審計(jì)人必備：掌握word十三招（下）

在Word中文字編排時(shí)難以實(shí)現(xiàn)每一頁(yè)上都重復(fù)打印一個(gè)行標(biāo)題，如果采用表格功能，設(shè)置不好，最后一頁(yè)是有多少行打多少行，也沒(méi)有標(biāo)題，不能實(shí)現(xiàn)滿頁(yè)打印。如果你用一下Word中的“表格——標(biāo)題行重復(fù)”，就可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。方法：先復(fù)制Excel表至Word中用“粘貼”功能，再選擇所需要設(shè)為標(biāo)題行的部分，點(diǎn)擊“表格”——“重復(fù)標(biāo)題行”就完成了。試一下，在標(biāo)題行外的空格連續(xù)中輸入數(shù)據(jù)或文字，換行，至第二頁(yè)，是不是自動(dòng)滿頁(yè)顯示？此功能在處理進(jìn)行工程決算審計(jì)表中，你需要在Word表格中連續(xù)輸入需要每頁(yè)有文本標(biāo)題顯示的、同時(shí)在次頁(yè)需要滿頁(yè)顯時(shí)就起作用了。

八、利用“插入-對(duì)齊方式-頁(yè)碼-內(nèi)側(cè)”功能，讓文稿正反的頁(yè)碼能在正確位置打印

在打印審計(jì)報(bào)告或其他文件需要正反打印時(shí)，我們會(huì)先將⒈⒊⒌⒎⒐頁(yè)碼先編在右側(cè)，先打這幾頁(yè)，然后再對(duì)反面的⒉⒋⒍⒏⒑頁(yè)的頁(yè)編排在左側(cè)，再進(jìn)行打印，這樣打印后頁(yè)碼就自然對(duì)映，如果搞錯(cuò)了，那就要浪費(fèi)紙張了。不過(guò)你采用“插入-對(duì)齊方式-頁(yè)碼-內(nèi)側(cè)”功能后，只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐頁(yè)，然后將紙反過(guò)來(lái)再打⒉⒋⒍⒏⒑頁(yè)，這樣處理后頁(yè)碼自然對(duì)齊了。

在你正常輸入文本時(shí)首先確定首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，你在“段落——縮進(jìn)與間距——特殊格式”中確定需要首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，“段落——縮進(jìn)與間距——度量值”有時(shí)會(huì)顯示厘米，這樣就無(wú)法精確計(jì)算兩個(gè)字是多少。如何處理？先選擇區(qū)域，再選擇一下字體“宋體”，再選擇“段落”——縮進(jìn)與間距——特殊格式——首行縮進(jìn)“，再選擇”度量值“便會(huì)出現(xiàn)縮進(jìn)兩個(gè)字符了，點(diǎn)擊一下，以后你就不用再考慮應(yīng)縮進(jìn)多少厘米了。

我們現(xiàn)在普遍使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行原始材料的取證，其取證的隱蔽性較好，在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題未最后確定時(shí)，往往不為被審計(jì)單位察覺(jué)（過(guò)去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)對(duì)原始資料折疊復(fù)印容易被發(fā)現(xiàn)），但其后續(xù)圖片處理不太方便，用Acdsee還是用Photoshp，是需要花一定時(shí)間學(xué)習(xí)的。其實(shí)Office2000中就有很實(shí)用的圖片處理軟件Microsoft Photo Editor，結(jié)合Word，你便能很方便處理數(shù)碼圖片資料了。方法：*9步安裝圖片軟件，對(duì)Office2000進(jìn)行安全安裝，即在進(jìn)入按裝程序——“添加或刪除功能”——在“Microsoft Office”下拉菜單中選擇“從本機(jī)運(yùn)行全部程序”——“開(kāi)始更新”，這以后你機(jī)器上就安裝了Microsoft Photo Editor；第二步打開(kāi)全部圖片，然后一張一張的“裁切”——“復(fù)制”——打開(kāi)Word文檔——“粘貼”，第三步在Word中從“工具”中打開(kāi)“圖片”格式，對(duì)每張圖片的大小、對(duì)比度、黑白等調(diào)整一下，盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁(yè)或幾頁(yè)上，然后對(duì)需作為審計(jì)證據(jù)的圖片一次性打印出來(lái)，這一方面節(jié)約了紙張，另一方面也形成了審計(jì)證據(jù)的電子文檔。

我們?cè)谟肳ord編輯文件時(shí)，需要用Excel文件編一些表格資料，如果將編寫審計(jì)報(bào)告或其他報(bào)告所需要的審計(jì)調(diào)整調(diào)查表等Excel表格文件整合到一個(gè)Word中，這樣做有利于文件表格資料查找、修改、整理，不必在打印好Word后再到Excel中去查找所打印文件對(duì)應(yīng)的Excel文件了。方法：光標(biāo)移至己打開(kāi)的Word文件的最后，打開(kāi)“插入”——“對(duì)象”——“由文件創(chuàng)建”，在“文件名”右側(cè)“瀏覽”選擇你需要插入的文件，然后在“顯示為圖標(biāo)”上打勾就行了。這時(shí)文檔中出現(xiàn)了一個(gè)圖標(biāo)，雙擊即打開(kāi)了該Excel文件，注意此文件己成為Word文件的附件，保存了Word文件即保存了Excel文件。同理在Excel中也可加載上一些Word文件。考慮打印Word文件時(shí)會(huì)將Excel文件圖標(biāo)打印出來(lái)，此時(shí)可先刪除這個(gè)圖標(biāo)，進(jìn)行Word文件的打印，然后用“Ctrl+Z”，撤銷剛才動(dòng)作，即可恢復(fù)Excel文件圖標(biāo)。

我們?cè)谔幚硇藕?、通知、詢證函、審計(jì)日記、審計(jì)工作底稿等，其格式基本一致，但具體內(nèi)容及對(duì)象都不同，如果每次都一個(gè)一個(gè)的錄入打印，使得基本相似的文本格式都在重復(fù)輸入，如何利用己有的數(shù)據(jù)資源，使這類重復(fù)勞動(dòng)變成一件輕松的事情，用“郵件合并”來(lái)解決，主要是利用Excel的數(shù)據(jù)資料，在Word中設(shè)置需要輸入的位置后，可自動(dòng)生成，具體方法可在Word的幫助文件學(xué)習(xí)。

我們?cè)诎惭bWord2000時(shí)，格式欄中文字對(duì)齊方式只有“兩端對(duì)齊”、“居中”、“右對(duì)齊”一般不顯示出“左對(duì)齊”格式，而我們?cè)诰幹莆恼聲r(shí)有時(shí)需要用“左對(duì)齊”，從那里找出來(lái)？在“工具”——“自定義”——“格式”，找到“左對(duì)齊”后左擊不放，拖至格式欄中你確定的位置、放手，這時(shí)“左對(duì)齊”的格式就留在了格式欄中了。而“兩端對(duì)齊”的作用是以“左對(duì)齊”為前題，對(duì)在自動(dòng)換行中因標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字等造成換行后右端出現(xiàn)上下行不對(duì)齊的問(wèn)題進(jìn)行修正，做到在自動(dòng)換行的各行能保持上下行左右側(cè)對(duì)齊。因此你在排版時(shí)要考慮“左對(duì)齊”與“兩端對(duì)齊”功能進(jìn)行選擇，這樣處理后，你的文檔界面就會(huì)清楚漂亮。

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