作為中國國民經(jīng)濟(jì)的重要支柱，中央企業(yè)（以下簡稱“央企”）是國家“一帶一路”戰(zhàn)略的開路先鋒，肩負(fù)著走出國門、海外創(chuàng)業(yè)的歷史使命。在走出去過程中，由于跨國經(jīng)營運(yùn)作活動(dòng)的大大增加以及不同沿線國家語言文化、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、稅收法規(guī)等都與中國存在巨大差異，因此，企業(yè)財(cái)務(wù)部門在為企業(yè)走出去提供堅(jiān)強(qiáng)的服務(wù)保障和資金支持的同時(shí)，還需要不斷進(jìn)行財(cái)務(wù)創(chuàng)新，只有如此才能跟上“一帶一路”的發(fā)展步伐。
近幾年來，金蝶軟件（中國）有限公司（以下簡稱“金蝶”）在海外業(yè)務(wù)創(chuàng)新方面進(jìn)行了諸多探索，與某大型央企海外板塊開展了財(cái)務(wù)共享項(xiàng)目，目前已得到全球推廣。該央企其旗下90多個(gè)項(xiàng)目公司分布在五大區(qū)35個(gè)國家，是所有央企中規(guī)模*5的海外業(yè)務(wù)公司，金蝶面向“一帶一路”的財(cái)務(wù)創(chuàng)新，正是從這里開始的。
由于旗下項(xiàng)目公司眾多，該央企海外公司常常有大量的員工報(bào)銷、對(duì)公報(bào)銷等業(yè)務(wù)需要回總部進(jìn)行統(tǒng)一處理。以前，需要委托回國休假人員把各種報(bào)銷憑證從國外背回來，再人工粘貼、填寫報(bào)銷單，送到總部進(jìn)行審批，這種方式不但非常麻煩，而且時(shí)間成本也很高，半年、一年報(bào)銷一次費(fèi)用成了家常便飯。另外，由于海外項(xiàng)目公司員工變動(dòng)頻繁，各項(xiàng)目公司考勤也不好統(tǒng)計(jì)，人頭不準(zhǔn)、工資制單不及時(shí)、拖延工資發(fā)放時(shí)有發(fā)生。
正是基于以上考慮，該央企財(cái)務(wù)部決定以費(fèi)用共享為突破口，首先解決及時(shí)報(bào)銷、工資按時(shí)發(fā)放等海外工作人員比較關(guān)心的問題，由于這些問題攸關(guān)員工切身利益，自然深得人心、易于推廣。
除了傳統(tǒng)模式下財(cái)務(wù)共享服務(wù)搭建所遇到的一些共性問題之外，在面向海外的財(cái)務(wù)共享項(xiàng)目中，常常有一些從未面對(duì)過的難題需要一一破解：
一、海外網(wǎng)絡(luò)狀況如何？能支持手機(jī)移動(dòng)報(bào)銷嗎？
2017年4月中旬，金蝶項(xiàng)目組成員和該央企高層管理人員前往乍得進(jìn)行了財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)地調(diào)研，實(shí)地測試了營地的Wi-Fi網(wǎng)絡(luò)和當(dāng)?shù)?G網(wǎng)絡(luò)，總體感覺無論是手機(jī)還是PC提交、審批報(bào)銷流程都基本可用，個(gè)別地方會(huì)出現(xiàn)延遲、斷網(wǎng)的現(xiàn)象。
二、手機(jī)拍照?qǐng)?bào)銷，原始憑證如何保留？
為方便海外現(xiàn)場前線人員能及時(shí)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，金蝶開發(fā)了手機(jī)端的費(fèi)用報(bào)銷APP，既可在上面提交報(bào)銷，也可進(jìn)行流程審批。原始單據(jù)通過手機(jī)拍照作為流程影像一并上傳即可，財(cái)務(wù)共享中心可以根據(jù)影像進(jìn)行審核、付款。
在此過程中，還引申出來兩個(gè)問題。*9，原始憑證何時(shí)交回共享中心？在實(shí)際操作中，往往有很多報(bào)銷人員在將手機(jī)照片上傳并且報(bào)銷之后，就懶得再將原始憑證交回共享中心，造成共享中心原始憑證缺失。為避免這種情況發(fā)生，共享中心強(qiáng)制要求報(bào)銷人在手機(jī)提交報(bào)銷單后，需要及時(shí)將原始憑證提交至項(xiàng)目公司收單人進(jìn)行收集并完成財(cái)務(wù)初審。第二，一部分報(bào)銷是否可以先提交流程，再上交原始憑證？項(xiàng)目組建議對(duì)一些金額不大、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)明確的報(bào)銷業(yè)務(wù)，可以根據(jù)個(gè)人信用情況適當(dāng)簡化流程，如圖書費(fèi)的報(bào)銷，一年一次、金額很小，允許個(gè)人信用好的人先提交流程、再上交原始憑證，共享中心也可不經(jīng)審批流程在預(yù)算控制下進(jìn)行報(bào)銷。一旦發(fā)現(xiàn)報(bào)銷人不上交原始憑證，即降低信用等級(jí)作為處罰。這樣可以適當(dāng)提高報(bào)銷效率、簡化報(bào)銷流程。
三、海外銀行接口問題如何解決？
因?yàn)橐徊糠趾Ｍ鈫T工持有海外銀行發(fā)行的外幣卡，一部分合資公司的員工同樣需要將報(bào)銷款打到外幣卡，開發(fā)海外銀行接口就成了一項(xiàng)不可回避的工作，例如要開發(fā)中銀香港、花旗銀行等銀聯(lián)接口。一般可以用Swift接口標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)，也可以定制開發(fā)銀企直連接口。
四、多語言、多會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、多幣種怎么辦？
目前金蝶ERP系統(tǒng)支持多語言、多會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，乍得使用的官方語言是法語和阿拉伯語等小語種，項(xiàng)目組本次提供的是英語版。多幣種問題稍微有點(diǎn)復(fù)雜，一般設(shè)定系統(tǒng)時(shí)會(huì)以前一日的外匯牌價(jià)進(jìn)行折算，外匯牌價(jià)需要系統(tǒng)自動(dòng)維護(hù)。
五、異構(gòu)系統(tǒng)的接口怎么辦？
這里的異構(gòu)系統(tǒng)接口主要是指和HRSCC系統(tǒng)的接口，由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)和HR系統(tǒng)往往存在人數(shù)、金額的不一致，使得人不對(duì)、錢不對(duì)的情況屢屢發(fā)生，直接造成工資延時(shí)發(fā)放。項(xiàng)目組通過與HRSCC同步組織、人員及薪酬發(fā)放數(shù)據(jù)至FSCC，通過銀企直連實(shí)現(xiàn)薪酬支付，從而消除財(cái)務(wù)系統(tǒng)和HR系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不對(duì)稱。
六、共享中心與財(cái)務(wù)部關(guān)系如何界定？
在具體實(shí)踐中，有的共享中心隸屬于財(cái)務(wù)部，有的共享中心獨(dú)立于財(cái)務(wù)部，二者之間的工作關(guān)系界定就顯得異常重要。由于財(cái)務(wù)共享中心服務(wù)于全公司員工，處理了原財(cái)務(wù)部大量人工性、事務(wù)性的工作，又與財(cái)務(wù)部原有的費(fèi)用、資金、預(yù)算等工作有著無法割斷的聯(lián)系，雙方的分工合作關(guān)系到共享中心的正常運(yùn)營，所以往往要根據(jù)每個(gè)單位的具體情況作出具體劃分。
經(jīng)過在非洲乍得的實(shí)地驗(yàn)證，目前該央企海外板塊一個(gè)報(bào)銷提單從提交申請(qǐng)到資金回到卡上，僅僅需要半個(gè)小時(shí)，極大地提高了報(bào)銷效率。乍得項(xiàng)目的推廣拉開了該企業(yè)全球推廣的帷幕。未來項(xiàng)目組將逐步引入“資金共享”、“稅務(wù)共享”等多共享中心的理念，多共享中心不僅將提高共享業(yè)務(wù)的覆蓋面，同時(shí)也為共享中心人員分流創(chuàng)造了條件。
本文來源：大眾經(jīng)濟(jì)網(wǎng)