近日，中國注冊會計師協(xié)會發(fā)布了《關(guān)于申報2016年會計師事務(wù)所信息化建設(shè)獎勵的通知》，啟動了2016年事務(wù)所信息化建設(shè)獎勵活動。
可以看出，隨著信息時代的發(fā)展與信息技術(shù)水平的提高，注冊會計師行業(yè)對會計師事務(wù)所的信息化建設(shè)工作更加看重。而在這種背景下，不少會計師事務(wù)所也已經(jīng)走在了探索事務(wù)所信息化建設(shè)的路上。
功能與安全是主要選擇因素
“在信息化建設(shè)之路上可以‘摸著石頭過河’，但要有方向。”這是之前獲得過中注協(xié)信息化建設(shè)工作突出獎勵的中興財光華會計師事務(wù)所(特殊普通合伙)(下稱“中興財光華”)的信息中心主任田恒波的心得。
毫無疑問，在信息化建設(shè)過程中，作為信息技術(shù)主管的田恒波遇到了不少難題。他告訴記者，其中比較主要的問題包括如何提升使用率、設(shè)計與開發(fā)個性化功能以及具備合理的超前意識。
為此，在中興財光華的信息化建設(shè)中，田恒波從與業(yè)務(wù)最相關(guān)的重要任務(wù)開始部署信息化系統(tǒng)，以提升使用率和使用效益。而由于事務(wù)所業(yè)務(wù)的特殊性以及總所與分所管理上的特有性質(zhì)，他建議加強對各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能的設(shè)計，包括可視化的分析，從中得出某種聯(lián)系，提煉出重要信息，以支持決策。
除了考慮信息化系統(tǒng)的功能之外，另一個重要的考慮因素就是安全。因此，田恒波認為，無論是從功能設(shè)計還是安全防范，都需要有超前意識，步子太大、太超前不行，容易不接地氣，步子落后也不行。
中審華寅五洲會計師事務(wù)所信息技術(shù)部經(jīng)理孫健也認為，事務(wù)所的信息系統(tǒng)要真正符合事務(wù)所工作流程和管理需要。
在全套系統(tǒng)開發(fā)之前，事務(wù)所和供應(yīng)商應(yīng)做詳盡的需求調(diào)研，完成《需求說明書》。
就中審華寅五洲會計師事務(wù)所信息化建設(shè)的具體情況而言，孫健選擇事務(wù)所的管理解決方案時，會考慮系統(tǒng)操作易于掌握、工作流程符合管理需要、能提供全面豐富的統(tǒng)計信息、能適應(yīng)事務(wù)所的特殊性以及系統(tǒng)的可拓展性、安全穩(wěn)定性等因素。在選擇供應(yīng)商上，行業(yè)經(jīng)驗及良好口碑、完整的運營體系、服務(wù)理念和溝通能力，尤其是誠懇、耐心、周到的服務(wù)意識以及扎實、專業(yè)的執(zhí)行能力和快速響應(yīng)能力是評價供應(yīng)商的重要因素。
對客戶進行個性化服務(wù)也很重要。軟件供應(yīng)商應(yīng)主動提出有針對性的合理化建議及方案，提供更多增值服務(wù)。
德勤華永會計師事務(wù)所(特殊普通合伙)的審計咨詢與信息科技服務(wù)華北區(qū)主管合伙人陳建峰則把領(lǐng)先市場、領(lǐng)先用戶作為*9考慮因素。
“另外，我們不僅在本土研發(fā)一些工具，也會引入德勤成員所的特有技術(shù)手段。德勤會利用高端技術(shù)為高端客戶提供服務(wù)，但對于還處于初級和中級發(fā)展階段的客戶，我們會從易到難，逐步提供自己擁有的技術(shù)手段。”陳建峰說。
德勤對信息安全也格外看重。此外，與客戶系統(tǒng)的對接也是需要重點考慮的問題。很多中國企業(yè)大都在大量使用ERP等管理系統(tǒng)，少則兩三種，多則十幾種。“我們在為這些客戶提供服務(wù)時，需要考慮到這些系統(tǒng)的對接與聯(lián)動效應(yīng)，這也促進了德勤自身不斷提升信息化水平和技術(shù)手段。”陳建峰說。
信息技術(shù)部門該做些什么
事務(wù)所的信息化建設(shè)中，擔當主角的必然是信息技術(shù)部門。在田恒波眼中，信息技術(shù)部門最需要做的就是，深入了解事務(wù)所當前業(yè)務(wù)內(nèi)容、各流程環(huán)節(jié)及用戶期望，搞清關(guān)鍵部門未來運營模式。
在軟件或者信息化平臺推出之前和之初，事務(wù)所各部門基本各做各的，當聽說要整合平臺和統(tǒng)一操作流程時，*9反應(yīng)大多是感覺會給自己帶來額外的工作量。因此，信息技術(shù)人員應(yīng)在前期要對事務(wù)所的實際情況進行深入摸底，將一些部門的特殊性充分考慮到整體計劃中。
每個所自身情況存在差異，因此必須結(jié)合實際情況，通盤考慮各個部門的角色、作用以及實施順序。
“我們選擇供應(yīng)商的兩項基本指標是技術(shù)和服務(wù)。比如，其過往的成功案例和累積經(jīng)驗，是否能夠根據(jù)客戶具體情況量身定做方案，同時提供前瞻性的建設(shè)性建議和具體措施。”田恒波說。
事務(wù)所應(yīng)實施有針對性的培訓。培訓在信息化過程中作用不可忽視，針對部門，包括總所和分所，不同部門不同角色，實施的培訓側(cè)重點和方法要有區(qū)別，需要提前與供應(yīng)商商定好。
此外，事務(wù)所應(yīng)樹立內(nèi)部成功典范，全面推廣。毋庸置疑，一個好的分所的示范作用是非常重要的。
孫健則認為，當事務(wù)所真正實施信息化時，無論是業(yè)務(wù)作業(yè)還是事務(wù)所管理系統(tǒng)的運行，很重要的因素在于事務(wù)所各部門人員的接受程度和使用率。
從中審華寅五洲的經(jīng)驗來講，事務(wù)所內(nèi)部要信息化平臺運轉(zhuǎn)好，首先需要核心管理層的決心和力度，然后需要支持層的溝通和執(zhí)行以及操作層面的熟悉和應(yīng)用。
期間，信息化支持平臺組織了大量的溝通、多方式的交流以及各種規(guī)模和形式的培訓。通過溝通，讓每一位操作人員了解和熟悉信息化平臺運行的意義，包括給自己帶來的切實效率和益處，當然還有管理體系的要求。
“日常經(jīng)常交流，做到有問題、有溝通、有需要、有人在?，F(xiàn)在全所包括分所在內(nèi)的每一個員工都有我的電話。但隨著信息化的推進、豐富的溝通方式以及網(wǎng)絡(luò)平臺的運轉(zhuǎn)，我的電話反而比以前少了。”孫健說。
實現(xiàn)信息化與事務(wù)所的全面深度融合
雖然不少事務(wù)所的信息化建設(shè)工作剛剛起步，但實現(xiàn)信息化和事務(wù)所的全面深度融合，已經(jīng)是一些事務(wù)所的目標。
在孫健看來，事務(wù)所信息化系統(tǒng)的覆蓋面要廣。系統(tǒng)功能的豐富，可以分階段部署，但是系統(tǒng)內(nèi)操作的參與不僅需要業(yè)務(wù)人員。信息化平臺的運作，提高事務(wù)所的工作效率以及管理水平需要全員參與。
而在德勤中國分所內(nèi)部，就有很多專業(yè)服務(wù)部門，如審計、稅務(wù)、財務(wù)咨詢、企業(yè)管理咨詢、企業(yè)風險管理等服務(wù)部門。
為此，德勤對于信息技術(shù)方面的服務(wù)需求，會引入信息技術(shù)專家參與。在德勤，團隊之間合作緊密。即使是不同的業(yè)務(wù)組都有很好的合作，以確保提供a1的服務(wù)質(zhì)量。
“我們在二三十年前就開始使用信息系統(tǒng)來幫助進行審計工作，每幾年都會大規(guī)模地更新升級?，F(xiàn)在我們自主研發(fā)了云平臺，并已經(jīng)用來協(xié)助運行審計業(yè)務(wù)。自行研發(fā)的云平臺更有助于信息安全。整套云平臺是德勤美國總部研發(fā)，全球統(tǒng)一使用，幾十個核心國家聯(lián)動協(xié)同，根據(jù)各地區(qū)合規(guī)、實踐的需求不同進行調(diào)整。”陳建峰說。
此外，德勤也在探索和自制審計工具，應(yīng)用大數(shù)據(jù)進行案例和數(shù)據(jù)分析，全面提高審計效率和高度。德勤還要求編程人員通過模擬客戶的業(yè)務(wù)和系統(tǒng)進行分析，對核心數(shù)據(jù)做檢查。
而在這些事務(wù)所的信息化建設(shè)中，中注協(xié)都起到了重要的[*{c}*]作用。
孫健告訴記者：“中注協(xié)以及各地方注協(xié)，都做了大量工作，包括各種活動、交流、洽談、推廣、培訓和獎勵等。另外，中注協(xié)還更建立了行業(yè)法律法規(guī)庫，免費提供會員使用。這都激勵著事務(wù)所加快信息化發(fā)展，也使注協(xié)在促進行業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮了主導作用。”“在行業(yè)的信息化建設(shè)中，中注協(xié)在事務(wù)所、企業(yè)和監(jiān)管機構(gòu)之間扮演了橋梁的作用。他們組織業(yè)內(nèi)交流，開展調(diào)研，分享研討，了解各個方面關(guān)于行業(yè)的需求和經(jīng)驗，從而促進帶動事務(wù)所一同發(fā)展。”陳建峰說。
本文來源：中國會計報；作者：高鶴