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年底，財(cái)務(wù)電算化的企業(yè)都要做的最后一項(xiàng)工作便是打總分類賬和明細(xì)分類賬等賬頁，這是財(cái)務(wù)檔案管理的必選項(xiàng)，而財(cái)務(wù)電算化賬本必須是以電子和紙質(zhì)的介子存儲。電子的賬本無論什么材料何種方式存儲都不能避免被刻意作弊的人的修改，現(xiàn)在財(cái)務(wù)的檔案仍然是以紙介子為標(biāo)準(zhǔn)的保存模式輔助以電子的檔案。這樣就要求財(cái)務(wù)的賬本檔案必須符合會計(jì)基礎(chǔ)工作中對賬本的要求，也要滿足國家檔案管理的要求。
1、為了保證數(shù)據(jù)的安全完整，財(cái)務(wù)賬冊必須是以死頁裝訂制作方式存檔，且按照檔案管理要求不能使用能生銹的金屬裝訂，為了防止賬冊的人為制假，建議使用特種設(shè)備裝訂。對于有多個(gè)核算點(diǎn)的集團(tuán)式企業(yè)*4是由總公司提取所有單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，統(tǒng)一委派打印輸出，以保證賬冊的紙質(zhì)數(shù)據(jù)與電子賬冊的一致。
2、為了保證賬頁的完整性，要求必須對賬頁進(jìn)行自然數(shù)的排序頁碼印制。
?。?）對于單一科目裝訂成一冊或者分多冊裝訂的要全部自然數(shù)排列。
?。?）對于多個(gè)科目合并裝訂的，要求有分別對單一科目的頁碼排列和本賬冊的自然數(shù)頁碼排列。
3、 每個(gè)賬冊要求必須有滿足本企業(yè)管理需要的賬薄啟用表或使用登記表，表中的基本要素中要有本賬冊的頁數(shù)。表中也要有以往手工賬冊使用登記表中的所有要素。
4、 對于合并裝訂及往來科目在每本賬冊前應(yīng)該填制本賬冊目錄，目錄的形式可以采用填制總目錄再分別填制分冊裝訂的每冊目錄，也可以直接分冊填制目錄。目錄中要有科目名稱必要的還要分組，要有起始的頁碼。
5、 賬冊的封面要求明確的印制賬本歸屬單位及年度，還要盡可能的將本賬冊包含的科目列示清楚，在篇幅有限的情況下可以簡稱或者類別列示。
6、 對于賬冊的封面材料，依照以往手工賬本是一種漆布加紙板的復(fù)合材料，有一定的耐水耐酸堿性能，但是這樣的材料是工業(yè)化批量生產(chǎn)的賬冊適用。所以建議使用預(yù)涂膜的新型進(jìn)口紙張作為賬冊的封面，這種紙的高耐水耐酸堿高強(qiáng)度的性能是對賬冊紙張的良好保護(hù)。
7、 為了更加方便的查閱財(cái)務(wù)賬本也可以在每冊的賬冊脊背上印制本賬冊的分面的內(nèi)容，限于篇幅可以簡化表達(dá)。這樣做也提高了本賬冊的美觀。
8、 關(guān)于賬頁的打印輸出，必須預(yù)先進(jìn)行總體格式的確定，使得全部的賬頁面貌統(tǒng)一。尤其是總公司下管轄多個(gè)核算單位的統(tǒng)一格式非常重要。電算化之后對于手工習(xí)慣使用的多欄次明細(xì)賬，就沒有使用價(jià)值了，多數(shù)的統(tǒng)計(jì)平衡工作都是可以在電腦上完成了。建議全部采用三欄式的明細(xì)賬，A4幅面制作。工作流程作如下的建議：
?。?）首先要導(dǎo)出本企業(yè)當(dāng)年的科目表。
?。?）對每個(gè)科目及明細(xì)科目要標(biāo)示出需要打印總賬頁還是逐筆明細(xì)賬還是數(shù)量金額賬。堅(jiān)持輸出多欄賬的企業(yè)也同時(shí)要做出相應(yīng)的標(biāo)示。
?。?）對于需要合并的賬頁進(jìn)行初步合并，編輯好目錄及賬薄啟用表。
?。?）審查編輯好的賬冊，確認(rèn)后輸出，交付裝訂。
?。?）驗(yàn)收裝訂完畢的賬冊，歸檔或者保存在財(cái)務(wù)一年。
總之，一本合格的、美觀的賬冊就是一個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作優(yōu)秀的體現(xiàn)，作為財(cái)務(wù)人員也需要將一年的辛苦工作作一個(gè)良好的封裝，作為財(cái)務(wù)管理者也有責(zé)任保證企業(yè)會計(jì)檔案的不錯(cuò)不漏不毀并易于查閱。
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