錯款，是指當日終了或經(jīng)過一段時間，結算出納手上的或庫存的現(xiàn)金實數(shù)，和收付款憑證或現(xiàn)金帳的結存數(shù)之間的差額?，F(xiàn)金實數(shù)多于憑證或帳上結存數(shù)的，叫“長款”，反之，叫“短款”。這些長短款大都是由于工作差錯造成的。當發(fā)現(xiàn)長短款時，對方人員已不在，不能退補，須另作處理。這里介紹的便是這方面長短款的處理。至于在辦理每筆收付款點數(shù)過程中發(fā)現(xiàn)長短款的，必須立即向在場的對方人員說明，在這筆款項辦完之前，要退回長款給對方，或要對方補足短款，不存在事后如何處理的問題。
　　失款，是指辦完收付款之后，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金實數(shù)少于憑證或現(xiàn)金帳上的結存數(shù)，是屬于人為損失或自然損失的款項。
　　在現(xiàn)金出納工作中，務求收付款項準確和保管現(xiàn)金安全、完整，不出或少出差錯和損失。為此，必須嚴格執(zhí)行有關管理制度；辦理每筆收付款都要集中精神，細致審核和清點，一筆辦妥才辦另一筆；要設置保障安全、有利于準確點鈔的設備、工具。一旦發(fā)生錯款或失款，不論是責任事故或意外事故，是人為事故或自然事故，出納員都應立即向領導報告，如實反映情況，切勿因怕受牽連、受嫌疑或因自己工作有缺點而隱瞞、掩飾真相，甚至制造假象以圖推卸責任，造成查明原因的障礙。要積極建議領導及時采取有效措施查明情況和原因，力求挽回或減少損失。主管部門要區(qū)別不同情況和問題作不同的處理。這里參照我國銀行出納制度，提出對錯款和失款的處理要求和辦法如下：
　?。?）屬于技術性的錯款（例如在堅持制度的前提下由于書寫、計算、清點、機器故障等技術原因所發(fā)生的）和一般責任事故的錯款，經(jīng)過及時查找，確實無法找回時，按主管部門規(guī)定的審批手續(xù)處理：長款歸公，短款報損，不得以長補短。有關人員要檢討原因，吸取教訓，改進工作。按照我國銀行現(xiàn)行出納制度，長短款每筆不滿100元的，由基本核算單位負責人核批；滿100元以上不滿500元的，報中心支行核批；滿500元以上不滿5000元的，報分行核批；超過500O元的，報總行核批。企業(yè)、單位的主管部門可參考它，制訂本系統(tǒng)本部門錯失款處理的審批權限和手續(xù)。
　?。?）屬于對工作不負責任，玩忽職守，有章不循，違反勞動紀律，因而造成錯款、失款的責任事故，應追究失職人員的經(jīng)濟責任，視情節(jié)和損失程度的大小，賠償全部或部分損失，有的還要給予行政處分；由于領導不貫徹落實制度造成的事故，應追究領導的責任。
　?。?）屬于有關人員監(jiān)守自盜款項，侵吞長款、挪用公款的，均應按貪污案件處理。
　?。?）如由于不明原因，正在繼續(xù)調查，一時難以處理的，應由錯款人填具《出納錯款、失款審批報告表》（表略），經(jīng)財會主管人員簽具意見，單位領導批準，列入應收（暫付）款或應付（暫收）款帳戶處理，但仍須抓緊進行清查，不能長期掛帳，也不能簡單草率處理。
　?。?）如發(fā)生1000元以上的大額錯款、失款，要填具《錯款、失款審批報告表》上報，其中情節(jié)復雜或有舞弊、被盜等嫌疑的，還要及時報告監(jiān)察、公安部門。
　　（6）如發(fā)生現(xiàn)金被搶劫、被盜竊案件，應保護好現(xiàn)場，不要移動現(xiàn)場的任何東西，立即報告領導和公安部門。
　?。?）如發(fā)生火災、水災、風災、地震等自然災害，應及時報請領導人員和上級單位察看現(xiàn)場，將災害發(fā)生的時間、地點，造成的毀壞情況和損失的現(xiàn)金、支票、證券等的金額，書面上報。
　?。?）企業(yè)、單位發(fā)生長短款時，都要在出納帳上進行記錄。未查明原因的，先記入“待處理”帳戶，已查明原因并經(jīng)審批后，屬本企業(yè)、本單位負責的，要記入財產(chǎn)溢余或損失。要注意：不能以長款抵短款，或把長款先行儲存，再待日后發(fā)生短款時彌補，也不能不記帳。
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