電子報表的編制與會計科目的設(shè)置

會計電算化普及和推廣，為企業(yè)的現(xiàn)代化經(jīng)營管理作出了巨大貢獻(xiàn)。但目前的財務(wù)軟件，有許多地方，特別是報表的編制公式，仍在延用手工操作時代的方法，成為電算化事業(yè)的發(fā)展瓶頸。令人吃驚的是，企業(yè)三大財務(wù)報表之一的財務(wù)狀況變動表，許多財務(wù)軟件至今無法編制。本文試圖在尊重手工編制方法的同時，通過改變報表編制公式，來提高電子報表的數(shù)據(jù)質(zhì)量。

在手工編制報表時代，為了減少計算量，經(jīng)常從相關(guān)的報表中提取數(shù)據(jù)，比如損益表的本年累計數(shù)從上個月的本年累計欄提取后，加上本月發(fā)生額而成，資產(chǎn)負(fù)債表的未分配利潤從損益表中提取凈利潤后加上年初未分配利潤而得。這種提取方法，必須保證該相關(guān)報表數(shù)據(jù)已經(jīng)存在，人為地限制了報表的產(chǎn)生次序，顯然不合管理會計軟件的發(fā)展趨勢。同時，運(yùn)行時還可能因?yàn)榇蜷_多個報表而降低軟件的運(yùn)行速度。而一旦相關(guān)報表的格式發(fā)生變動，更可能要牽一發(fā)而動全身，加重了軟件的維護(hù)工作。所以，在電子報表中，從相關(guān)報表提取數(shù)據(jù)已不再是一種優(yōu)點(diǎn)反而是一種缺陷。事實(shí)上，現(xiàn)在的電腦都十分高級，讓報表獨(dú)立計算數(shù)據(jù)，也多花不了幾秒鐘的時間。企業(yè)在規(guī)劃電算化的時候，應(yīng)該考慮到這一點(diǎn)，不能簡單地照搬手工方法。

下面以兩大會計報表：資產(chǎn)負(fù)債表、損益表為例，具體分析電子報表的編制公式。

對手工操作來說，資產(chǎn)負(fù)債表難在科目太多，計算量大，不易平衡。但對電腦來說，在不遺漏科目，不搞錯借貸方向的情況下，最容易造成報表不平衡的，就是“未分配利潤”項(xiàng)目，本項(xiàng)目是根據(jù)年初“利潤分配━未分配利潤”及期末“本年利潤”合計而來。在手工結(jié)轉(zhuǎn)損益科目至“本年利潤”時，漏轉(zhuǎn)、多轉(zhuǎn)或少轉(zhuǎn)都會造成“本年利潤”的余額不準(zhǔn)確，從而引起報表左右二欄的合計數(shù)不相等。因此，為保險起見，本項(xiàng)目可以在原來公式的基礎(chǔ)上，再加上（或減去）各損益科目的余額。

假設(shè)某企業(yè)只有財務(wù)費(fèi)用一個損益科目，本期發(fā)生額是借方10000元，則其簡化公式是：本年利潤－財務(wù)費(fèi)用。若月末轉(zhuǎn)帳，則本項(xiàng)目金額是：本年利潤（-10000）－財務(wù)費(fèi)用0＝-10000元若采取“表轉(zhuǎn)帳不轉(zhuǎn)”方法，則本項(xiàng)目金額是：本年利潤0－財務(wù)費(fèi)用10000＝-10000元若月末帳面多轉(zhuǎn)了10000元，則本項(xiàng)目金額是：-20000-（-10000）＝-10000若月末只轉(zhuǎn)了5000元，則本項(xiàng)目金額是：-5000-5000＝-10000可見，這種公式下，無論出現(xiàn)何種情況，其最后金額都是-10000元即適合采取“表轉(zhuǎn)帳不轉(zhuǎn)”的企業(yè)，也適合“帳轉(zhuǎn)法”的企業(yè)，并且不怕漏轉(zhuǎn)或少轉(zhuǎn)。畢竟結(jié)帳后的人工操作失誤還可以在下個月進(jìn)行調(diào)整，而結(jié)帳后的資產(chǎn)負(fù)債表卻必須確保平衡。另一種方法就是將年初的未分配利潤加上損益表中的累計凈利潤，此法牽涉到其他報表，其弊端前言中已經(jīng)提到。

與資產(chǎn)負(fù)債表相比，損益表的欄目就少多了，手工編制的工作量也比資產(chǎn)負(fù)債表要少。但在電算化中，編制產(chǎn)生一張準(zhǔn)確的損益表，卻更不容易。存在問題根據(jù)會計原理，期末損益類科目都要結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”科目，結(jié)轉(zhuǎn)后的損益類科目借貸方金額相等，期末余額為零。因此，損益表中各欄目數(shù)據(jù)就不能象資產(chǎn)負(fù)債表一樣，直接提取總帳中損益類科目的余額，那樣只能產(chǎn)生一張空白表。于是，有些企業(yè)就采取“表轉(zhuǎn)帳不轉(zhuǎn)”的方法，即期末各損益類科目都不結(jié)轉(zhuǎn)，保留本期發(fā)生額及期末余額。這樣，1－11月份的損益表就可以跟資產(chǎn)負(fù)債表一樣，直接從總帳提取數(shù)據(jù)了。問題是，在現(xiàn)行會計制度下，年末各損益類科目必須全部結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤至未分配利潤。因此，目前的各財務(wù)軟件，年末處理流程都是先結(jié)轉(zhuǎn)再結(jié)帳最后產(chǎn)生報表，其結(jié)果12月份的報表仍將是空白的。變通方法舉例來說，如果本期財務(wù)費(fèi)用是10000元，其期末的結(jié)轉(zhuǎn)分錄是：

借：本年利潤10000

貸：財務(wù)費(fèi)用10000

結(jié)轉(zhuǎn)后的財務(wù)費(fèi)用借貸方金額均為10000，余額為零。因此，我們可以將其貸方發(fā)生額10000作為本期的財務(wù)費(fèi)用，總帳中的貸方累計數(shù)作為本年累計。其他各欄目類推。這種方法雖可使1－12月份的損益表都不會變成空白，但其準(zhǔn)確性缺令人懷疑。在上述的10000元財務(wù)費(fèi)用中，如果利息支出是20000元（借方），利息收入是10000元（貸方），則結(jié)轉(zhuǎn)之后財務(wù)費(fèi)用的借貸方金額均為20000元。按照提取貸方金額的方法，反映在損益表上的財務(wù)費(fèi)用將是20000元，而不是實(shí)際發(fā)生的10000元。

此外，象存貨盤盈時的貸方管理費(fèi)用、銷售退回時的借方收入等等（具體分錄可直接參閱相關(guān)的會計書），這種因日常業(yè)務(wù)引起的借貸方均有發(fā)生額的情景，都會跟財務(wù)費(fèi)用一樣，造成相關(guān)欄目的數(shù)據(jù)失真，并最終導(dǎo)致?lián)p益表的凈利潤不等于資產(chǎn)負(fù)債表未分配利潤項(xiàng)目期末數(shù)與年初數(shù)之差。當(dāng)然，在實(shí)際處理上也可以借用紅字方法轉(zhuǎn)移方向，強(qiáng)行使日常業(yè)務(wù)的分錄只借（成本費(fèi)用類）或只貸（收入類），但誰能百份之百地保證只借和只貸呢？（結(jié)轉(zhuǎn)時的方向本就相異，所以軟件設(shè)計上也不可能限制成只借只貸）因此，這種變通方法也只是治標(biāo)不治本。解決之道由以上的分析可以看出，要直接從損益類科目提取數(shù)據(jù)是很困難的。那么，可不可以改為從其他科目提取呢？我們知道，期末結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤的金額，就是該科目本期的實(shí)際發(fā)生額。因此，只要在本年利潤科目下設(shè)置相關(guān)的子目，我們就完全可以由本年利潤科目相關(guān)子目中提取本期的發(fā)生額及期末余額，作為該科目的本期發(fā)生額和本年累計。在上例中，會計分錄就改成：

借：本年利潤━━財務(wù)費(fèi)用10000

貸：財務(wù)費(fèi)用10000

如果期末結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”的分錄、年末“本年利潤”各相關(guān)子目結(jié)轉(zhuǎn)到“利潤分配——未分配利潤”的分錄也由軟件自動處理，那就更加理想了。而這種自動結(jié)轉(zhuǎn)功能，對電腦來說則是小菜一碟。

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