當(dāng)工作量增加的時(shí)侯，發(fā)生差錯(cuò)在所難免。因此，新門律師事務(wù)所（NewGate）的律師兼管理合伙人R·彼得·方丹（R.Peter Fontaine）建議CPA Mutual的成員在業(yè)務(wù)旺季時(shí)關(guān)注四個(gè)常規(guī)的責(zé)任領(lǐng)域。深入了解這些風(fēng)險(xiǎn)和進(jìn)行謹(jǐn)慎的業(yè)務(wù)管理將有助于將責(zé)任問題和索賠發(fā)生的可能性降至最低。
降低事務(wù)所業(yè)務(wù)旺季風(fēng)險(xiǎn)的四種方法
事務(wù)所員工
對(duì)責(zé)任管理來說，僅保持?jǐn)?shù)量充足的員工是不夠的。員工必須擁有足夠的專業(yè)知識(shí)，得到恰當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)和監(jiān)管，并且熟知現(xiàn)有的法規(guī)和專業(yè)準(zhǔn)則。
雇傭臨時(shí)或兼職員工的老辦法還不夠。要明確每個(gè)員工的工作范圍，通過一定程度的監(jiān)督來確保準(zhǔn)確性。要將臨時(shí)或兼職員工納入工作流程，以便保持工作效率和和信息安全。確保根據(jù)工資和勞動(dòng)工時(shí)法，以及其他與加班有關(guān)的新法規(guī)對(duì)雇員或其他類別的員工進(jìn)行了恰當(dāng)?shù)姆诸悺?/div>
不是每個(gè)員工都會(huì)堅(jiān)持到底的。準(zhǔn)備好應(yīng)急計(jì)劃來處理雇傭合同的終止，并與客戶進(jìn)行溝通。
信息安全
在應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全威脅方面，根據(jù)“第3屆年度會(huì)計(jì)事務(wù)所營(yíng)運(yùn)和技術(shù)”的調(diào)查，2016年，注冊(cè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所在IT升級(jí)和基礎(chǔ)設(shè)施方面花費(fèi)了大部分預(yù)算。然而，大多數(shù)安全漏洞是人為錯(cuò)誤造成的。如果你所在的事務(wù)所為了收集或存儲(chǔ)公司和客戶數(shù)據(jù)而對(duì)云技術(shù)進(jìn)行了投資，那么就需要了解是誰最終控制了數(shù)據(jù)，這一點(diǎn)非常重要。你所在的事務(wù)所必須深入了解備份措施和安全協(xié)議，以便能夠在業(yè)務(wù)旺季快速做出響應(yīng)。
要識(shí)別對(duì)數(shù)據(jù)安全威脅*5的風(fēng)險(xiǎn)。是員工在運(yùn)行多個(gè)客戶任務(wù)時(shí)訪問信息的個(gè)人設(shè)備（自帶辦公設(shè)備，BYOD）數(shù)量？是否有必要測(cè)試遠(yuǎn)程工作協(xié)議，看看它們是否經(jīng)得起考驗(yàn)？抑或信息讀取權(quán)限應(yīng)該更多的限定于管理層或高級(jí)專業(yè)人士？
同樣的，如果你所在的事務(wù)所在業(yè)務(wù)旺季考慮與新的或不同的數(shù)據(jù)安全服務(wù)提供商建立關(guān)系，請(qǐng)花費(fèi)一定的時(shí)間來詢問他們的信息安全措施以及將如何保護(hù)公司的數(shù)據(jù)。在黑客通過數(shù)據(jù)安全服務(wù)提供商的系統(tǒng)訪問公司的數(shù)據(jù)之后，找出由誰來承擔(dān)最終的法律責(zé)任。花時(shí)間閱讀合同文本，或者等待到4月中旬后再與新的數(shù)據(jù)安全服務(wù)提供商簽約。
業(yè)務(wù)協(xié)議書
一份精心撰寫的業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)協(xié)議書是會(huì)計(jì)師事務(wù)所最有效的風(fēng)險(xiǎn)管理工具。然而，絕大多數(shù)業(yè)務(wù)協(xié)議書在以下幾個(gè)方面都存在缺陷。
由于時(shí)間的關(guān)系，事務(wù)所通常都會(huì)從舊的業(yè)務(wù)協(xié)議書中截取部分內(nèi)容用于新的業(yè)務(wù)協(xié)議書，但這樣做可能會(huì)導(dǎo)致截取的內(nèi)容與新協(xié)議書無關(guān)，或者該截取的信息沒有截取。
讓缺乏經(jīng)驗(yàn)的員工來準(zhǔn)備業(yè)務(wù)協(xié)議書似乎很有效率，但也蘊(yùn)藏著危險(xiǎn)。與客戶直接面對(duì)面的員工需要向客戶詳細(xì)地解釋業(yè)務(wù)協(xié)議書的每一個(gè)條款，如有必要還要就部分內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商。某些條款和風(fēng)險(xiǎn)管理內(nèi)容只允許高級(jí)職員或法務(wù)代表更改。例如，我們發(fā)現(xiàn)有些業(yè)務(wù)協(xié)議書忽略了《會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及檢查聲明第21條——財(cái)務(wù)報(bào)表編制的現(xiàn)代指南》（SSARS 21）中的第70條規(guī)定，而該條款與財(cái)務(wù)報(bào)表編制有關(guān)。我們還看到，業(yè)務(wù)協(xié)議書中的工作范圍含糊不清，進(jìn)而導(dǎo)致應(yīng)交付的成果不明確——這會(huì)讓企業(yè)很容易陷入與客戶的爭(zhēng)議之中。
在發(fā)送業(yè)務(wù)協(xié)議書之前，請(qǐng)用全新視角來審查和發(fā)現(xiàn)是否存在不一致的地方、不必要的信息抑或遺漏了什么信息。如果這樣做了，通常情況下，會(huì)讓你避免發(fā)生錯(cuò)誤。
質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)
質(zhì)量是所有業(yè)務(wù)關(guān)注的焦點(diǎn)。業(yè)務(wù)旺季帶來的壓力會(huì)損害通常情況下的高質(zhì)量業(yè)績(jī)。請(qǐng)注意以下幾點(diǎn)：
流程和程序——它們的存在有原因的。不要為了速度而抄近道或忽略一些步驟。
多任務(wù)——雖然在開展工作時(shí)能與同事交談是一件很愉快的事情，但這很有可能會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)誤的發(fā)生。一次只做一件事情。
假設(shè)——即使你已經(jīng)為同一客戶提供了多年的稅收或財(cái)務(wù)報(bào)表服務(wù)，也不意味著今年和往常一樣。你需要跟進(jìn)關(guān)鍵問題，尋找新的機(jī)會(huì)并保持必要的職業(yè)懷疑態(tài)度。這可能需要與客戶進(jìn)行艱難的對(duì)話，但總比遺漏關(guān)鍵信息要好。
壓力——有些會(huì)計(jì)師可能對(duì)自己即使睡眠很少但仍具有很強(qiáng)的生產(chǎn)力而沾沾自喜。不要被這種自豪感所愚弄。身體的壓力會(huì)導(dǎo)致記憶力、判斷力和生產(chǎn)力的下降。不是疲勞，而是良好的休息、充足的睡眠和營(yíng)養(yǎng)膳食讓你更好地工作。
校對(duì)：張曉泉
中國會(huì)計(jì)視野  2017年3月20日16:18發(fā)布，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明來源和作者。
原文鏈接：4 Ways Accounting Firms Can Reduce Risk During Busy Season

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