每月月底都需要進(jìn)行結(jié)賬處理，計(jì)算機(jī)結(jié)賬不僅要結(jié)轉(zhuǎn)各賬戶(hù)的本期發(fā)生額和期末余額，還要進(jìn)行一系列電算化處理，檢查會(huì)計(jì)憑證是否全部登記入賬并審核簽章、試算平衡、輔助賬處理等。與手工結(jié)賬相比，電算化結(jié)賬工作更加規(guī)范，結(jié)賬全部是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。電算化結(jié)賬工作需注意以下事項(xiàng)：
(1)、專(zhuān)人負(fù)責(zé)。由于某月結(jié)完賬后將不能再輸入和修改該月的憑證，所以使用會(huì)計(jì)軟件時(shí)，結(jié)賬工作應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，以防止其他人員的誤操作。
(2)、結(jié)賬前應(yīng)檢查該月的所有憑證是否均已記賬、結(jié)賬日期是否正確、其他相關(guān)模塊的數(shù)據(jù)是否傳遞完畢，以及其他結(jié)賬條件是否完備。若結(jié)賬條件不能滿(mǎn)足，則應(yīng)退出結(jié)賬模塊，檢查當(dāng)月輸入的會(huì)計(jì)憑證是否全部登記入賬。只有在本期輸入的會(huì)計(jì)憑證全部登記入賬后才允許結(jié)賬。
(3)、結(jié)賬必須逐月進(jìn)行，上月未結(jié)賬不允許結(jié)本月的賬。若結(jié)賬成功，則應(yīng)做月結(jié)標(biāo)志，之后不能再輸入該月的憑證和記該月的賬;若結(jié)賬不成功，則恢復(fù)到結(jié)賬前的狀態(tài)，同時(shí)給出提示信息，要求用戶(hù)做相應(yīng)的調(diào)整。
(4)、年底結(jié)賬時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生下年度的空白數(shù)據(jù)文件(即數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件，包括憑證臨時(shí)文件、憑證庫(kù)文件、科目余額發(fā)生額文件)，并結(jié)轉(zhuǎn)年度余額，同時(shí)自動(dòng)對(duì)“固定資產(chǎn)”等會(huì)計(jì)文件做跨年度連續(xù)使用的處理。
(5)、跨年度時(shí)因年終會(huì)計(jì)工作的需要，會(huì)計(jì)軟件允許在上年度未結(jié)賬的情況下輸入本年度1月份的憑證。企業(yè)可以根據(jù)具體情況，將結(jié)賬環(huán)境設(shè)置為“在上年未結(jié)賬的情況下不允許輸入本月的憑證”。
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