第六章會(huì)計(jì)憑證
67．會(huì)計(jì)憑證是指記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生或者完成情況的書(shū)面證明，也是登記賬簿的依據(jù)。
會(huì)計(jì)憑證的作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
(1)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供記賬依據(jù)。
(2)明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，強(qiáng)化內(nèi)部控制。
(3)監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，控制經(jīng)濟(jì)運(yùn)行。
68．會(huì)計(jì)憑證按其填制的程序和用途的不同來(lái)劃分，可以分為原始憑證和記賬憑證兩類(lèi)。
(1)原始憑證又稱(chēng)單據(jù)，是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的原始憑據(jù)。原始憑證是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的原始資料和重要依據(jù)。
(2)記賬賬憑又稱(chēng)記賬憑單，是會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證或匯總原始憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類(lèi)，并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄后所填制的會(huì)計(jì)憑證，它是登記賬簿的直接依據(jù)。
69．原始憑證和記賬憑證都稱(chēng)為會(huì)計(jì)憑證，但就其性質(zhì)來(lái)講卻截然不同。原始憑證記錄的是經(jīng)濟(jì)信息，它是編制記賬憑證的依據(jù)，是會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)；而記賬憑證記錄的是會(huì)計(jì)信息，它是會(huì)計(jì)核算的起點(diǎn)。原始憑證和記賬憑證的主要差別有：
(1)原始憑證由經(jīng)辦人員填制，而記賬憑證一律由會(huì)計(jì)人員填制。
(2)原始憑證根據(jù)發(fā)生或完成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)填制的，而記賬憑證則是根據(jù)審核后的原始憑證填制。
(3)原始憑證僅用以記錄、證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或完成，而記賬憑證則要對(duì)已經(jīng)發(fā)生或完成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行歸類(lèi)、整理編制。
(4)原始憑證明是記賬憑證的附件和填制記賬憑證的依據(jù)，而記賬憑證則是登記賬簿的依據(jù)。
70．(1)原始憑證按其來(lái)源的不同，可以分為外來(lái)原始憑證和自制原始憑證。
①自制原始憑證是指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門(mén)或個(gè)人，在執(zhí)行或完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)自行填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證，如收料單、領(lǐng)料單、限額領(lǐng)料單、產(chǎn)品入庫(kù)單、產(chǎn)品出庫(kù)單、借款單、工資發(fā)放明細(xì)表、折舊計(jì)算表等。
②外來(lái)原始憑證是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，從其他單位或個(gè)人直接取得的原始憑證，如購(gòu)買(mǎi)材料時(shí)取得的增值稅專(zhuān)用發(fā)票、銀行轉(zhuǎn)來(lái)的各種結(jié)算憑證、對(duì)外支付款項(xiàng)時(shí)取得的收據(jù)、職工出差取得的飛機(jī)票、車(chē)船票等。
(2)原始憑證按照格式的不同，可以分為通用憑證和專(zhuān)用憑證。
(3)原始憑證按其填制方法不同分類(lèi)，可以分為一次憑證、累計(jì)憑證、匯總憑證。
①一次憑證是指對(duì)一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或若干項(xiàng)同類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在發(fā)生或完成后，一次填制完成的原始憑證。它反映一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或同時(shí)反映若干同類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容。外來(lái)原始憑證一般屬于一次憑證，大多數(shù)自制原始憑證也屬于一次憑證。日常的原始憑證多屬此類(lèi)，如現(xiàn)金收據(jù)、發(fā)貨票、收料單、增值稅專(zhuān)用發(fā)票等。
②累計(jì)憑證是指在一張憑證上連續(xù)登記一定時(shí)期內(nèi)不斷重復(fù)發(fā)生的若干同類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，把期末累計(jì)作為記賬依據(jù)的一種原始憑證。累計(jì)憑證可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，隨時(shí)計(jì)算出累計(jì)數(shù)及結(jié)余數(shù)，期末按實(shí)際發(fā)生額記賬。
累計(jì)憑證是多次有效的原始憑證，如限額領(lǐng)料單就是典型的累計(jì)憑證。
③匯總憑證也叫原始憑證匯總表，是將一定時(shí)期內(nèi)若干張記錄同類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證按照一定的要求匯總編制成一張匯總憑證，用以集中反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)總括發(fā)生情況的原始憑證。
常見(jiàn)的匯總原始憑證有：發(fā)出材料匯總表、工資匯總表、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單等。
71．原始憑證應(yīng)當(dāng)具備以下基本內(nèi)容(也稱(chēng)為原始憑證要素)：
(1)憑證的名稱(chēng)。
(2)填制憑證的日期。
(3)填制憑證單位名稱(chēng)或者填制人姓名。
(4)經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章。
(5)接受憑證單位名稱(chēng)。
(6)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容。
(7)數(shù)量、單價(jià)和金額。
72．填制原始憑證的基本要求：
(1)記錄真實(shí)。
(2)內(nèi)容完整。
(3)手續(xù)完備。
(4)書(shū)寫(xiě)清楚、規(guī)范。
(5)編號(hào)連續(xù)。
(6)不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。
(7)填制及時(shí)。
73．原始憑證的審核內(nèi)容：
(1)真實(shí)性。
(2)合法性。
(3)合理性。
(4)完整性。
(5)正確性。
(6)及時(shí)性。
74．(1)記賬憑證按憑證的用途分類(lèi)，可分為專(zhuān)用記賬憑證和通用記賬憑證。專(zhuān)用記賬憑證是指分類(lèi)反映業(yè)務(wù)的記賬憑證，按其反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，可分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。
(2)按憑證的填列方式可分為復(fù)式憑證和單式憑證。
①?gòu)?fù)式憑證又叫作多科目憑證，是指將每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)所涉及的全部會(huì)計(jì)科目及其發(fā)生額均在同一張記賬憑證中反映的一種憑證。復(fù)式憑證可以集中反映賬戶的對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全貌，了解資金的來(lái)龍去脈，便于查賬，同時(shí)可以減少填制記賬憑證的工作量，減少記賬憑證的數(shù)量。其缺點(diǎn)是不便于分工記賬和編制科目匯總表。在實(shí)際工作中大多數(shù)單位都使用復(fù)式憑證。
②單式憑證又叫作單科目記賬憑證，是指每一張記賬憑證只填列經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)所涉及的一個(gè)會(huì)計(jì)科目及其金額的記賬憑證。每張記賬憑證只填列一個(gè)會(huì)計(jì)科目，其對(duì)方科目只供參考，不據(jù)以記賬，即把某一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄，按其所涉及的會(huì)計(jì)科目，分散填制兩張或兩張以上的記賬憑證。單式憑證便于匯總計(jì)算每一個(gè)會(huì)計(jì)科目的發(fā)生額，便于分工記賬，但是填制記賬憑證的工作量變大，而且出現(xiàn)差錯(cuò)不易查找。
75．記賬憑證必須具備以下基本內(nèi)容：①填制憑證的日期；②憑證編號(hào)；③經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要；④會(huì)計(jì)科目；⑤金額；⑥所附原始憑證張數(shù)；⑦填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或者蓋章。收款和付款記賬憑證還應(yīng)當(dāng)由出納人員簽名或者蓋章。以自制的原始憑證或者原始憑證匯總表代替記賬憑證的，也必須具備記賬憑證應(yīng)有的項(xiàng)目。
76．填制記賬憑證的基本要求如下：
(1)記賬憑證各項(xiàng)內(nèi)容必須完整。
(2)記賬憑證應(yīng)連續(xù)編號(hào)，并根據(jù)不同的情況采用不同的編號(hào)方法。例如，業(yè)務(wù)極少的單位可按年編順序號(hào)。
(3)記賬憑證的書(shū)寫(xiě)應(yīng)清楚、規(guī)范。
(4)填制記賬憑證的依據(jù)，必須是經(jīng)審核無(wú)誤的原始憑證，可以根據(jù)每一張?jiān)紤{證填制，或根據(jù)若干張同類(lèi)原始憑證匯總編制，也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制，但不得將不同內(nèi)容和類(lèi)別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。
(5)除結(jié)賬和更正錯(cuò)誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。
(6)填制記賬憑證若發(fā)生錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)重新填制。已登記入賬的記賬憑證在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫(xiě)錯(cuò)誤，可以用紅字填寫(xiě)一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷(xiāo)某月某日某號(hào)憑證”字樣，同時(shí)再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號(hào)憑證”字樣。如果會(huì)計(jì)科目沒(méi)有錯(cuò)誤，只是金額錯(cuò)誤，也可將正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字之間的差額另編一張調(diào)整的記賬憑證，調(diào)增金額用藍(lán)字，調(diào)減金額用紅字。發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有誤的，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證。
(7)記賬憑證填制完經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)后，如有空行，應(yīng)當(dāng)自金額欄最后一筆金額數(shù)字下的空行處至合計(jì)數(shù)上的空行處劃線注銷(xiāo)，以堵塞漏洞，嚴(yán)密會(huì)計(jì)核算手續(xù)。
77．記賬憑證的審核應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：①內(nèi)容是否真實(shí)。②項(xiàng)目是否齊全。③科目是否正確。④金額是否正確。⑤書(shū)寫(xiě)是否規(guī)范。⑥手續(xù)是否完備。
78．(1)會(huì)計(jì)憑證的傳遞是指會(huì)計(jì)憑證從取得或填制時(shí)起至歸檔保管過(guò)程中，在單位內(nèi)部各有關(guān)部門(mén)和人員之間的傳送程序。
(2)每年裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證，在年度終了時(shí)可暫由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。