UFO將報表處理過程分為兩個階段，即報表格式及公式定義工作與報表數(shù)據(jù)處理工作。報表格式及公式定義工作和報表數(shù)據(jù)處理工作是在不同的狀態(tài)下進行。實現(xiàn)狀態(tài)切換的是一個特別重要的按鈕——格式/數(shù)據(jù)按鈕，點取這個按鈕可以在格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)之間切換。
　　(1)格式狀態(tài)
　　在格式狀態(tài)下設(shè)計報表的表樣，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風格、組合單元、關(guān)鍵字可變區(qū)等。
　　報表的公式：單元公式在格式狀態(tài)下定義。
　　(2)數(shù)據(jù)狀態(tài)
　　在數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、圖形操作、匯總與合并報表等。
　　數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報表的格式。