付款單位審查有關(guān)單證后，認(rèn)為所發(fā)貨物的品種、規(guī)格、質(zhì)量等與雙方簽定的合同不符或者因其他原因?qū)κ湛顔挝晃惺杖〉目铐椥枰炕虿糠志芙^付款的，應(yīng)在付款期內(nèi)出具“委托收款結(jié)算全部或都分拒絕付款理由書”(以下簡稱“拒絕付款理由書”)，連同開戶銀行轉(zhuǎn)來的有關(guān)單證送開戶銀行。
“拒絕付款理由書”一式四聯(lián)，*9聯(lián)(回單或支款通知)作付款單位的支款通知；第二聯(lián)(支款憑證)作銀行付出傳票或存查；第三聯(lián)(收款憑證)作銀行收入傳票或存查；第四聯(lián)(代通知或收帳通知)作收款單位收帳通知或全部拒付通知書。
付款單位出納員在填寫“拒絕付款理由書”時，除認(rèn)真填寫收款單位的名稱、賬號、開戶銀行，付款單位的名稱、賬號、開戶銀行，委托收款金額，附寄單證張數(shù)等外，對于全部拒付的，“拒付金額”欄填寫委托收款金額，“部分付款金額”欄的大小寫都為零，并具體說明全部拒絕付款的理由；若部分拒付的，“拒付金額”欄填寫實際拒絕付款金額，“部分付款金額”欄填寫委托收款金額減去拒絕付款金額后的余額，即付款單位實際支付的款項金額，并具體說明部分拒付的理由，并出具拒絕付款部分商品清單。填完后，在“付款人蓋章”處加蓋本單位公章，并注明拒付日期。
按照規(guī)定，銀行對收到的付款單位的“拒絕付款理由書”連同委托收款憑證第五聯(lián)及所附有關(guān)單證，不審查拒絕付款理由，只對有關(guān)內(nèi)容進行核對，核對無誤即辦理有關(guān)手續(xù)，實行部分拒付的，將部分付款款項劃給收款單位，“在拒絕付款理由書”*9聯(lián)上加蓋業(yè)務(wù)專用章退還給付款單位，將“拒絕付款理由書”第四聯(lián)寄給收款單位開戶銀行由其轉(zhuǎn)交收款單位。
付款單位收到銀行蓋章退回的“拒絕付款理由書”*9聯(lián)后，全部拒絕付款的，由于未引起資金增減變動，因而不必編制會計憑證和登記賬簿，只需將“拒絕付款理由書”妥善保管以備查，并在“委托收款登記簿”上登記全部拒付的情況。如果拒絕付款時，對方發(fā)出的貨物已到收到，則應(yīng)在“代管物資登記簿”中詳細(xì)登記拒絕付款物資的有關(guān)情況。對于部分拒絕付款的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)銀行蓋章退回的“拒絕付款理由書”*9聯(lián)，按照實際部分付款金額編制銀行存款付款憑證，其會計分錄和全部付款會計分錄相同。
例：S公司收到開戶銀行轉(zhuǎn)來T公司的委托收款憑證及有關(guān)單證后，經(jīng)過審查只承付其中的100000元，對其余80000拒絕付款，按規(guī)定填寫“拒絕付款理由書”并送銀行辦理有關(guān)手續(xù)后，根據(jù)銀行蓋章退回的“拒絕付款理由書”*9聯(lián)編制銀行存款付款憑證，其會計分錄為：
借：商品采購85470．09
應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅(進項稅額)14529．91
貸：銀行存款100000
收款單位收到開戶銀行轉(zhuǎn)來的付款單位的委托收款憑證第四聯(lián)和“拒絕付款理由書”第四聯(lián)(如部分拒付的還附有拒付部分商品清單及有關(guān)單證)，應(yīng)立即與付款單位取得聯(lián)系，協(xié)商解決方法，對于全部拒付的，如果由付款方退回所購貨物，收款單位應(yīng)編制轉(zhuǎn)賬憑證，沖減原有銷售收入，其會計分錄為：
借：產(chǎn)品銷售收入或商品銷售收入等
應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅(銷項稅額)
貸：應(yīng)收賬款
如果經(jīng)過協(xié)商由收款單位用其他產(chǎn)品或商品替換原產(chǎn)品或商品，或者給予對方一定的銷售折扣，則收款單位重新辦理委托收款手續(xù)，可以沖減原有銷售收入，然后按照新的委托收款憑證重新進行會計處理，也可以在原有銷售收入基礎(chǔ)上進行會計處理。比如經(jīng)過協(xié)商，收款方同意給予對方額外的銷售折扣，則收款方重新辦理委托收款手續(xù)，收款方可以沖銷原有銷售收入，然后按照新的委托收款金額編制轉(zhuǎn)賬憑證，確定銷售收入。
例：T公司采用委托收款方式向S公司銷售商品180000元，S公司以商品品種不符要求予以全部拒付，經(jīng)過協(xié)商，T公司同意給予S公司20％的銷售折讓，T公司重新辦理委托收款手續(xù)。這時T公司首先應(yīng)據(jù)據(jù)“拒付理由書”等有關(guān)憑證編制轉(zhuǎn)帳憑證，沖銷原有銷售收入，然后按新的委托收款憑證重新確定銷售收入，沖銷時，作會計分錄：
借：產(chǎn)品銷售收入153846．15
應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅(銷項稅顛)26153．85
貸：應(yīng)收帳款——S公司180000
按照新的委托收款憑證確定銷售收入，其會計分錄為：
借：應(yīng)收帳款——S公司144000(180000-180000×20％)
貸：產(chǎn)品銷售收入123876．93
應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅(銷項稅額)20923．07
實際收到款項時，按實際收到金額編制銀行存款收款憑證，其會計分錄為：
借：銀行存款144000
貸：應(yīng)收賬款——S公司144000
對于部分拒付的，應(yīng)于實際收到付款單位所付部分款項時，編制銀行存款收款憑證，其會計分錄為：
借：銀行存款
貸：應(yīng)收帳款——××單位
對方拒付后退回拒付部分貨物的，應(yīng)編制轉(zhuǎn)賬憑證，沖銷拒付部分銷售收入，其會計分錄為：
借：產(chǎn)品銷售收入或商品銷售收入等
應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅(銷項稅額)
貸：應(yīng)收賬款——××單位
如果經(jīng)過協(xié)商，對于拒付部分給予銷售折讓的，可重新辦理委托收款手續(xù)，其處理方法同全部拒付相同。