在企業(yè)采購業(yè)務(wù)中，可能存在盲目采購而積壓浪費，或存在采購不足而停工待料，或存在驗收不嚴導(dǎo)致以少報多、質(zhì)次價高等問題。因此，加強采購成本的控制及節(jié)約對于企業(yè)管理水平的提高有著重要的意義。
了解相關(guān)知識管控采購成本
要管控好采購成本，需要熟悉整個采購業(yè)務(wù)流程，只有把業(yè)務(wù)流程搞清楚，才能談得上控制。采購業(yè)務(wù)流程主要涉及編制需求計劃和采購計劃、請購、選擇供應(yīng)商、確定采購價格、訂立框架協(xié)議或采購合同、管理供應(yīng)過程、驗收、退貨、付款、會計控制等環(huán)節(jié)。對相關(guān)環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制點了解后，方可做到“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”。
一是了解合同法的主要條款，包括標的、數(shù)量和質(zhì)量、價款和酬金、履行的期限、地點和方式、違約責(zé)任等。尤其是要注意價款的描述及采購方違約責(zé)任，否則會影響到企業(yè)的采購成本。
二是了解海關(guān)法律及貿(mào)易術(shù)語。比如交易方式是CIF(到岸價)，F(xiàn)OB(離岸價)，DDP(目的地交貨)等。這些都會涉及到運費由買方或賣方哪一方來承擔(dān)的問題。如果沒有理清這些貿(mào)易術(shù)語，企業(yè)要多付相關(guān)費用，如果進口繳稅基數(shù)不足，還有可能會被海關(guān)稽查并處以罰款而增加額外成本。
三是對本單位采購物品的種類要做到心中有數(shù)。對于原材料采購，需要知曉BOM(物料清單)包括什么內(nèi)容;對于非原材料類的消耗品采購要知道用于什么地方以及消耗周期等。
圍繞著會計職能來加強控制
一是發(fā)揮核算的職能，以證據(jù)———會計憑證說話。加強對購買、驗收、付款業(yè)務(wù)的各會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制。
二是在發(fā)揮核算職能的同時，還要關(guān)注監(jiān)督職能的運用，更多地體現(xiàn)出管理會計的思維：日常采購中是否按物料需求計劃(MRP)預(yù)算量與單價采購。
如果不是，要分析其中的原因，是否按更新的物料需求計劃預(yù)測數(shù)據(jù)采購。
三是發(fā)揮會計的分析、評價作用。
對于采購相關(guān)指標，每月需要財會部門與采購部門定期分析比較，找出差異的原因，提出建議，并落實于以后的經(jīng)營活動之中。
四是發(fā)揮參與經(jīng)營決策的職能，學(xué)會用全新的思維考慮問題，圍繞下列的“五要四不要”做好文章
“五要”指的是要“涇渭分明”，采與購的相關(guān)環(huán)節(jié)要分開。要“三心二意”，超過規(guī)定金額的采購要找二家或以上的供應(yīng)商報價以降低采購成本。要“抓主要矛盾”，對于重點材料的采購，要擺在優(yōu)先的位置考慮，不能“眉毛胡子一把抓”。要“庖丁解牛”，了解成本結(jié)構(gòu)的基本要素，對采購者是非常重要的。要“獎罰分明”，對完成降低公司采購成本任務(wù)的采購人員進行獎勵，對沒有完成采購成本下降任務(wù)的采購人員，分析原因，確定對其獎懲的措施。
“四不要”指的是不要“舍近求遠”，在質(zhì)量相當(dāng)?shù)那闆r下，能本地買的就不在或少在外地買;能國內(nèi)買的就不要在境外或少在境外買。不要“單打獨斗”，常規(guī)化的采購可從年需求量與年采購總金額考慮，形成較好的議價優(yōu)勢。不要“顧此失彼”，采購不能單純地考慮進價成本，更要考慮綜合成本，如運費、倉儲、損耗、質(zhì)量等方面因素。不要“鼠目寸光”，一味地壓縮采購材料等的買價，結(jié)果可能導(dǎo)致供應(yīng)商服務(wù)及質(zhì)量的下降，反過來則不利于本企業(yè)的發(fā)展。
本文來源：中國會計報；作者：劉作華