付款單位審查有關單證后,認為所發(fā)貨物的品種、規(guī)格、質(zhì)量等與雙方簽定的合同不符或者因其他原因?qū)κ湛顔挝晃惺杖〉目铐椥枰炕虿糠志芙^付款的,應在付款期內(nèi)出具“委托收款結(jié)算全部或都分拒絕付款理由書”(以下簡稱“拒絕付款理由書”),連同開戶銀行轉(zhuǎn)來的有關單證送開戶銀行。
“拒絕付款理由書”一式四聯(lián),*9聯(lián)(回單或支款通知)作付款單位的支款通知;第二聯(lián)(支款憑證)作銀行付出傳票或存查;第三聯(lián)(收款憑證)作銀行收入傳票或存查;第四聯(lián)(代通知或收帳通知)作收款單位收帳通知或全部拒付通知書。
付款單位出納員在填寫“拒絕付款理由書”時,除認真填寫收款單位的名稱、賬號、開戶銀行,付款單位的名稱、賬號、開戶銀行,委托收款金額,附寄單證張數(shù)等外,對于全部拒付的,“拒付金額”欄填寫委托收款金額,“部分付款金額”欄的大小寫都為零,并具體說明全部拒絕付款的理由;若部分拒付的,“拒付金額”欄填寫實際拒絕付款金額,“部分付款金額”欄填寫委托收款金額減去拒絕付款金額后的余額,即付款單位實際支付的款項金額,并具體說明部分拒付的理由,并出具拒絕付款部分商品清單。填完后,在“付款人蓋章”處加蓋本單位公章,并注明拒付日期。
按照規(guī)定,銀行對收到的付款單位的“拒絕付款理由書”連同委托收款憑證第五聯(lián)及所附有關單證,不審查拒絕付款理由,只對有關內(nèi)容進行核對,核對無誤即辦理有關手續(xù),實行部分拒付的,將部分付款款項劃給收款單位,“在拒絕付款理由書”*9聯(lián)上加蓋業(yè)務專用章退還給付款單位,將“拒絕付款理由書”第四聯(lián)寄給收款單位開戶銀行由其轉(zhuǎn)交收款單位。
付款單位收到銀行蓋章退回的“拒絕付款理由書”*9聯(lián)后,全部拒絕付款的,由于未引起資金增減變動,因而不必編制會計憑證和登記賬簿,只需將“拒絕付款理由書”妥善保管以備查,并在“委托收款登記簿”上登記全部拒付的情況。如果拒絕付款時,對方發(fā)出的貨物已到收到,則應在“代管物資登記簿”中詳細登記拒絕付款物資的有關情況。對于部分拒絕付款的,應當根據(jù)銀行蓋章退回的“拒絕付款理由書”*9聯(lián),按照實際部分付款金額編制銀行存款付款憑證,其會計分錄和全部付款會計分錄相同。
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