備用金的管理可采用非定額(一次性)管理和定額管理兩種方式。非定額管理,是根據(jù)臨時(shí)需要一次付給現(xiàn)金,使用后持有關(guān)原始憑證報(bào)銷,報(bào)銷時(shí)進(jìn)行清算——多退少補(bǔ);定額管理,是財(cái)會部門對經(jīng)常使用備用金的部門核定定額,按定額撥付備用金,月底報(bào)銷時(shí)補(bǔ)足現(xiàn)金,不清算,只要需要永遠(yuǎn)保留此定額。
  1、非定額情況下的賬務(wù)處理舉例
  例:某員工,經(jīng)審批同意后,報(bào)銷差旅費(fèi)856元,沖銷上月預(yù)支款900元,余款44元繳回現(xiàn)金。分錄為:
  借:庫存現(xiàn)金 44
  管理費(fèi)用——差旅費(fèi) 856
  貸:其他應(yīng)收款——曹軍 900
  如果實(shí)際發(fā)生差旅費(fèi)920元,則分錄為:
  借:管理費(fèi)用——差旅費(fèi) 920
  貸:其他應(yīng)收款——曹軍 900
  庫存現(xiàn)金 20
  在非定額管理方式下,原借款全部沖掉;票是多少,費(fèi)用就是多少;錢沒花完出納收回,花的超過借支的再給員工補(bǔ)上。
  2、定額情況下的賬務(wù)處理舉例
  例:某員工經(jīng)審批通過后,報(bào)銷辦公用品費(fèi)共440.89元,出納以現(xiàn)金補(bǔ)足定額備用金,并在發(fā)票上加蓋“現(xiàn)金付訖”章。實(shí)際工作中,應(yīng)該附上購買前的請購單、報(bào)銷時(shí)的報(bào)銷單及發(fā)票。請購單、報(bào)銷單中一定要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及經(jīng)手人的簽字。
  借:管理費(fèi)用等
  貸:庫存現(xiàn)金
  定額管理方式下,不涉及其他應(yīng)收款,不管花多少,都只涉及這兩個(gè)賬戶,花多少補(bǔ)多少。
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