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假設(shè)您要建立一個其中每個帳戶代碼均可出現(xiàn)多次的月度事務(wù)列表。在月末，您需要按帳戶代碼對數(shù)據(jù)進(jìn)行組織和分類匯總。
執(zhí)行此任務(wù)的方法至少有 5 種。以下是這 5 種方法的教程。
注釋 示例數(shù)據(jù)集中的帳戶號碼在列 A 中，金額在列 B 中。數(shù)據(jù)區(qū)域是 A2:B100，數(shù)據(jù)目前未排序。
方法 1：使用創(chuàng)造性的 IF 語句和“選擇性粘貼”
步驟如下：
按帳戶（列A）對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。
在列C中創(chuàng)建一個公式，以持續(xù)對每個帳戶進(jìn)行動態(tài)匯總。例如，在單元格C2中創(chuàng)建公式：=IF(A2=A1,C1+B2,B2)
在列D中創(chuàng)建一個公式，以標(biāo)識特定帳戶的最后一個條目，例如，在單元格D2中創(chuàng)建公式：=IF(A2=A3,FALSE,TRUE)
將C2:D2中的公式向下復(fù)制到所有行中。
復(fù)制C2:D100。在此區(qū)域仍處于選中狀態(tài)時，單擊“編輯”菜單上的“選擇性粘貼”，單擊“數(shù)值”，然后單擊“確定”，將C2:D100中的公式改為數(shù)值。
按列D排序，降序排列。
對于在列D中值為TRUE的行，列A中是帳戶號碼的*10列表，列C中是帳戶的最終動態(tài)匯總。
優(yōu)點(diǎn)速度快。只需對寫IF語句感覺敏銳。
缺點(diǎn)還有更好的方法。
方法2：使用“高級篩選”獲得*10帳戶列表
這是一種獲得*10帳戶號碼列表的方法：
突出顯示區(qū)域A1:A100。
在“數(shù)據(jù)”菜單上，指向“篩選”，然后單擊“高級篩選”。
單擊“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”。
選中“選擇不重復(fù)的記錄”復(fù)選框。
選擇要在其中顯示*10列表的工作表空白部分。將此位置鍵入“復(fù)制到”框中。
注釋單擊“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”之前，“復(fù)制到”框顯示為灰色。
單擊“確定”。*10帳戶號碼將顯示在輸入的位置。
輸入獲得結(jié)果所需的所有進(jìn)一步操作、數(shù)組公式等。
優(yōu)點(diǎn)比方法1快。無需排序。
缺點(diǎn)此后所需輸入的數(shù)組公式將使您頭暈。
方法3：使用“合并計(jì)算”命令
此方法使用“合并計(jì)算”命令，這有幾項(xiàng)要求：帳戶號碼必須在要匯總的數(shù)值字段的左側(cè)。每列上方必須有標(biāo)題。需要對其中包括左列中的帳戶號碼和頂部標(biāo)題的單元格矩形塊指定區(qū)域名稱。在本例中，該區(qū)域?yàn)锳1:B100。
突出顯示區(qū)域A1:B100。
通過在名稱框（在編輯欄左側(cè)）中單擊并鍵入TotalMe之類的名稱，對此區(qū)域指定區(qū)域名稱。（也可以在“插入”菜單上單擊“名稱”。）
將單元格指針置于工作表的空白部分。
在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“合并計(jì)算”。
在“引用位置”框中，鍵入?yún)^(qū)域名稱(TotalMe)。
在“標(biāo)志位置”部分，選中“首行”和“最左列”。
單擊“確定”。
優(yōu)點(diǎn)無需排序?？捎靡幌盗墟I盤快捷鍵將其實(shí)現(xiàn)：Alt+D+N（區(qū)域名稱）、ALT+T、ALT+L、Enter。易于縮放。如果區(qū)域包括12個月份列，則結(jié)果將是每月的匯總。
缺點(diǎn)如果在同一工作表上再次使用“合并計(jì)算”功能，則需要通過使用Delete鍵從“所有引用位置”中清除舊區(qū)域名稱。帳戶號碼必須位于數(shù)值數(shù)據(jù)的左側(cè)。這要比數(shù)據(jù)透視表稍慢，對于具有超過10,000個記錄的數(shù)據(jù)集，這會變得很明顯。
方法4：使用“分類匯總”命令
這是一種很棒的功能。但因?yàn)榈贸龅臄?shù)據(jù)處理起來很陌生，所以與“合并計(jì)算”相比，您可能不常使用此功能。
按列A排序，降序排列。
選擇數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)的任一單元格。
在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“分類匯總”。
默認(rèn)情況下，Excel支持對最后一列數(shù)據(jù)的分類匯總。這在此例中有效，但您往往必須在“選定匯總項(xiàng)”列表中滾動才能選擇正確的字段。
單擊“確定”。Excel將在每當(dāng)更改帳戶號碼時插入一個新行，并進(jìn)行分類匯總。
添加匯總后，您將看到小按鈕“1”、“2”和“3”顯示在名稱框下，單擊“2”只查看每個帳戶 其中有匯總的一行。單擊“3”查看所有行。
優(yōu)點(diǎn)很棒的功能。極適于打印有匯總和每節(jié)后都有匯總的報(bào)告。
缺點(diǎn)必須先對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。對于大量數(shù)據(jù)，這可能會很慢。必須使用“定位”命令（“編輯”菜單），然后單擊“定位條件”才能只選擇可見的單元格，將匯總移動到其他位置。必須使用“分類匯總”命令（“數(shù)據(jù)”菜單），然后單擊“全部刪除”才能恢復(fù)原始數(shù)據(jù)。
方法5：使用“數(shù)據(jù)透視表”
“數(shù)據(jù)透視表”是所有解決方案中最全面的。不必對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。數(shù)值列可位于帳戶號碼的左側(cè)或右側(cè)?？奢p易使帳戶號碼向下或跨頁排列。
選擇數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)的任一單元格。
在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”。
單擊“下一步”接受步驟1中的默認(rèn)設(shè)置。
確保步驟2中的數(shù)據(jù)區(qū)域是正確的（通常是正確的），然后單擊“下一步”。
單擊步驟3中的“布局”按鈕。（Excel97用戶會自動轉(zhuǎn)到“布局”作為步驟3。）
在“布局”對話框中，將“帳戶”按鈕從右側(cè)拖放到“行”區(qū)域。
將“金額”按鈕從右側(cè)拖放到“數(shù)據(jù)”區(qū)域。
單擊“確定”。（Excel97用戶單擊“下一步”。）
指定是要將結(jié)果放在新工作表中還是放在現(xiàn)有工作表的特定部分內(nèi)，然后單擊“完成”。
優(yōu)點(diǎn)快速、靈活、強(qiáng)大。即使對于大量數(shù)據(jù)也很快。
缺點(diǎn)有些令人望而卻步。
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