作為中國國民經(jīng)濟(jì)的重要支柱,中央企業(yè)(以下簡稱“央企”)是國家“一帶一路”戰(zhàn)略的開路先鋒,肩負(fù)著走出國門、海外創(chuàng)業(yè)的歷史使命。在走出去過程中,由于跨國經(jīng)營運(yùn)作活動的大大增加以及不同沿線國家語言文化、會計(jì)準(zhǔn)則、稅收法規(guī)等都與中國存在巨大差異,因此,企業(yè)財(cái)務(wù)部門在為企業(yè)走出去提供堅(jiān)強(qiáng)的服務(wù)保障和資金支持的同時(shí),還需要不斷進(jìn)行財(cái)務(wù)創(chuàng)新,只有如此才能跟上“一帶一路”的發(fā)展步伐。
近幾年來,金蝶軟件(中國)有限公司(以下簡稱“金蝶”)在海外業(yè)務(wù)創(chuàng)新方面進(jìn)行了諸多探索,與某大型央企海外板塊開展了財(cái)務(wù)共享項(xiàng)目,目前已得到全球推廣。該央企其旗下90多個(gè)項(xiàng)目公司分布在五大區(qū)35個(gè)國家,是所有央企中規(guī)模*5的海外業(yè)務(wù)公司,金蝶面向“一帶一路”的財(cái)務(wù)創(chuàng)新,正是從這里開始的。
由于旗下項(xiàng)目公司眾多,該央企海外公司常常有大量的員工報(bào)銷、對公報(bào)銷等業(yè)務(wù)需要回總部進(jìn)行統(tǒng)一處理。以前,需要委托回國休假人員把各種報(bào)銷憑證從國外背回來,再人工粘貼、填寫報(bào)銷單,送到總部進(jìn)行審批,這種方式不但非常麻煩,而且時(shí)間成本也很高,半年、一年報(bào)銷一次費(fèi)用成了家常便飯。另外,由于海外項(xiàng)目公司員工變動頻繁,各項(xiàng)目公司考勤也不好統(tǒng)計(jì),人頭不準(zhǔn)、工資制單不及時(shí)、拖延工資發(fā)放時(shí)有發(fā)生。
正是基于以上考慮,該央企財(cái)務(wù)部決定以費(fèi)用共享為突破口,首先解決及時(shí)報(bào)銷、工資按時(shí)發(fā)放等海外工作人員比較關(guān)心的問題,由于這些問題攸關(guān)員工切身利益,自然深得人心、易于推廣。
除了傳統(tǒng)模式下財(cái)務(wù)共享服務(wù)搭建所遇到的一些共性問題之外,在面向海外的財(cái)務(wù)共享項(xiàng)目中,常常有一些從未面對過的難題需要一一破解:
一、海外網(wǎng)絡(luò)狀況如何?能支持手機(jī)移動報(bào)銷嗎?
2017年4月中旬,金蝶項(xiàng)目組成員和該央企高層管理人員前往乍得進(jìn)行了財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)地調(diào)研,實(shí)地測試了營地的Wi-Fi網(wǎng)絡(luò)和當(dāng)?shù)?G網(wǎng)絡(luò),總體感覺無論是手機(jī)還是PC提交、審批報(bào)銷流程都基本可用,個(gè)別地方會出現(xiàn)延遲、斷網(wǎng)的現(xiàn)象。
二、手機(jī)拍照報(bào)銷,原始憑證如何保留?
為方便海外現(xiàn)場前線人員能及時(shí)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷,金蝶開發(fā)了手機(jī)端的費(fèi)用報(bào)銷APP,既可在上面提交報(bào)銷,也可進(jìn)行流程審批。原始單據(jù)通過手機(jī)拍照作為流程影像一并上傳即可,財(cái)務(wù)共享中心可以根據(jù)影像進(jìn)行審核、付款。
在此過程中,還引申出來兩個(gè)問題。*9,原始憑證何時(shí)交回共享中心?在實(shí)際操作中,往往有很多報(bào)銷人員在將手機(jī)照片上傳并且報(bào)銷之后,就懶得再將原始憑證交回共享中心,造成共享中心原始憑證缺失。為避免這種情況發(fā)生,共享中心強(qiáng)制要求報(bào)銷人在手機(jī)提交報(bào)銷單后,需要及時(shí)將原始憑證提交至項(xiàng)目公司收單人進(jìn)行收集并完成財(cái)務(wù)初審。第二,一部分報(bào)銷是否可以先提交流程,再上交原始憑證?項(xiàng)目組建議對一些金額不大、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)明確的報(bào)銷業(yè)務(wù),可以根據(jù)個(gè)人信用情況適當(dāng)簡化流程,如圖書費(fèi)的報(bào)銷,一年一次、金額很小,允許個(gè)人信用好的人先提交流程、再上交原始憑證,共享中心也可不經(jīng)審批流程在預(yù)算控制下進(jìn)行報(bào)銷。一旦發(fā)現(xiàn)報(bào)銷人不上交原始憑證,即降低信用等級作為處罰。這樣可以適當(dāng)提高報(bào)銷效率、簡化報(bào)銷流程。
三、海外銀行接口問題如何解決?
因?yàn)橐徊糠趾M鈫T工持有海外銀行發(fā)行的外幣卡,一部分合資公司的員工同樣需要將報(bào)銷款打到外幣卡,開發(fā)海外銀行接口就成了一項(xiàng)不可回避的工作,例如要開發(fā)中銀香港、花旗銀行等銀聯(lián)接口。一般可以用Swift接口標(biāo)準(zhǔn)開發(fā),也可以定制開發(fā)銀企直連接口。
四、多語言、多會計(jì)準(zhǔn)則、多幣種怎么辦?
目前金蝶ERP系統(tǒng)支持多語言、多會計(jì)準(zhǔn)則,乍得使用的官方語言是法語和阿拉伯語等小語種,項(xiàng)目組本次提供的是英語版。多幣種問題稍微有點(diǎn)復(fù)雜,一般設(shè)定系統(tǒng)時(shí)會以前一日的外匯牌價(jià)進(jìn)行折算,外匯牌價(jià)需要系統(tǒng)自動維護(hù)。
五、異構(gòu)系統(tǒng)的接口怎么辦?
這里的異構(gòu)系統(tǒng)接口主要是指和HRSCC系統(tǒng)的接口,由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)和HR系統(tǒng)往往存在人數(shù)、金額的不一致,使得人不對、錢不對的情況屢屢發(fā)生,直接造成工資延時(shí)發(fā)放。項(xiàng)目組通過與HRSCC同步組織、人員及薪酬發(fā)放數(shù)據(jù)至FSCC,通過銀企直連實(shí)現(xiàn)薪酬支付,從而消除財(cái)務(wù)系統(tǒng)和HR系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不對稱。
六、共享中心與財(cái)務(wù)部關(guān)系如何界定?
在具體實(shí)踐中,有的共享中心隸屬于財(cái)務(wù)部,有的共享中心獨(dú)立于財(cái)務(wù)部,二者之間的工作關(guān)系界定就顯得異常重要。由于財(cái)務(wù)共享中心服務(wù)于全公司員工,處理了原財(cái)務(wù)部大量人工性、事務(wù)性的工作,又與財(cái)務(wù)部原有的費(fèi)用、資金、預(yù)算等工作有著無法割斷的聯(lián)系,雙方的分工合作關(guān)系到共享中心的正常運(yùn)營,所以往往要根據(jù)每個(gè)單位的具體情況作出具體劃分。
經(jīng)過在非洲乍得的實(shí)地驗(yàn)證,目前該央企海外板塊一個(gè)報(bào)銷提單從提交申請到資金回到卡上,僅僅需要半個(gè)小時(shí),極大地提高了報(bào)銷效率。乍得項(xiàng)目的推廣拉開了該企業(yè)全球推廣的帷幕。未來項(xiàng)目組將逐步引入“資金共享”、“稅務(wù)共享”等多共享中心的理念,多共享中心不僅將提高共享業(yè)務(wù)的覆蓋面,同時(shí)也為共享中心人員分流創(chuàng)造了條件。
本文來源:大眾經(jīng)濟(jì)網(wǎng)