從商業(yè)智能（BIBusinessIntelligence）的發(fā)展歷程上，可以感受到到這個(gè)充滿未來感的系統(tǒng)所可能帶來的變革：BI提供了提取數(shù)據(jù)、處理加工、信息訪問的技術(shù)手段。經(jīng)過多年發(fā)展，其運(yùn)用范圍逐漸由支撐特定業(yè)務(wù)過程的戰(zhàn)術(shù)性決策發(fā)展到在企業(yè)戰(zhàn)略層面提供決策支持并創(chuàng)造價(jià)值。BI通過將分散在企業(yè)各系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，除了使得繁瑣的信息獲取過程變得簡便易行，更通過圖形可視化為決策者提供了直觀的洞察力。用微軟美國企業(yè)和合作伙伴業(yè)務(wù)群高級財(cái)務(wù)總監(jiān)MarcReguera的話說，BI其實(shí)就是“簡單即美”。“微軟商業(yè)智能解決方案則進(jìn)一步提升了企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值的能力：任何用戶都能夠容易地運(yùn)用這些技術(shù)進(jìn)行決策，業(yè)務(wù)執(zhí)行、業(yè)務(wù)管理、企業(yè)管理各個(gè)層次上的用戶都能夠使用不同的工具和技術(shù)做出明智的決策，全方位地提高企業(yè)的競爭力。很多人都對BI有誤解，覺得BI很貴，實(shí)施很復(fù)雜，其實(shí)不然，BI應(yīng)該成為每個(gè)人的工具，簡單的Excel就是很好的BI工具。”
從另一個(gè)角度“關(guān)心數(shù)據(jù)”
隨著企業(yè)各種信息系統(tǒng)的建設(shè)和完善，企業(yè)所擁有的數(shù)據(jù)越來越多。決策者面對的問題已經(jīng)不再是缺少信息，而是如何得到正確的信息以幫助制定決策。典型的公司擁有數(shù)十乃至上百個(gè)應(yīng)用，但是卻難于從中提取、綜合、使用這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，繼而從數(shù)據(jù)中提取有用的信息，發(fā)掘并提升數(shù)據(jù)的價(jià)值。Marc在微軟工作20多年，伴隨著微軟全球財(cái)務(wù)體系的轉(zhuǎn)型，現(xiàn)在著力于推廣如何通過新技術(shù)推進(jìn)財(cái)務(wù)部門工作效率提升。對數(shù)據(jù)分析的理解，Marc有著自己的看法，“我在微軟工作了20年，逐步從手動收集數(shù)據(jù)到現(xiàn)在可以通過有效的工具在互聯(lián)網(wǎng)上收集數(shù)據(jù)并且快速做出分析，這是個(gè)很大的轉(zhuǎn)變過程。當(dāng)然數(shù)據(jù)收集和分析是重要的一方面，對于企業(yè)的CFO來說，需要的是用數(shù)據(jù)分析的結(jié)果產(chǎn)生對業(yè)務(wù)和決策的影響力，這也是一個(gè)真正成為企業(yè)戰(zhàn)略合作伙伴的CFO需要具備的能力。對于現(xiàn)代企業(yè)CFO來說，以往可能需要花費(fèi)70%的時(shí)間和精力在數(shù)據(jù)的處理上，而現(xiàn)在BI技術(shù)工具的進(jìn)步，只需要花費(fèi)原來的1/3的時(shí)間即可完成數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)處理，可以將更多的時(shí)間投入到分析數(shù)據(jù)、提高數(shù)據(jù)洞察力并且使之產(chǎn)生真正的影響力上，整體財(cái)務(wù)系統(tǒng)的工作效率可以提升20%～30%。”
然而，這種效率的提升就意味著企業(yè)的財(cái)務(wù)工作需要在整體系統(tǒng)上做出改變和轉(zhuǎn)型，在企業(yè)中工作的人可能會有這種感受，當(dāng)要和客戶或相關(guān)部門說明某項(xiàng)事實(shí)時(shí)，有數(shù)據(jù)支撐時(shí)會更有說服力。但對某些大型BI系統(tǒng)來說，要取得相關(guān)報(bào)表，需要做的是向IT部門提需求。接下來，IT部門按業(yè)務(wù)人員的要求提取數(shù)據(jù)，再進(jìn)行分析，然后把報(bào)表返還給業(yè)務(wù)人員。但這樣一來，所需要的時(shí)間就比較長，而在實(shí)際業(yè)務(wù)中，從產(chǎn)生BI需求到拿到報(bào)表，往往只有很短的時(shí)間，這個(gè)時(shí)候，業(yè)務(wù)人員需要的，往往是一種自助式的BI實(shí)現(xiàn)。Marc表示，“在自助式的BI系統(tǒng)下，IT部門只需要把原始的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理歸類即可，業(yè)務(wù)或者財(cái)務(wù)可以根據(jù)自己的數(shù)據(jù)分析需求，調(diào)用原始數(shù)據(jù)制作報(bào)表，這就是我們提倡的自助式商業(yè)BI，這種方式使得IT和財(cái)務(wù)的分工更加明晰、更加專業(yè)。”
事實(shí)上，想要實(shí)現(xiàn)自助式商業(yè)BI，Marc認(rèn)為首先需要企業(yè)的CFO對數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化有清晰的認(rèn)識，尤其是一些跨國企業(yè)的CFO，當(dāng)數(shù)據(jù)有了標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)格之后，數(shù)據(jù)的使用者才有可能快速地通過有效工具來獲取自己需要的數(shù)據(jù)。Marc舉了一個(gè)簡單形象的例子，“在我們做數(shù)據(jù)分析的時(shí)候，數(shù)據(jù)之間的比較往往能提供重要結(jié)論，這也是最難的部分，因?yàn)槿绻A(chǔ)數(shù)據(jù)的計(jì)算方法和獲取方法不一樣的話，那么數(shù)據(jù)之間是無法進(jìn)行比較的，結(jié)果也是毫無意義的。就像我們現(xiàn)在都在看一個(gè)國家的GDP用以衡量現(xiàn)在的國家經(jīng)濟(jì)綜合指標(biāo)，試想一下，如果每個(gè)國家GDP的計(jì)算方法都不一樣，那我們?nèi)绾蝸碜龀霰容^、進(jìn)行排名呢。對于企業(yè)的CFO來說，改善企業(yè)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，使之更加標(biāo)準(zhǔn)化，安全、計(jì)算方法統(tǒng)一化，這是一個(gè)需要持續(xù)改進(jìn)的工作。數(shù)據(jù)的統(tǒng)一說起來容易，但實(shí)施起來卻很復(fù)雜，就拿我們微軟來說，微軟巴西的公司和瑞士的公司都開發(fā)了‘新業(yè)務(wù)’，并且也有相關(guān)的數(shù)據(jù)提交，但我們發(fā)現(xiàn)，巴西和瑞士的公司關(guān)于‘新業(yè)務(wù)’的概念就根本是不一樣的，所以，當(dāng)我們再去用這些基于‘新業(yè)務(wù)’而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)并且用來做比較的時(shí)候，就會產(chǎn)生很大的偏差。當(dāng)然現(xiàn)在的微軟通過多年努力，已經(jīng)可以做到對很多流程設(shè)置的全球統(tǒng)一規(guī)范。”
簡單與復(fù)雜
工具的意義在于幫助人類的大腦從簡單重復(fù)的工作中解脫出來，讓大腦專心從事更具創(chuàng)造性的事情，使得工作看上去變得越來越“簡單”，正像Marc所說的，自助式商業(yè)BI并不復(fù)雜，一個(gè)簡單的Excel就可以是一個(gè)很好的BI工具（見圖2）。“Excel其實(shí)是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)可視化的一個(gè)很簡單的工具。一直以來，我對數(shù)據(jù)的可視化有很大的熱情，原因很簡單，同樣一組數(shù)據(jù)，如果是報(bào)表的形式，可能我們需要幾分鐘才能看得明白，但是如果做成柱狀度或者餅狀圖，那么我們一眼就能看出來結(jié)論，這就是數(shù)字可視化的意義所在。通過微軟20年的財(cái)務(wù)工作，我深深體會到，只有將數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)可視化才能夠真正對企業(yè)的決策產(chǎn)生影響。”
Excel作為Office軟件的組件之一，對每一個(gè)會用電腦的人來說都不陌生。用Excel做數(shù)據(jù)挖掘，對零售業(yè)來說就可以分析誰是有潛力的金客戶，可以分析哪些產(chǎn)品是可以在一起銷售的等等，從而大大降低了BI的門檻。據(jù)了解，美國波音公司在首次利用BI的時(shí)候，就是從Excel開始的。用Excel把所有的供應(yīng)商信息整合在一起，很快就能看出，有多少的供應(yīng)商代表是女性，有多少是來自同一個(gè)年齡層、來自同一個(gè)地域的。當(dāng)然，BI在波音越做越大，后來做到整個(gè)供應(yīng)鏈的優(yōu)化，也調(diào)用了很多的工具。但從這里可以看出，BI的切入點(diǎn)可以是很小的一個(gè)方面。自助服務(wù)BI一方面通過Excel中的自助服務(wù)為用戶提供幫助，提供發(fā)現(xiàn)、分析和可視化功能；另一方面借助Office365中的連接與協(xié)作提供分享、查找和移動功能。這些功能具體來說，發(fā)現(xiàn)功能是通過PowerQuery搜索并組合公共及內(nèi)部數(shù)據(jù);分析功能是通過PowerPivot快速對數(shù)百萬行數(shù)據(jù)進(jìn)行建模與分析；可視化功能是通過PowerView與PowerMap，借助全新方式探索并可視化數(shù)據(jù)；分享功能是通過BI站點(diǎn)分享查詢與工作表，并用內(nèi)部數(shù)據(jù)進(jìn)行刷新；查找功能是通過Q&A借助基于搜索的數(shù)據(jù)可視化技術(shù)查找答案；移動功能是通過PowerBI移動應(yīng)用與HTML5，隨時(shí)隨地保持互聯(lián)。
在微軟的商業(yè)智能解決方案中，微軟的統(tǒng)一平臺可以充分利用同一公司發(fā)布的多種軟件的長項(xiàng)，達(dá)到強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合的目的。Marc表示在微軟為企業(yè)提供的解決方案中，是可以適應(yīng)不同類型的企業(yè)的，“如果以企業(yè)的成熟度來劃分的話，對于中小企業(yè)，可以使用比如簡單的Excel等工具，作為銀行這樣的企業(yè)來講，我們有‘大規(guī)模數(shù)據(jù)并行倉庫’這樣的工具可以提供，不同類型的企業(yè)都可以從我們的方案中獲益。就像我們大家都在用的office工具一樣，從中學(xué)生到大企業(yè)，可能每個(gè)人都在使用office，但是用的深度是不同的，不存在行業(yè)差異。”
是否掌握了商業(yè)智能的工具、制定了數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和算法，就可以面對海量數(shù)據(jù)而輕松應(yīng)對了呢？Marc并不這么認(rèn)為，“數(shù)據(jù)量越來越大，并不意味著財(cái)務(wù)可以獲取更多的信息，大量無用數(shù)據(jù)的增加反而為財(cái)務(wù)分析帶來了很大的難度，衡量這些數(shù)據(jù)是否是有用的很多時(shí)候不僅要看數(shù)據(jù)本身，還要看數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系產(chǎn)生的價(jià)值。比如我們有了客戶的銷售數(shù)據(jù)，那么這些數(shù)據(jù)可以和我們呼叫中心的數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)合，我們就可以分析出來哪些客戶是通過呼叫中心的銷售促進(jìn)而產(chǎn)生購買，這個(gè)結(jié)論對于整個(gè)公司營銷評估就是有價(jià)值的。”
與此同時(shí)，在當(dāng)今的互聯(lián)型世界中，隨著數(shù)據(jù)的大范圍蔓延，企業(yè)必須對信息進(jìn)行優(yōu)化，并由此獲得在對企業(yè)而言最重要的領(lǐng)域中獲得有意義的洞察力。
微軟自身制定了移動為先、云為先的戰(zhàn)略并讓財(cái)務(wù)部門可以快速輕松地用安全的方式將數(shù)據(jù)遷往云端，隨處獲得重要洞察力，并為其后續(xù)增長打造出強(qiáng)有力的戰(zhàn)略。這也使得財(cái)務(wù)決策者能夠使用自己了解的工具從內(nèi)部與外部的多個(gè)來源拉取數(shù)據(jù)，并在幾分鐘內(nèi)快速獲得直觀的洞察力。隨后決策者即可快速發(fā)現(xiàn)做出明智決策，提高企業(yè)績效所需的獨(dú)特洞察力。數(shù)據(jù)的價(jià)值在于分析數(shù)據(jù)產(chǎn)生的結(jié)果，而智能工具的應(yīng)用使得財(cái)務(wù)工作人員有充分的時(shí)間和精力用于提升財(cái)務(wù)分析水平，這對財(cái)務(wù)工作者來說，無疑增加了工作難度。Marc很喜歡將財(cái)務(wù)工作者比喻成廚師，當(dāng)廚師面對海量食材時(shí)，能否做出一道美味佳肴，才是考驗(yàn)廚師水平的真正時(shí)刻。
技術(shù)可以被視作財(cái)務(wù)高管的一種重要工具，來幫助促進(jìn)分析與決策工作，監(jiān)控業(yè)務(wù)績效，同時(shí)也促進(jìn)協(xié)作與知識管理。透過一系列新的BI工具和手段，讓我們能更好地將復(fù)雜的數(shù)據(jù)簡化、繁瑣的流程厘清，讓業(yè)務(wù)的洞察與戰(zhàn)略的制定化繁為簡，來獲得“簡單即美”的財(cái)務(wù)新境界。