企業(yè)會計電算化的實施,也就是企業(yè)建立會計電算化的整個過程,是一項復雜的系統(tǒng)工程。在整個系統(tǒng)的實施過程中,包括會計電算化工作的規(guī)劃,會計信息的建立與管理,人員的分工與培訓,各種制度的建立與實施等眾多內(nèi)容,都必需采用系統(tǒng)工程的方法與原理去安排組織,這樣才能使企業(yè)會計電算化工作順利正確地進行。
一、會計電算化實施的內(nèi)容
企業(yè)要建立會計電算化系統(tǒng),需要做哪些工作?會計電算化系統(tǒng)的實施,應該包括哪些內(nèi)容?對這此問題認識不足,將導致整個會計電算化工作不能正確順利進行。目前,在我國財會人員、會計電算化人員中仍有不少人員對上述問題持有種種片面的認識,主要有以下幾種觀點:
⒈會計電算化就是建立計算機會計信息系統(tǒng)的過程。
這種觀點認為,只要會計信息系統(tǒng)已建成,或者已購買到會計信息系統(tǒng),企業(yè)的會計電算化工作就完成了。他們有時也認為會計電算化工作是一項系統(tǒng)工程,但卻錯誤地認為,在開發(fā)會計信息系統(tǒng)時采用了系統(tǒng)工程的方法,就表明整個會計電算化過程是一項系統(tǒng)工程。這種觀點的錯誤在于把會計電算化這一系統(tǒng)工程中的某一部分擴大為會計電算化的整個內(nèi)容,從而忽略了其他的內(nèi)容。
⒉會計電算化就是編程。
認為會計電算化就是建立會計信息系統(tǒng),而建立會計信息系統(tǒng)也就是編程工作。這種觀點不僅忽略了會計電算化的其他內(nèi)容,而且就是在建立會計信息系統(tǒng)時也拋棄了系統(tǒng)工程的方法,不進行系統(tǒng)分析設計,直接編程是這種觀點的突出表現(xiàn)。
⒊會計電算化必須是一次建立一完整的電算化系統(tǒng)。
這種觀點認為會計電算化信息系統(tǒng)是一個不可分的整體,企業(yè)要建立會計電算化系統(tǒng),就必須一步到位,健全所有的子系統(tǒng),甚至擴大到整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)。它忽略了會計電算化是系統(tǒng)工程的特點,把系統(tǒng)工程多步驟多階段性簡化為單一階段,把會計信息系統(tǒng)多子系統(tǒng)的可分離性變?yōu)榻y(tǒng)一整體的不可他離性,從而也否認會計電算化的過程是一項系統(tǒng)工程。
⒋會計電算化也就只是會計部門的工作采用電算化,與其他部門的工作無關。
認為會計電算化就是以計算機代替手工記帳、算帳、報帳,否認了會計信息子系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)其他子系統(tǒng)存在著密切的聯(lián)系,從而也就把會計預測、會計控制以及會計輔助決策等眾多內(nèi)容從會計電算化工作中給拋棄了。
由于這些片面觀點的存在,影響了我國會計電算化事業(yè)的發(fā)展。那么會計電算化工作實施到底包括哪些內(nèi)容?
我們認為其主要內(nèi)容如下所述:
⒈會計電算化工作的規(guī)劃。
它包括,根據(jù)企業(yè)發(fā)展的總目標和管理信息系統(tǒng)的總目標,明確會計電算化的總目標;并根據(jù)企業(yè)實際情況確定會計信息系統(tǒng)的總體結(jié)構,劃分各子系統(tǒng),并確認它們之間的聯(lián)系;確定會計電算化工作目標實現(xiàn)的階段和步驟,以及建立各子系統(tǒng)的先后順序;確定會計電算化管理體制及組織機構方案,以及資金來源與預算等項內(nèi)容。
⒉會計電算化信息系統(tǒng)的建立。
包括實施人員組織、會計軟件的取得、硬件及環(huán)境的購置安裝、系統(tǒng)軟件的配置、新舊系統(tǒng)內(nèi)容的轉(zhuǎn)換等內(nèi)容。
⒊會計電算化信息系統(tǒng)的管理。
包括人員管理、使用操作管理、維護管理、檔案管理等。
⒋計算機審計及計算機舞弊。
⒌會計決策支持系統(tǒng)。
這是會計信息系統(tǒng)的延伸。
由上可以看出,會計電算化內(nèi)容非常豐富,它不僅是一項復雜的系統(tǒng)工程,還是一個人機系統(tǒng),忽略任一方面的內(nèi)容,都是對會計電算化的片面認識,都會給會計電算化的實施帶來不利的因素。
二、會計電算化實施的目標
會計電算化的目標,也就是會計電算化工作所要完成的任務,即通過現(xiàn)代化的手段,提高會計工作的地位,提高會計工作的效率和質(zhì)量,促進管理的現(xiàn)代化,提高經(jīng)濟效益。
具體包括如下內(nèi)容:
⒈減輕財會人員勞動強度,提高財會工作效率。
利用計算機技術的特點,把繁雜的記帳、結(jié)帳、報帳工作交給高速的計算機處理,以減輕財會人員的勞動強度,并且由于計算機的精確性和確定性,可以避免手式操作難免產(chǎn)生的誤差,以達至提高財會工作效率的目的。
⒉促進會計職能的轉(zhuǎn)變。
手工條件下,廣大財會人員被繁重的手工核算工作所包圍,沒有時間和精力來更好地發(fā)揮會計參與管理、決策的職能;通過電算化,使財會人員解脫了繁重的手工操作,有時間和精力,也就有條件參與企業(yè)管理與決策,為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟效益服務。
⒊準確、及時地提供會計信息。
手式條件下,由于大量會計信息需要進行記錄、加工、整理,使需要信息者不可能及時得到財會信息,這不利于企業(yè)經(jīng)營者掌握經(jīng)濟活動的*7情況和存在的問題;而電算化后,大量的信息都可以及時記錄、匯總、分析、傳送,保證向企業(yè)管理者準確、及時地提供會計信息。
⒋提高人員素質(zhì),促進會計工作規(guī)范化。
會計電算化,給會計工作增添了新內(nèi)容,從各方面要求會計人員提高自身素質(zhì),更新知識結(jié)構,一方面為了參與企業(yè)管理,要更多地學習經(jīng)營管理知識,另一方面還必須掌握電子計算機的有關知識,好的會計基礎工作和規(guī)范的業(yè)務處理程序,是實現(xiàn)會計電算化的前提條件,所以會計電算化也要求促進會計工作的規(guī)范化。
⒌實現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化,提高企業(yè)經(jīng)濟效益。
會計電算化是企業(yè)管理信息電算化的重要組成部分,企業(yè)管理信息電算化的目標及任務,就是要以現(xiàn)代化的方法去管理企業(yè),提高經(jīng)濟效益。因而,會計電算化不僅要使會計工作本身現(xiàn)代化,最終目標是要使企業(yè)管理現(xiàn)代化,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
三、會計電算化的原則
企業(yè)實施會計電算化不是隨心所欲的,它必須考慮會計工作的特點和企業(yè)的現(xiàn)狀,以及有關法律制度,遵循一定的原則,才能使企業(yè)實施會計電算化達到其最終目標。
一般地,應考慮如下幾項基本原則:
⒈合法性原則。
即企業(yè)實施會計電算化的各項工作,都必須以有關法律制度為原則。
*9,實施會計電算化,必須遵循我國的會計制度、財務制度及有關法律。
第二,必須遵循財政、財務部門會計電算化管理制度。
第三,還要遵循本企業(yè)的財務制度,以保證機構設置的合法性,崗位分工和人員職責的合法性,操作使用的合法性,輸入、輸出及內(nèi)部處理的合法性,輸入數(shù)據(jù)的合法性及輸出信息及格式的合法性。
⒉效益性原則。
提高經(jīng)濟效益,是會計電算化的最終目的。提高經(jīng)濟效益,也要從兩方面考慮,一是直接經(jīng)濟效益,即直接投入直接產(chǎn)出的效益;二是間接經(jīng)濟效益,即由于會計電算化而引起企業(yè)的現(xiàn)代化,產(chǎn)生的非直接經(jīng)濟效益。間接經(jīng)濟效益,雖然不能從表面上看到是由于企業(yè)實施電算化。
以下幾個方面值得特別注意:
*9,在系統(tǒng)實施前,應從經(jīng)濟效益,技術力量,管理水平,各種約束條件進行全面分析,先進行整個系統(tǒng)的可行性分析,以確定是否具備條件進行會計電算化工作。
第二,可行性研究要圍繞企業(yè)的最終經(jīng)濟效益來開展。一般來說,評價電算化系統(tǒng)的經(jīng)濟效益,要從會計電算化能否節(jié)約企業(yè)的流動資金占用量,能否準確、及時和全面地提供必須的信息,能否提高企業(yè)管理工作的效率和質(zhì)量,以及決策水平等方面著眼。也就是說,要從計算機是現(xiàn)代化管理的輔助工具這個角度來評估它的效益。
第三,在系統(tǒng)設計過程中,也應堅持效益性原則,力求降低設計開發(fā)成本,提高會計信息系統(tǒng)的質(zhì)量。
⒊系統(tǒng)性原則。
也就是以包括整體觀點,關聯(lián)觀點,發(fā)展觀點,*3觀點在內(nèi)的系統(tǒng)觀點來進行會計電算化實施工作。要注意以下兩點:
*9,內(nèi)部與外部相聯(lián)系。
會計部門作為企業(yè)管理中的一個重要部門,與其他職能部門是密切聯(lián)系的,因此,實施會計電算化時,應考慮包括各職能部門在內(nèi)的企業(yè)整個管理工作的電算化工作,把會計信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng),既要分清各子系統(tǒng)的界面,又要留好各子系統(tǒng)之間的接口,并在數(shù)據(jù)結(jié)構設計上做到信息共享,減少數(shù)據(jù)冗余。
第二,局部目標與整體目標相結(jié)合。電算化會計信息系統(tǒng)仍可分許多子系統(tǒng),實施會計電算化,不可能一次全部完成各子系統(tǒng),必須分階段進行。這樣,在進行部分子系統(tǒng)設計實施時,必須有全局的觀點,考慮到與其他子系統(tǒng)的聯(lián)接性,使逐個實施的子系統(tǒng)全部完工后能組成高質(zhì)量的整個會計信息系統(tǒng),而不能只考慮局部的優(yōu)化,以至影響整修系統(tǒng)的完美組合和高質(zhì)量性。
⒋規(guī)范性原則。
包括系統(tǒng)設計的規(guī)范性,管理制度的規(guī)范性,數(shù)據(jù)信息的規(guī)范性等。這些規(guī)范性的要求,可以使系統(tǒng)實施避免二義性,避免由于人的主觀因素而造成的系統(tǒng)實施的偏差,從而避免會計電算化工作失敗的可能性。
⒌可靠性原則。
可靠性是會計電算化系統(tǒng)能否實際使用的前提。影響系統(tǒng)可靠性的因素很多,主要考慮以下三個方面:
*9,準確性,即輸入數(shù)據(jù)及操作的準確性,在易出現(xiàn)錯誤和失誤的地方,建立盡可能完善的檢錯和糾錯系統(tǒng),進行重點防護,保證輸入數(shù)據(jù)及操作的準確性。
第二,安全性,要求有一套完善的管理制度和技術方法,防止系統(tǒng)被非法使用,數(shù)據(jù)丟失及非法改動,此外還應有系統(tǒng)破壞后的恢復功能等。
第三,易擴充性,即整個系統(tǒng)在運行周期內(nèi),由于環(huán)境條件的變化,從而要求系統(tǒng)隨之進行改變的難易程度,易擴充性要求對系統(tǒng)的修改和擴充能夠非常容易地進行。
6.易用性原則。
易用性也就是易操作性。會計信息系統(tǒng)的使用者是會計人員,因此系統(tǒng)必須盡可能地方便用戶,要具有友好的界面,準確簡明的操作提示,簡單方便的操作過程,并要求盡可能地使用會計術語,使會計人員一學既會。
四、會計電算化的條件
會計電算化是一項復雜的系統(tǒng)工程,會計信息系統(tǒng)是一個人機系統(tǒng),因此企業(yè)實施會計電算化,必須有先決條件,企業(yè)具備了這些條件,就可以很好地開展會計電算化工作。
這些條件主要是:
(1)、企業(yè)的客觀需要
指企業(yè)對開展會計電算化工作的迫切程度。企業(yè)對會計電算化的客觀需要,決定了企業(yè)會計電算化的目標、任務,是當前開展會計電算化工作的前提。其實,在開發(fā)電算化會計信息系統(tǒng)之前,企業(yè)會計信息系統(tǒng)也存在,是否要開發(fā)新的電算化會計信息系統(tǒng),取決于原信息系統(tǒng)能否滿足企業(yè)的需要。對多數(shù)企業(yè)來說,原來的手工會計信息系統(tǒng)越來越不適應市場經(jīng)濟的新情況,迫切需要進行會電算化,但是也有一部分小企業(yè),由于其業(yè)務量不大,手式系統(tǒng)亦能很好地滿足企業(yè)的需求,因此也就沒有必要強迫它實施電算化會計信息系統(tǒng),否則既浪費了人財物,對企業(yè)的濟效益也不會有什么提高。
(2)、領導的重視
企業(yè)實施會計電算化,幾乎涉及企業(yè)的所有部門和人員,同時還涉及管理機構及管理體制的變動,這都需要企業(yè)領導出面組織和協(xié)調(diào)。沒有領導的重視與支持,企業(yè)實施會計電算化所遇到的問題,如:人員配置,資金問題,部門間的合作與協(xié)調(diào),配套改革等,將很難得到解決。因此,在會計電算化工作中企業(yè)財務部門負責人應領導該項工作,有條件時還可吸收有關部門領導組成電算化領導小組,領導整個企業(yè)的會計電算化工作。
(3)、良好的管理基礎工作,尤其是會計基礎工作
管理基礎主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法,以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù);會計基礎工作主要指會計制度是否健全,核算規(guī)程是否規(guī)范,基礎數(shù)據(jù)是否準確、完整等,這是搞好電算化工作的重要保證。這是因為計算機處理會計業(yè)務,必須是事先設置好的處理方法,因而要求會計數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務處理及有關制度都必須規(guī)范化、標準化,才能使電算化會計信息系統(tǒng)順利進行。沒有很好的基礎工作,電算化會計信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計數(shù)據(jù),電算化工作的開展將遇到重重困難。對于基礎較差的企業(yè),應不急于開展會計電算化工作,應首先提高管理水平,規(guī)范會計、財務制度,改善基礎工作,為開展會計電算化工作積極創(chuàng)造條件。
(4)、專業(yè)人員的合理配置
實施會計電算化,將改變原手工會計信息系統(tǒng)的崗位分工與職能,單純的財會人員,已不能滿足會計電算化后的工作需要,必須另外配置與電算化工作有關的專業(yè)人員,以負責會計電算化工作的管理以及項目開發(fā)和系統(tǒng)運行、維護等。
*9要配備一名會計電算化工作的管理人員,負責會計電算化工作的規(guī)劃、項目開發(fā)、計劃、組織和運行管理,這是會計電算化工作順利進行的保證;;
第二應配備硬件維護員,負責整個電算化系統(tǒng)硬件的維護、維修工作,考慮到有些企業(yè)電算化工作范圍較小等特點,硬件維護員可以是兼職的;
第三,無論是自選開發(fā),或者購買軟件,都需要配備既懂計算機又熟悉財會業(yè)務的專門人才,他們可以參與系統(tǒng)設計開發(fā),又負責系統(tǒng)運行的一些維護工作,使電算化會計信息系統(tǒng)的一般維護工作能夠由企業(yè)自己處理,保證會計電算化工作的順利進行。
(5)、經(jīng)費保證
實施會計電算化工作需要專門人才,也需要軟件及硬件設備,這些都需要有一定的投資,為了保證會計電算化工作的順利開展,所需經(jīng)費必須有來源,所需數(shù)額也必須控制確定。會計電算化所需的費用分初期投資費用和日常費用兩種。初期投資費用包括,購買硬件及系統(tǒng)軟件所需費用,應用軟件取得所需費用,基建費用,人員培訓費用等。日常費用主要包括,所需消耗品費用和日常維護費用。會計電算化所需費用,
根據(jù)電算化會計信息系統(tǒng)的建立方法和規(guī)模不同,數(shù)額也不相同,甚至相關很大,要具體情況具體分析,使所需經(jīng)費必須確有保證,并且又不浪費。
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