廣元會計繼續(xù)教育網(wǎng)：Excel技巧-解決常見的排序故障

高頓網(wǎng)校友情提示，*7廣元會計繼續(xù)教育網(wǎng)上總結信息Excel技巧-解決常見的排序故障等內(nèi)容公布如下：
　　130-1 沒有正確選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，而自動選擇的區(qū)域中包含有空格
　　如果需要排序的數(shù)據(jù)區(qū)域不是標準的數(shù)據(jù)列表，并且包含空格，那么若在排序前沒有手工先選定整個數(shù)據(jù)區(qū)域，而是只選定數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格，排序結果將很可能不正確。因為在這種情況下，Excel并不總是能為用戶自動選擇正確的數(shù)據(jù)區(qū)域
　　130-2 內(nèi)存不足的情況
　　Excel是一款桌面型的電子表格軟件，當處理過于龐大的數(shù)據(jù)量時，其性能會低于專業(yè)的數(shù)據(jù)庫軟件，并完全依賴于電腦的硬件配置。因此，當排序或篩選的數(shù)據(jù)區(qū)域過大時，Excel可能會提示用戶“內(nèi)存不足”。此時，可以采用以下的解決方法。
　　1．增加電腦的物理內(nèi)存。
　　2．優(yōu)化電腦的性能，如關閉暫時不需要的其他程序，清理系統(tǒng)分區(qū)以保留足夠剩余空間，刪除Windows臨時文件等。
　　3．減小排序的數(shù)據(jù)區(qū)域。
　　130-3 數(shù)據(jù)區(qū)域中包含有格式化為文本的數(shù)字
　　當數(shù)據(jù)區(qū)域中包含有格式化為文本的數(shù)字時，排序結果將會錯誤。在如圖130-1所示的表格中，A5∶A10是文本型數(shù)字，此時按編號進行排序，則較小的編號可能會排到較大的編號后面去。
　　圖130-1 排序錯誤的表格
　　要想使排序結果正確，必須先將文本型數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)值型數(shù)字，方法如下。
　　單擊工作表中任意空單元格，按組合鍵。
　　選定A5:A10，單擊菜單“編輯”→“選擇性粘貼”。
　　在“選擇性粘貼”對話框中，選擇“加”項，然后單擊“確定”按鈕。
　　130-4 Excel提示“不同的單元格格式太多”
　　如果用戶工作簿中存在著4000種以上的單元格格式組合，那么在執(zhí)行許多命令時（包括排序），Excel都會提示“不同的單元格格式太多”。
　　這里所談到的單元格格式組合，指工作簿中任意單元格，如果所設置的單元格格式與其他單元格有任何細微的差別，即成為一種單元格格式組合。比如，有兩個單元格，都設置單元格格式為紅色宋體12號字，如果其中一個單元格的數(shù)字格式使用2位小數(shù)，而另一個單元格的數(shù)據(jù)格式不使用小數(shù)，則兩個單元格各使用一種單元格格式組合。
　　在一般情況下，4000種的上限足夠用戶設置數(shù)據(jù)區(qū)域，但如果某個工作簿文件經(jīng)過多人之手，長年累月使用，并且有很多內(nèi)容是從別的文件中Copy而來，也可能最終導致超出限制。
　　解決的方法是簡化工作簿的格式，使用統(tǒng)一的字體、圖案與數(shù)字格式。有關此問題的詳細說明。
　　130-5 排序區(qū)域包含合并單元格
　　如果在排序的時候，Excel提示“此操作要求合并單元格都具有相同大小”，則說明數(shù)據(jù)區(qū)域中包含合并單元格，并且合并單元格的大小各不相同。例如圖130-2所示的表格，A列的數(shù)據(jù)是由合并單元格組成，而B列和C列都沒有合并單元格。此時如果對整個數(shù)據(jù)區(qū)域的排序操作將無法進行。
　　圖130-2 包含合并單元格的數(shù)據(jù)區(qū)域
　　而在如圖130-3所示的表格中，同行次的合并單元格的大小完全相同，因此可以正常排序。
　　圖130-3 合并單元格大小相同的數(shù)據(jù)區(qū)域
　　對于圖130-2所示的表格，需要用戶取消合并所有已合并的單元格，然后才能排序。