出納工作的基本原則主要指內(nèi)部牽制原則或者說錢賬分管原則?!稌?huì)計(jì)法》第二十一條第二、三款規(guī)定:“會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立稽核制度。出納人員不得兼管稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。”錢賬分管原則是指凡是涉及款項(xiàng)和財(cái)物收付、結(jié)算及登記的任何一項(xiàng)工作,必須由兩人或兩人以上分工辦理,以起到相互制約作用。例如,現(xiàn)金和銀行存款的支付,應(yīng)由會(huì)計(jì)主管人員或其授權(quán)的代理人審核、批準(zhǔn),出納人員付款,記賬人員記賬;發(fā)放工資,應(yīng)由工資核算人員編制工資單,出納人員向銀行提取現(xiàn)金和分發(fā)工資,記賬人員記賬。實(shí)行錢賬分管,主要是為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員相互制約、相互監(jiān)督、相互核對(duì),提高會(huì)計(jì)核算質(zhì)量,防止工作誤差和營(yíng)私舞弊等行為。
《會(huì)計(jì)法》專門規(guī)定出納員不得兼管稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作,是由于出納員是各單位專門從事貨幣資金收付業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)人員,根據(jù)復(fù)式記賬原則,每發(fā)生一筆貨幣資金收付業(yè)務(wù),必然引起收入、費(fèi)用或債權(quán)、債務(wù)等賬簿記錄的變化,或者說每發(fā)生一筆貨幣資金收付業(yè)務(wù)都要登記收入、費(fèi)用或債權(quán)、債務(wù)等有關(guān)賬簿,如果把這些賬簿登記工作都由出納員辦理,會(huì)給貪污舞弊行為以可乘之機(jī)。同樣道理,如果稽核、內(nèi)部檔案保管工作也由出納員經(jīng)管,也難以防止利用抽換單據(jù)、涂改記錄等手段進(jìn)行舞弊的行為。當(dāng)然,出納員不是完全不能記賬,只要所記的賬不是收入、費(fèi)用、債權(quán)、債務(wù)方面的賬目,是可以承擔(dān)一部分記賬工作的。總之,錢賬分管原則是出納工作的一項(xiàng)重原則,各單位都應(yīng)建立健全這一制度,防止?fàn)I私舞弊行為的發(fā)生,維護(hù)國(guó)家和單位財(cái)產(chǎn)的安全。