審計(jì)人必備：掌握word十三招（上）

目前審計(jì)人員在使用筆記本電腦或液晶顯示屏?xí)r的操作系統(tǒng)多為WINDOWS XP/2000，在此環(huán)境下，打開(kāi)Word使用國(guó)家規(guī)范文書(shū)字體中仿宋、楷體_GB2312 三號(hào)字時(shí)，電腦顯示屏可能會(huì)出現(xiàn)文字有毛邊模糊的現(xiàn)像，很令人心煩。有時(shí)審計(jì)人員會(huì)認(rèn)為是計(jì)算機(jī)固有的或者想調(diào)整也不知道從何入手，以致輸入時(shí)間一長(zhǎng)會(huì)頭昏眼花。其實(shí)解決辦法很簡(jiǎn)單，不管是在WINDOWS XP還是在WINDOWS2000中，你打開(kāi)桌面，右擊鼠標(biāo)，出現(xiàn)菜單，選擇“屬性”——“效果”——將“平滑字體邊源”前的勾去掉，再點(diǎn)擊“應(yīng)用”——“確定”，問(wèn)題就解決了，再看看效果是不是不一樣？

審計(jì)人員在結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)工作，編制審計(jì)報(bào)告時(shí)，需要輸入大量的審計(jì)數(shù)據(jù)，你如果是用安裝office時(shí)攜帶的五筆字型或拼音輸入法，會(huì)為輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)而在中文與英文輸入法間不斷調(diào)整而煩惱（使用陳橋五筆不會(huì)出現(xiàn)這些問(wèn)題，它會(huì)輸入數(shù)據(jù)后接著數(shù)據(jù)時(shí)自動(dòng)將數(shù)據(jù)間的句號(hào)修改為小數(shù)點(diǎn)）。不過(guò)利用Word工具中的“自動(dòng)更正”可解決此問(wèn)題，讓你一勞永逸。方法：打開(kāi)“工具”——“自動(dòng)更正”——“自動(dòng)更正”，在“替換”“替換為”中分別填上“……”、“。”（小數(shù)點(diǎn)），點(diǎn)擊“確定”，回到Word輸入界面，在輸入數(shù)據(jù)后輸入兩個(gè)“。”，再輸入數(shù)據(jù)，看看“。”是不是變成了小數(shù)點(diǎn)“。”。這一方法會(huì)讓你在輸入小數(shù)點(diǎn)是多輸入一個(gè)“。”，不過(guò)比每次輸入數(shù)據(jù)中需輸入小數(shù)點(diǎn)時(shí)需要在輸入方法間調(diào)整要方便多了。按此辦法進(jìn)行后，你在Excel中用同樣的輸入方法，就可以快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)。此法可用于文字材料中的序號(hào)更正、如將“1、”改“⒈”，年份中“零”的更正、如將“二00”改為“二○○”；公文年份中“括號(hào)”的更正、如將“（”“[”改為“〔”。

我們?cè)诰帉?xiě)審計(jì)報(bào)告等文字材料時(shí)，需要經(jīng)過(guò)主審、組長(zhǎng)等多次修改，Word中雖然為“修訂”提供了一些功能，卻不能保留每一次修改后的記錄，但為了保證電子文檔修改前后的真實(shí)性，審計(jì)人員有時(shí)需要在每修改后都保存一個(gè)文件并且還說(shuō)明是什么時(shí)間誰(shuí)修改的，其實(shí)這是一個(gè)很麻煩的事情。在Word中“版本”功能，對(duì)上述問(wèn)題迎刃而解，用一個(gè)Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一個(gè)Word文件后，首先選擇一下“文件”——“版本”——“現(xiàn)在保存”，輸入文檔撰稿人、建檔時(shí)間以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)，當(dāng)審稿人修改時(shí)打開(kāi)文檔后先打開(kāi)“文件”——“版本”——“現(xiàn)在保存”，再輸入文檔修改審稿人、修改時(shí)間以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)，然后進(jìn)行文件處理，最后保存文件，至此一個(gè)完整全面反映一個(gè)審計(jì)報(bào)告或其他文檔的修改、審定等全部電子文檔集中在一個(gè)電子文檔中，你可打開(kāi)查看所有修改稿的前后情況。

在沒(méi)有改變Word缺省設(shè)置的情況下，輸入：“一、基本情況”后再換行時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其行為變成項(xiàng)目自動(dòng)編號(hào)形式，并在下一行添加了“二、”字樣。這時(shí)如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項(xiàng)目編號(hào)，并不能消除*9行中的項(xiàng)目編號(hào)形式，也就是說(shuō)*9行中的“一、”已經(jīng)變成項(xiàng)目編號(hào)了，不可選，在我們繼續(xù)輸入文字后，Word的“自動(dòng)項(xiàng)目編號(hào)”就會(huì)直接影響著文檔的排版效果。如何去除？用“Ctrl+Z”就可發(fā)揮作用了。我們?cè)谳斎?ldquo;一、基本情況”敲回車后，順手按一下“Ctrl+Z”，一切都OK了，*9行還是原來(lái)的樣子，一點(diǎn)也沒(méi)變。其原因是Word系統(tǒng)中有“自動(dòng)更正”的功能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動(dòng)更正。比如我們輸入“1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”并敲回車后，系統(tǒng)自動(dòng)做了兩個(gè)動(dòng)作，一是換到下一行，二是自動(dòng)將這兩行變?yōu)樽詣?dòng)編號(hào)的形式。“Ctrl+Z”的作用是撤消上一個(gè)操作，恢復(fù)到以前的某一步。我們按了一下“Ctrl+Z”，剛好取消了第二個(gè)動(dòng)作，系統(tǒng)只做一個(gè)動(dòng)作，而沒(méi)有做自動(dòng)編號(hào)，所以在此以后的動(dòng)作中，系統(tǒng)不再使用自動(dòng)編號(hào)功能下的“自動(dòng)更正” （即“自動(dòng)更正”為自動(dòng)編號(hào)形式），你可以按你的需要編制段落標(biāo)題號(hào)了。

我們有時(shí)在有關(guān)軟件界面中復(fù)制有關(guān)選區(qū)后，在Word中采用“粘貼”，往往會(huì)將原有的格式復(fù)制過(guò)來(lái)。如在Excel中復(fù)制幾列幾行文字或數(shù)據(jù)后，在Word中“粘貼”，則會(huì)將表格格式復(fù)制過(guò)來(lái)，而不是純文本形式；在瀏覽網(wǎng)頁(yè)時(shí)選好區(qū)域復(fù)制后，在Word中采用“粘貼”，則會(huì)將網(wǎng)頁(yè)形式復(fù)制下來(lái)，使你無(wú)法進(jìn)行文字編輯。如果你采用“編輯”——“選擇性粘貼”——“無(wú)格式文本”，則一切問(wèn)題可以解決了，復(fù)制過(guò)來(lái)的是純文本格式，你可對(duì)復(fù)制過(guò)來(lái)的文本自主編輯了。

有時(shí)候需要?jiǎng)h除Word文檔中有許多空行（如從網(wǎng)站查找到復(fù)制過(guò)來(lái)的純文本形式的法規(guī)文件），一行一行的刪除費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這時(shí)我們可用“替換”功能來(lái)輕松解決（在WPS中刪除空是很方便的），主要方法：

打開(kāi)“編輯——替換”，把光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”輸入框中，單擊“高級(jí)”按鈕，選擇“特殊字符”中的“段落標(biāo)記（P）”兩次，在輸入框中會(huì)顯示“^P^P”，然后在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個(gè)“段落標(biāo)記（P）”（一個(gè)“^P”），再按下“全部替換”按鈕。這樣多余的空行就會(huì)被刪除，如果發(fā)現(xiàn)還有一些去不掉，可再重復(fù)一下就可以了，如果是在處理復(fù)制網(wǎng)頁(yè)文章時(shí)還會(huì)出現(xiàn)段落標(biāo)記后有一些空格，那你就試一下在查找中的“^P”加個(gè)空格，再加上“^P”，替換為“^P”，那么從網(wǎng)上下載一些文字材料出現(xiàn)的空行太多使得行數(shù)居高不下問(wèn)題就自然解決了。

此時(shí)如果上面的方法去不了空行，那你需要細(xì)心看一下?lián)Q行段落標(biāo)記，是自動(dòng)換行（頁(yè)面行末顯示的符號(hào)是“？”），還是手動(dòng)換行（頁(yè)面行末顯示的符號(hào)是“↓”），前面去空行的是自動(dòng)換行符。對(duì)文件中手動(dòng)換行符（“Shift+回車”）形成的空行，在替換時(shí)需要選擇“特殊字符”中的“人工換行（L）”兩次，即用“^l^l”替換成“^l”，空行便可去除?？傊锰鎿Q的方法來(lái)刪除空行時(shí)，要靈活對(duì)待查找的內(nèi)容，不然可換不了啊。

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