā)現(xiàn)所收的材料與合同、發(fā)貨單明顯不符時，應辦理手續(xù)，予以退回。退回時應填制退貨單。退貨單一般應填列的內容包括：原合同號數(shù)、原發(fā)票號數(shù)、退貨原因、退貨商品的名稱、發(fā)票數(shù)量、退貨數(shù)量、退貨金額等。退貨單應由授權人員的簽字確認。
賣方發(fā)票：是供應商開具的，交給買方以載明發(fā)運的貨物或提供的勞務、應付款金額和付款條件等事項的憑證。
付款憑單：是采購方企業(yè)的應付憑單部門編制的，記錄已收到商品、資產或接受勞務的廠商、應付款金額和付款日期的憑證。是企業(yè)內部記錄和支付負債的授權證明文件。
賣方對賬單：是由供貨方按月編制的，標明期初余額、本期購買、本期支付給賣方的款項和期末余額的憑證。賣方對賬單是供貨方對有關業(yè)務的陳述，如果不考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在的時間差異等因素，其期末余額通常應與采購方相應的應付賬款期末余額一致。
賬務處理：
（1）存貨按實際成本計價的核算，發(fā)票已到貨已收業(yè)務處理：
借：原材料等
應交稅費——應交增值稅（進項稅額）
貸：銀行存款（或應付賬款等）
（2）存貨按實際成本計價的核算，發(fā)票已到貨未收業(yè)務處理：
收到發(fā)票付款時
借：在途物資
應交稅費——應交增值稅（進項稅額）
貸：銀行存款等
貨到入庫時
借：原材料等
貸：在途物資
（3）存貨按實際成本計價的核算，貨到發(fā)票未到業(yè)務處理：
貨到驗收入庫時，暫不做賬務處理，月末單仍未到時，估價入賬。
借：原材料等
貸：應付賬款——暫估料款
下月初，用紅字沖銷上筆處理
借：原材料等 （紅字）
貸：應付賬款——暫估料款 （紅字）
待收到發(fā)票時，按正常處理方式處理。
（4）存貨按實際成本計價的核算，采購退貨業(yè)務。
①退貨同時收回貨款
借：銀行存款
應交稅費——應交增值稅（進項稅額）（紅字）
貸：原材料
②退貨但貨款尚未收回
借：其他應收款
應交稅費——應交增值稅（進項稅額） （紅字）
貸：原材料
收回貨款時
借：銀行存款
貸：其他應收款
③退貨，但貨款尚未支付
借：應付賬款
應交稅費——應交增值稅（進項稅額）（紅字）
貸：原材料。
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