高頓網(wǎng)校友情提示,*7泉州會(huì)計(jì)繼續(xù)教育網(wǎng)上總結(jié)信息初學(xué)者使用Word十大雷人做法等內(nèi)容公布如下:
  WORD軟件是我們辦公最常用的軟件之一,因?yàn)椴僮魈唵?,大家都覺得不用培訓(xùn),但筆者認(rèn)為,做為職場專業(yè)人士,要想提高辦公效率,還是有必要認(rèn)真學(xué)習(xí)一下。不然,大量重復(fù)的操作,平白浪費(fèi)寶貴的時(shí)間不說,還讓別人看笑話。下面列舉初學(xué)者使用WORD的十大雷人做法,這些不規(guī)范的操作勞神又傷身,吃力不討好。你,不是在玩WORD,你,是被WORD給玩了。
 
  [*{2}*] 用抹黑來拖動(dòng)選擇
  WORD排版中,一般要求“先選擇,再操作”,也就是說如果我們需要對文章進(jìn)行各種操作,首先必須先選擇。初學(xué)者打開一篇上百頁的長文章,需要對文章進(jìn)行全部選擇時(shí)往往手忙腳亂,通常都是將光標(biāo)放在文章最上方,然后拖動(dòng)鼠標(biāo)滾到末尾處,一直滾呀,滾呀……,鼠標(biāo)和牙齒都在格格作響。正確的操作是如果選擇全文,CTRL+A即可,如果需要選擇當(dāng)前到文章末尾處,只需要按CTRL+SHIFT+END。
  TOP2 拖動(dòng)滾動(dòng)條進(jìn)行跳轉(zhuǎn)
  在給文章做目錄的時(shí)候,通常需要將光標(biāo)放在文章的最上方,初學(xué)者要么一直按方向箭,或是拖動(dòng)滾動(dòng)條到最上方。正確的操作是CTRL+HOME,如果需要跳轉(zhuǎn)到固定的頁數(shù),可以按CTRL+G,快速定位到相應(yīng)的頁碼。
  TOP3 用空格調(diào)整字間距
  標(biāo)題如果間距太小,需要調(diào)整的時(shí)候,初學(xué)者往往在每個(gè)字之間一個(gè)一個(gè)按空格,正確的做法是,CTRL+D,調(diào)出設(shè)置字體的對話框,在高級(jí)中,選擇間距,在間距中設(shè)置距離。
  TOP4 用TAB進(jìn)行首行縮進(jìn)
  文章中如果每一段落均要首行縮進(jìn),不少人的做法是連續(xù)按四個(gè)空格,或在每一段之前按TAB,這樣需要重復(fù)很多次。正確的做法是文章輸入完成之后,選擇整篇文章,一次性設(shè)置好。點(diǎn)擊開始選項(xiàng)卡,然后在段落組中,右下角有個(gè)指向右下角的小圖標(biāo),點(diǎn)擊,在出現(xiàn)的段落對話框中,在縮進(jìn)欄中,找到特殊格式下拉列表中,選擇首行縮進(jìn)。
  TOP5 用回車換行或分頁
  比如標(biāo)題需要和正文離開一些距離,很多初學(xué)者習(xí)慣性的敲一下回車,但這樣調(diào)出來的間距總不是很理想。正確的做法是點(diǎn)擊開始選項(xiàng)卡,然后在段落組中,右下角有個(gè)指向右下角的小圖標(biāo),點(diǎn)擊,在出現(xiàn)的段落對話框中,設(shè)置段前段后的距離。如果寫論文要重新開始新的一頁,很多初學(xué)者總是不斷的按回車,直到出現(xiàn)第二頁。快速的操作是CTRL+回車。
  TOP6 特殊對齊用表格
  如果有幾行的文字需要在頁中5厘米居中對齊,初學(xué)者可能用空格,或是用表格進(jìn)行對齊,然后將表格隱藏邊框,這種做法非常不可取。正確的做法是用制表位,選擇需要對齊的文本,點(diǎn)擊開始選項(xiàng)卡,然后在段落組中,右下角有個(gè)指向右下角的小圖標(biāo),點(diǎn)擊,在出現(xiàn)的段落對話框中,點(diǎn)擊左下角制表位。制表位位置輸入5厘米,對齊方式選擇居中,點(diǎn)擊設(shè)置,再點(diǎn)擊確定,在需要對齊的每行文字左邊逐一按TAB鍵。
  TOP7 一個(gè)個(gè)刪除而不用替換
  如果文章中出現(xiàn)大量空格,初學(xué)者往往一個(gè)個(gè)手動(dòng)刪除,這樣很浪費(fèi)時(shí)間,正確的做法是用CTRL+H進(jìn)行替換,在出現(xiàn)的對話框中,“查找內(nèi)容”框中輸入空格,“替換為”框中:什么都不輸入。即將空格替換成無,這樣就可以刪除。
  TOP8 大量復(fù)制進(jìn)行標(biāo)題行重復(fù)
  如果有跨頁的表格,需要每一頁均有標(biāo)題,初學(xué)者的做法是復(fù)制*9頁的標(biāo)題,然后不斷在每一頁的首行進(jìn)行粘貼。正確的做法是選擇表格中的首行,然后在出現(xiàn)的表格工具中,點(diǎn)擊布局選項(xiàng)卡,在數(shù)據(jù)組中,點(diǎn)擊【重復(fù)標(biāo)題行】。
  TOP9 手動(dòng)清除格式
  打開一篇文章,里面有各種各樣的格式,如果想全部清除進(jìn)行重新排版,初學(xué)者往往選擇全文,然后手動(dòng)改為常規(guī)文字,也有人會(huì)另存為txt文件,再復(fù)制粘貼回來,以為這樣就是最快的捷徑。正確的做法CTRL+A全選,然后開始選項(xiàng)卡,然后點(diǎn)擊清除格式??旖萱ICTRL+SHIFT+N。
  [*{2}*]0 格式刷更改格式
  文章中需要大量相同的格式,或者格式設(shè)好需要批量修改格式,初學(xué)者往往是用格式刷刷一遍又一遍,喜刷刷,喜刷刷,不知不覺中成就了“白齡油漆工”。這里比較方便的辦法是使用樣式,樣式為格式的集合,快捷鍵CTRL+SHIFT+ALT+S在這里預(yù)先設(shè)置樣式,然后選擇文字應(yīng)用樣式,好處在于以后需要進(jìn)行修改格式,再也不用一個(gè)個(gè)去選擇文本,只需修改樣式,則應(yīng)用過該樣式的文字將一次性更改了格式。
     
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