合同,是指企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同管理,確定合同歸口管理部門,明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求,定期檢查和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié),采取相應(yīng)控制措施,促進(jìn)合同有效履行,切實(shí)維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

  1.合同管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)

  (1)未訂立合同、未經(jīng)授權(quán)對(duì)外訂立合同、合同對(duì)方主體資格未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐,可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。

  (2)合同未全面履行或監(jiān)控不當(dāng),可能導(dǎo)致企業(yè)訴訟失敗、經(jīng)濟(jì)利益受損。

 ?。?)合同糾紛處理不當(dāng),可能損害企業(yè)信譽(yù)和形象。
 

  2.合同訂立環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制措施

 ?。?)企業(yè)對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為,應(yīng)當(dāng)訂立書(shū)面合同。合同訂立前,應(yīng)當(dāng)充分了解合同對(duì)方的主體資格、信用狀況等有關(guān)內(nèi)容,確保對(duì)方當(dāng)事人具備履約能力。對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同,應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判。談判過(guò)程中的重要事項(xiàng)和參與談判人員的主要意見(jiàn),應(yīng)當(dāng)予以記錄并妥善保存。

 ?。?)企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)協(xié)商、談判等的結(jié)果,擬訂合同文本,按照自愿、公平原則,明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任,做到條款內(nèi)容完整,表述嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確,相關(guān)手續(xù)齊備,避免出現(xiàn)重大疏漏。

  (3)企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同文本進(jìn)行嚴(yán)格審核,重點(diǎn)關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法,合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益,對(duì)方當(dāng)事人是否具有履約能力,合同權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決條款是否明確等。對(duì)影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本,應(yīng)當(dāng)組織內(nèi)部相關(guān)部門進(jìn)行審核。相關(guān)部門提出不同意見(jiàn)的,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真分析研究,慎重對(duì)待,并準(zhǔn)確無(wú)誤地加以記錄;必要時(shí)應(yīng)對(duì)合同條款作出修改。

 ?。?)企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對(duì)方當(dāng)事人簽署合同。正式對(duì)外訂立的合同,應(yīng)當(dāng)由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的,應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書(shū)。

  (5)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同專用章的保管制度。合同經(jīng)編號(hào)、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽署后,方可加蓋合同專用章。

 ?。?)企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同信息安全保密工作,未經(jīng)批準(zhǔn),不得以任何形式泄露合同訂立與履行過(guò)程中涉及的商業(yè)秘密或國(guó)家機(jī)密。
 

  3.合同履行環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制措施

  (1)企業(yè)應(yīng)當(dāng)遵循誠(chéng)實(shí)信用原則嚴(yán)格履行合同,對(duì)合同履行實(shí)施有效監(jiān)控,強(qiáng)化對(duì)合同履行情況及效果的檢查、分析和驗(yàn)收,確保合同全面有效履行。

 ?。?)在合同履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有顯失公平、條款有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情形,或因政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等客觀因素,已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損,應(yīng)當(dāng)按規(guī)定程序及時(shí)報(bào)告,并經(jīng)雙方協(xié)商一致,按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜。

 ?。?)企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同糾紛管理,在履行合同過(guò)程中發(fā)生糾紛的,應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī),在規(guī)定時(shí)效內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時(shí)報(bào)告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的,雙方應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面協(xié)議。合同糾紛經(jīng)協(xié)商無(wú)法解決的,應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。

 ?。?)企業(yè)財(cái)會(huì)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同條款審核后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)。未按合同條款履約的,或應(yīng)簽訂書(shū)面合同而未簽訂的,財(cái)會(huì)部門有權(quán)拒絕付款,并及時(shí)向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告。

 ?。?)合同管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同登記管理,充分利用信息化手段,定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類和歸檔,詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更等情況,實(shí)行合同的全過(guò)程封閉管理。

 ?。?)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同履行情況評(píng)估制度,至少于每年年末對(duì)合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進(jìn)行分析評(píng)估,對(duì)分析評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的合同履行中存在的不足,應(yīng)當(dāng)及時(shí)加以改進(jìn)。