紅字記賬憑證在會計日常核算中屬于非主流記賬憑證，數(shù)量有限，但每張記賬憑證，無不傳遞著使用者的管理理念和對會計工作精益求精的追求，同時，它又是對傳統(tǒng)會計學(xué)原理在會計實務(wù)中運用的延伸，提升了記賬憑證在會計核算和管理中的地位，對還原會計事項本來面目，體現(xiàn)交易實質(zhì)等方面均發(fā)揮了重要作用。
下列情況，可以用紅字記賬：
1.在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內(nèi)登記負數(shù)余額；
2.在不設(shè)借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數(shù)；
3.按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄；
4.根據(jù)國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會計記錄。
在這幾種情況下使用紅字記賬是會計工作中的慣例。另外還有在“應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅”明細賬戶的設(shè)置中：在“進項稅額”專欄中用紅字登記退回所購貨物應(yīng)沖銷的進項稅額；在“已交稅金”專欄中用紅字登記退回多交的增值稅額；在“銷項稅額”專欄中用紅字登記退回銷售貨物應(yīng)沖銷的銷項稅額，以及在“出口退稅”專欄中用紅字登記出口貨物辦理退稅后發(fā)生退貨或者退關(guān)而補交已退的稅款。