七、用“表格——標(biāo)題行重復(fù)”功能,實(shí)現(xiàn)在每一頁上都能打印行標(biāo)題、且做到自動滿頁顯示
在Word中文字編排時難以實(shí)現(xiàn)每一頁上都重復(fù)打印一個行標(biāo)題,如果采用表格功能,設(shè)置不好,最后一頁是有多少行打多少行,也沒有標(biāo)題,不能實(shí)現(xiàn)滿頁打印。如果你用一下Word中的“表格——標(biāo)題行重復(fù)”,就可以實(shí)現(xiàn)這個功能。方法:先復(fù)制Excel表至Word中用“粘貼”功能,再選擇所需要設(shè)為標(biāo)題行的部分,點(diǎn)擊“表格”——“重復(fù)標(biāo)題行”就完成了。試一下,在標(biāo)題行外的空格連續(xù)中輸入數(shù)據(jù)或文字,換行,至第二頁,是不是自動滿頁顯示?此功能在處理進(jìn)行工程決算審計(jì)表中,你需要在Word表格中連續(xù)輸入需要每頁有文本標(biāo)題顯示的、同時在次頁需要滿頁顯時就起作用了。
八、利用“插入-對齊方式-頁碼-內(nèi)側(cè)”功能,讓文稿正反的頁碼能在正確位置打印
在打印審計(jì)報(bào)告或其他文件需要正反打印時,我們會先將⒈⒊⒌⒎⒐頁碼先編在右側(cè),先打這幾頁,然后再對反面的⒉⒋⒍⒏⒑頁的頁編排在左側(cè),再進(jìn)行打印,這樣打印后頁碼就自然對映,如果搞錯了,那就要浪費(fèi)紙張了。不過你采用“插入-對齊方式-頁碼-內(nèi)側(cè)”功能后,只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐頁,然后將紙反過來再打⒉⒋⒍⒏⒑頁,這樣處理后頁碼自然對齊了。
九、解決文字輸入中的首行縮進(jìn)兩個字符問題
在你正常輸入文本時首先確定首行縮進(jìn)兩個字符,你在“段落——縮進(jìn)與間距——特殊格式”中確定需要首行縮進(jìn)兩個字符,“段落——縮進(jìn)與間距——度量值”有時會顯示厘米,這樣就無法精確計(jì)算兩個字是多少。如何處理?先選擇區(qū)域,再選擇一下字體“宋體”,再選擇“段落”——縮進(jìn)與間距——特殊格式——首行縮進(jìn)“,再選擇”度量值“便會出現(xiàn)縮進(jìn)兩個字符了,點(diǎn)擊一下,以后你就不用再考慮應(yīng)縮進(jìn)多少厘米了。
十、利用圖片處理工具,巧妙處理數(shù)碼相機(jī)的取證材料
我們現(xiàn)在普遍使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行原始材料的取證,其取證的隱蔽性較好,在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題未最后確定時,往往不為被審計(jì)單位察覺(過去發(fā)現(xiàn)問題時對原始資料折疊復(fù)印容易被發(fā)現(xiàn)),但其后續(xù)圖片處理不太方便,用Acdsee還是用Photoshp,是需要花一定時間學(xué)習(xí)的。其實(shí)Office2000中就有很實(shí)用的圖片處理軟件Microsoft Photo Editor,結(jié)合Word,你便能很方便處理數(shù)碼圖片資料了。方法:*9步安裝圖片軟件,對Office2000進(jìn)行安全安裝,即在進(jìn)入按裝程序——“添加或刪除功能”——在“Microsoft Office”下拉菜單中選擇“從本機(jī)運(yùn)行全部程序”——“開始更新”,這以后你機(jī)器上就安裝了Microsoft Photo Editor;第二步打開全部圖片,然后一張一張的“裁切”——“復(fù)制”——打開Word文檔——“粘貼”,第三步在Word中從“工具”中打開“圖片”格式,對每張圖片的大小、對比度、黑白等調(diào)整一下,盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁或幾頁上,然后對需作為審計(jì)證據(jù)的圖片一次性打印出來,這一方面節(jié)約了紙張,另一方面也形成了審計(jì)證據(jù)的電子文檔。
十一、給Word文件配備Excel文件,便于審計(jì)文件資料查找與匯集
我們在用Word編輯文件時,需要用Excel文件編一些表格資料,如果將編寫審計(jì)報(bào)告或其他報(bào)告所需要的審計(jì)調(diào)整調(diào)查表等Excel表格文件整合到一個Word中,這樣做有利于文件表格資料查找、修改、整理,不必在打印好Word后再到Excel中去查找所打印文件對應(yīng)的Excel文件了。方法:光標(biāo)移至己打開的Word文件的最后,打開“插入”——“對象”——“由文件創(chuàng)建”,在“文件名”右側(cè)“瀏覽”選擇你需要插入的文件,然后在“顯示為圖標(biāo)”上打勾就行了。這時文檔中出現(xiàn)了一個圖標(biāo),雙擊即打開了該Excel文件,注意此文件己成為Word文件的附件,保存了Word文件即保存了Excel文件。同理在Excel中也可加載上一些Word文件??紤]打印Word文件時會將Excel文件圖標(biāo)打印出來,此時可先刪除這個圖標(biāo),進(jìn)行Word文件的打印,然后用“Ctrl+Z”,撤銷剛才動作,即可恢復(fù)Excel文件圖標(biāo)。
十二、利用郵件合并功能,實(shí)現(xiàn)批量處理含有數(shù)據(jù)的文本資料
我們在處理信函、通知、詢證函、審計(jì)日記、審計(jì)工作底稿等,其格式基本一致,但具體內(nèi)容及對象都不同,如果每次都一個一個的錄入打印,使得基本相似的文本格式都在重復(fù)輸入,如何利用己有的數(shù)據(jù)資源,使這類重復(fù)勞動變成一件輕松的事情,用“郵件合并”來解決,主要是利用Excel的數(shù)據(jù)資料,在Word中設(shè)置需要輸入的位置后,可自動生成,具體方法可在Word的幫助文件學(xué)習(xí)。
十三、用好“兩端對齊”與“左對齊”,讓文檔界面清楚漂亮
我們在安裝Word2000時,格式欄中文字對齊方式只有“兩端對齊”、“居中”、“右對齊”一般不顯示出“左對齊”格式,而我們在編制文章時有時需要用“左對齊”,從那里找出來?在“工具”——“自定義”——“格式”,找到“左對齊”后左擊不放,拖至格式欄中你確定的位置、放手,這時“左對齊”的格式就留在了格式欄中了。而“兩端對齊”的作用是以“左對齊”為前題,對在自動換行中因標(biāo)點(diǎn)符號、數(shù)字等造成換行后右端出現(xiàn)上下行不對齊的問題進(jìn)行修正,做到在自動換行的各行能保持上下行左右側(cè)對齊。因此你在排版時要考慮“左對齊”與“兩端對齊”功能進(jìn)行選擇,這樣處理后,你的文檔界面就會清楚漂亮。
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