第三章會計軟件的應(yīng)用
54．會計軟件的應(yīng)用流程一般包括系統(tǒng)初始化、日常處理和期末處理等環(huán)節(jié)。
55．系統(tǒng)初始化是系統(tǒng)首次使用時，根據(jù)企業(yè)的實際情況進行參數(shù)設(shè)置，并錄入基礎(chǔ)檔案與初始數(shù)據(jù)的過程。
系統(tǒng)初始化是會計軟件運行的基礎(chǔ)。它將通用的會計軟件轉(zhuǎn)變?yōu)闈M足特定企業(yè)需要的系統(tǒng)，使手工環(huán)境下的會計核算和數(shù)據(jù)處理工作得以在計算機環(huán)境下延續(xù)和正常運行。
系統(tǒng)初始化在系統(tǒng)初次運行時一次性完成，但部分設(shè)置可以在系統(tǒng)使用后進行修改。系統(tǒng)初始化將對系統(tǒng)的后續(xù)運行產(chǎn)生重要影響，因此系統(tǒng)初始化工作必須完整且盡量滿足企業(yè)的需求。
系統(tǒng)初始化的內(nèi)容包括系統(tǒng)級初始化和模塊級初始化。
模塊級初始化是設(shè)置特定模塊運行過程中，所需要的參數(shù)、數(shù)據(jù)和本模塊的基礎(chǔ)信息，以保證模塊按照企業(yè)的要求正常運行。
系統(tǒng)級初始化內(nèi)容主要包括：①創(chuàng)建賬套并設(shè)置相關(guān)信息；②增加操作員并設(shè)置權(quán)限；③設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息。
模塊級初始化內(nèi)容主要包括：①設(shè)置系統(tǒng)控制參數(shù)；②設(shè)置基礎(chǔ)信息；③錄入初始數(shù)據(jù)。
56．日常處理是指在每個會計期間內(nèi)，企業(yè)日常運營過程中重復(fù)、頻繁發(fā)生的業(yè)務(wù)處理過程。
日常處理的特點：
(1)日常業(yè)務(wù)頻繁發(fā)生，需要輸入數(shù)據(jù)量大；
(2)日常業(yè)務(wù)在每個會計期間內(nèi)重復(fù)發(fā)生，所涉及金額不盡相同。
57．期末處理是指在每個會計期間的期末所要完成的特定業(yè)務(wù)。
期末處理的特點：
(1)有較為固定的處理流程。
(2)業(yè)務(wù)可以由計算機自動完成。
在會計軟件應(yīng)用的各處環(huán)節(jié)均應(yīng)注意對數(shù)據(jù)的管理。
數(shù)據(jù)備份是指將會計軟件的數(shù)據(jù)輸出保存在其他存儲介質(zhì)上，以備后續(xù)使用。數(shù)據(jù)備份主要包括賬套備份、年度賬備份等。
數(shù)據(jù)還原又稱數(shù)據(jù)恢復(fù)，是指將備份的數(shù)據(jù)使用會計軟件恢復(fù)到計算機硬盤上。它與數(shù)據(jù)備份是一個相反的過程。數(shù)據(jù)還原主要包括賬套還原、年度賬還原等。
58．賬套是指存放會計核算對象的所有會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件的總稱，賬套中包含的文件有會計科目、記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。建立賬套時需要根據(jù)企業(yè)的具體情況和核算要求設(shè)置相關(guān)信息。賬套信息主要包括賬套號、企業(yè)名稱、企業(yè)性質(zhì)、會計期間、記賬本位幣(即本位幣代碼和本位幣名稱)等。
管理用戶并設(shè)置權(quán)限：
(1)管理用戶。
用戶是指有權(quán)登錄系統(tǒng)，對會計軟件進行操作的人員。管理用戶主要是指將合法的用戶增加到系統(tǒng)中，設(shè)置其用戶名和初始密碼或?qū)Σ辉偈褂孟到y(tǒng)的人員進行注銷其登錄系統(tǒng)的權(quán)限等
操作。
(2)設(shè)置權(quán)限。
在增加用戶后，一般應(yīng)該根據(jù)用戶在企業(yè)核算工作中所擔(dān)任的職務(wù)、分工來設(shè)置、修改其對各功能模塊的操作權(quán)限。通過設(shè)置權(quán)限，用戶不能進行沒有權(quán)限的操作，也不能查看沒有權(quán)限的數(shù)據(jù)。
59．設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息包括設(shè)置編碼方案、基礎(chǔ)檔案、收付結(jié)算信息、憑證類別、外幣和會計科目等。
設(shè)置編碼方案是指設(shè)置具體的編碼規(guī)則，包括編碼級次、各級編碼長度及其含義。其目的在于方便企業(yè)對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼進行分級管理。設(shè)置編碼的對象包括部門、職員、客戶、供應(yīng)商、科目、存貨分類、成本對象、結(jié)算方式和地區(qū)分類等。編碼符號能*10地確定被標(biāo)識的對象。
60．職員檔案資料一旦被使用將不能被刪除。
設(shè)置職員信息一般包括輸入職員編號、姓名、性別、所屬部門、身份證號等，其目的在于方便進行個人往來核算和管理等操作。
61．(1)單位類型編碼、供應(yīng)商編碼、客戶編碼必須*10。供應(yīng)商編碼與客戶編碼不能重復(fù)。
(2)單位編碼、單位名稱、單位類型必須輸入，其余可以忽略。
62．設(shè)置憑證類別是指對記賬憑證進行分類編制。用戶可以按照企業(yè)的需求選擇或自定義憑證類別。
憑證類別設(shè)置完成后，用戶應(yīng)該設(shè)置憑證類別限制條件和限制科目，兩者組成憑證類別校驗的標(biāo)準(zhǔn)，供系統(tǒng)對錄入的記賬憑證進行輸入校驗，以便檢查錄入的憑證信息和選擇的憑證類別是否相符。在會計軟件中，系統(tǒng)通常提供的限制條件包括借方必有、貸方必有、憑證必有、憑證必?zé)o、無限制等。
憑證類別的限制科目是指限制該憑證類別所包含的科目。
在記賬憑證錄入時，如果錄入的記賬憑證不符合用戶設(shè)置的限制條件或限制科目，則系統(tǒng)會提示錯誤，要求修改，直至符合為止。
63．設(shè)置會計科目就是將企業(yè)進行會計核算所需要使用的會計科目錄入系統(tǒng)中，并按照企業(yè)核算要求和業(yè)務(wù)要求，對每個科目的核算屬性進行設(shè)置。設(shè)置會計科目是填制會計憑證、記賬、編制報表等各項工作的基礎(chǔ)。
增加會計科目時，應(yīng)遵循先設(shè)置上級會計科目，再設(shè)置下級會計科目的順序。會計科目編碼、會計科目名稱不能為空。增加的會計科目編碼必須遵循會計科目編碼方案。
64．會計科目編碼按照科目編碼規(guī)則進行。在對會計科目編碼時，一般應(yīng)遵守以下原則：
(1)*10性。每個編碼必須*10地標(biāo)識某一個科目，不可重復(fù)。
(2)統(tǒng)一性。所有會計科目的編碼標(biāo)準(zhǔn)必須遵守統(tǒng)一的編碼方案。
(3)擴展性。編碼既要適應(yīng)企業(yè)當(dāng)前核算的要求，又要考慮將來業(yè)務(wù)發(fā)展的變化，在設(shè)計編碼時應(yīng)注意保留一些空間，以方便將來科目的增減變動。
65．已經(jīng)使用過的末級會計科目不能再修改科目編碼。
已有數(shù)據(jù)的會計科目，應(yīng)將該科目及其下級科目余額清零后再進行修改或刪除。
刪除科目后不能恢復(fù)，只能通過增加功能重新增加被刪除的會計科目。
非末級科目不能刪除。非末級會計科目不能再修改科目編碼。
66．用戶如在會計年度初建賬，只需將各個會計科目的期初余額錄入系統(tǒng)中即可；用戶如在會計年度中建賬，則除了需要錄入啟用月份的月初余額外，還需錄入本年度各會計科目截至上月份的累計發(fā)生額。系統(tǒng)一般能根據(jù)本月月初數(shù)和本年度截至上月份的借、貸方累計發(fā)生數(shù)，自動計算出本會計年度各會計科目的年初余額。
憑證編號是憑證的*10標(biāo)識。同一類別憑證按月從1號憑證開始連續(xù)編號，不允許重號和漏號。憑證編號為必填內(nèi)容，可以自動生成，也可以手工輸入。
67．憑證錄入的輸入校驗：
在憑證實時校驗時，系統(tǒng)會對憑證內(nèi)容的合法性進行校驗。校驗的內(nèi)容包括：
(1)會計科目是否存在，即會計科目是否是初始化時設(shè)置的會計科目；
(2)會計科目是否為末級科目；
(3)會計科目是否符合憑證的類別限制條件；
(4)發(fā)生額是否滿足“有借必有貸，借貸必相等”的記賬憑證要求；
(5)憑證必填內(nèi)容是否填寫完整；
(6)手工填制憑證號的情況下還需校驗憑證號的合理性。
68．憑證可以修改的內(nèi)容一般包括摘要、科目、金額及方向等。憑證類別、編號不能修改，制單日期的修改也會受到限制。在對憑證進行修改后，系統(tǒng)仍然會按照憑證錄入時的校驗標(biāo)準(zhǔn)來對憑證內(nèi)容進行檢查，只有滿足了校驗條件后，才能進行保存。
憑證修改的操作控制：
(1)修改未審核或?qū)徍藰?biāo)錯的憑證。對未審核的憑證或?qū)徍藰?biāo)錯的憑證，可以由填制人直接進行修改并保存。審核標(biāo)錯的憑證在修改正確后，出錯的標(biāo)記將會消失。
(2)修改已審核而未記賬的憑證。經(jīng)過審核人員審核，并已簽章而未記賬的憑證，如果存在錯誤需要修改，應(yīng)該由審核人員首先在審核模塊中取消對該憑證的審核標(biāo)志，使憑證恢復(fù)到未審核狀態(tài)，然后再由制單人員對憑證進行修改。
(3)修改已經(jīng)記賬的憑證。會計軟件應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能，確保對同類已記賬憑證的連續(xù)編號，不得提供對已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對已記賬憑證日期、金額、會計科目和操作人的修改功能。
(4)修改他人制作的憑證。如果需要修改他人制作的憑證，在賬務(wù)處理模塊參數(shù)設(shè)置中需要勾選允許修改他人憑證的選項，修改后憑證的制單人將顯示為修改憑證的操作人員。如果參數(shù)設(shè)置中選擇不允許修改他人憑證，該功能將不能被執(zhí)行。
69．審核憑證是指審核人員按照國家統(tǒng)一會計準(zhǔn)則制度規(guī)定，對于完成制單的記賬憑證的正確性、合規(guī)合法性等進行檢查核對，審核記賬憑證的內(nèi)容、金額是否與原始憑證相符，記賬憑證的編制是否符合規(guī)定，所附單據(jù)是否真實、完整等。
如果審核發(fā)現(xiàn)記賬憑證存在錯誤，需要打上錯誤標(biāo)記，交由制單人員進行修改。如果審核人員認為憑證沒有錯誤，則審核通過后，系統(tǒng)將在審核欄顯示審核人的名字。
憑證審核的操作控制：
(1)審核人員和制單人員不能是同一人；
(2)審核憑證只能由具有審核權(quán)限的人員進行；
(3)已經(jīng)通過審核的憑證不能被修改或者刪除，如果要修改或刪除，需要審核人員取消審核簽字后，才能進行；
(4)審核未通過的憑證必須進行修改，并通過審核后方可被記賬。
70．在會計軟件中，記賬是指由具有記賬權(quán)限的人員，通過記賬功能發(fā)出指令，由計算機按照會計軟件預(yù)先設(shè)計的記賬程序自動進行合法性校驗、科目匯總、登記賬目等操作。
記賬的操作控制：
(1)期初余額不平衡，不能記賬；
(2)上月未結(jié)賬，本月不可記賬；
(3)未被審核的憑證不能記賬；
(4)一個月可以一天記一次賬，也可以一天記多次賬，還可以多天記一次賬；
(5)記賬過程中，不應(yīng)人為終止記賬。
71．出納管理的主要工作包括庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和資金日報表的管理，支票管理，進行銀行對賬并輸出銀行存款余額調(diào)節(jié)表。
72．賬務(wù)處理模塊的期末處理是指會計人員在每個會計期間的期末所要完成的特定業(yè)務(wù)，主要包括會計期末的轉(zhuǎn)賬、對賬、結(jié)賬等。
73．對賬主要包括總賬和明細賬、總賬和輔助賬、明細賬和輔助賬的核對。為了保證賬證相符、賬賬相符，用戶應(yīng)該經(jīng)常進行對賬，至少一個月一次，一般可在月末結(jié)賬前進行。只有對賬正確，才能進行結(jié)賬操作。
74．結(jié)賬主要包括計算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，終止本期的賬務(wù)處理工作，并將會計科目余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月作為月初余額。結(jié)賬每個月只能進行一次。
75．結(jié)賬工作執(zhí)行時，系統(tǒng)會檢查相關(guān)工作的完成情況，主要包括：
(1)檢查本月記賬憑證是否已經(jīng)全部記賬，如有未記賬憑證，則不能結(jié)賬；
(2)檢查上月是否已經(jīng)結(jié)賬，如上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬；
(3)檢查總賬與明細賬、總賬與輔助賬是否對賬正確，如果對賬不正確則不能結(jié)賬；
(4)對科目余額進行試算平衡，如試算不平衡將不能結(jié)賬；
(5)檢查損益類賬戶是否已經(jīng)結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤，如損益類科目還有余額，則不能結(jié)賬；
(6)當(dāng)其他各模塊也已經(jīng)啟用時，賬務(wù)處理模塊必須在其他各模塊都結(jié)賬后，才能結(jié)賬。
76．固定資產(chǎn)管理模塊初始化工作：
(1)設(shè)置控制參數(shù)。
①設(shè)置啟用會計期間。
②設(shè)置折舊相關(guān)內(nèi)容。
設(shè)置折舊相關(guān)內(nèi)容一般包括是否計提折舊、折舊率小數(shù)位數(shù)等。
③設(shè)置固定資產(chǎn)編碼。
(2)設(shè)置基礎(chǔ)信息。
①設(shè)置折舊對應(yīng)科目。
②設(shè)置增減方式。
③設(shè)置使用狀況。
④設(shè)置折舊方法。
⑤設(shè)置固定資產(chǎn)類別。
(3)錄入原始卡片。
企業(yè)日常運營中，會發(fā)生固定資產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)，一般包括固定資產(chǎn)增加、減少、固定資產(chǎn)變動等。在每個會計期間，用戶可在固定資產(chǎn)管理模塊中對相關(guān)日常業(yè)務(wù)進行管理和核算。
固定資產(chǎn)管理模塊期末處理：
(1)計提折舊。
(2)對賬。
(3)月末結(jié)賬。
(4)相關(guān)數(shù)據(jù)查詢。
77．(1)只有在*7會計期間時可以增加資產(chǎn)類別，月末結(jié)賬后則不能增加。
(2)資產(chǎn)類別編碼不能重復(fù)，同級的類別名稱不能相同。
(3)類別編碼、名稱、計提類型和折舊方法不能為空。
(4)其他各項內(nèi)容的輸入是為了輸入卡片方便，要缺省的內(nèi)容可以為空。
(5)使用過的類別計提屬性不允許刪除。
78．由固定資產(chǎn)系統(tǒng)傳遞到總賬系統(tǒng)中的憑證，在總賬系統(tǒng)中不能修改和刪除。
79．工資管理模塊初始化工作：
(1)設(shè)置基礎(chǔ)信息。
①設(shè)置工資類別。
②設(shè)置工資項目。設(shè)置工資項目是計算工資的基礎(chǔ)，包括工資項目名稱、類型、數(shù)據(jù)長度、小數(shù)位數(shù)等。
③設(shè)置工資項目計算公式。
④設(shè)置工資類別所對應(yīng)的部門。
⑤設(shè)置所得稅。
⑥設(shè)置工資費用分攤。
(2)錄入工資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
80．工資管理模塊日常處理：
(1)工資計算。
①工資變動數(shù)據(jù)錄入。
②工資數(shù)據(jù)計算。
(2)個人所得稅計算。
(3)工資分攤。
(4)生成記賬憑證。
81．工資管理模塊期末處理：
(1)期末結(jié)賬。
(2)工資表的查詢輸出。
82．應(yīng)收管理模塊初始化工作：
(1)控制參數(shù)和基礎(chǔ)信息的設(shè)置。
①控制參數(shù)的設(shè)置。
a．基本信息的設(shè)置。
b．壞賬處理方式設(shè)置。
c．應(yīng)收款核銷方式的設(shè)置。
d．規(guī)則選項。
②基礎(chǔ)信息的設(shè)置。
a．設(shè)置會計科目。
b．設(shè)置對應(yīng)科目的結(jié)算方式。
c．設(shè)置賬齡區(qū)間。
(2)期初余額錄入。
83．應(yīng)收管理模塊日常處理：
(1)應(yīng)收處理。
①單據(jù)處理。
a．應(yīng)收單據(jù)處理。
b．收款單據(jù)處理。
c．單據(jù)核銷。
②轉(zhuǎn)賬處理。
a．應(yīng)收沖應(yīng)收。
b．預(yù)收沖應(yīng)收。
c．應(yīng)收沖應(yīng)付。
(2)票據(jù)管理。
(3)壞賬處理。
①壞賬準(zhǔn)備計提。
②壞賬發(fā)生。
③壞賬收回。
(4)生成記賬憑證。
84．應(yīng)收管理模塊期末處理：
(1)期末結(jié)賬。
(2)應(yīng)收賬款查詢。
(3)應(yīng)收賬齡分析。
85．應(yīng)付管理模塊初始化工作：
(1)控制參數(shù)和基礎(chǔ)信息的設(shè)置。
①控制參數(shù)設(shè)置。
a．基本信息的設(shè)置。
b．應(yīng)付款核銷的設(shè)置。
c．規(guī)則選項。
②基礎(chǔ)信息設(shè)置。
a．設(shè)置會計科目。
b．設(shè)置對應(yīng)科目的結(jié)算方式。
c．設(shè)置賬齡區(qū)間。
(2)期初余額錄入。
應(yīng)付管理模塊日常處理。
(1)應(yīng)付處理。
①單據(jù)處理。
a．應(yīng)付單據(jù)處理。
b．付款單據(jù)處理。
C．單據(jù)核銷。
②轉(zhuǎn)賬處理。
a．應(yīng)付沖應(yīng)付是指將一家供應(yīng)商的應(yīng)付款轉(zhuǎn)到另一家供應(yīng)商中。
b．預(yù)付沖應(yīng)付用于處理供應(yīng)商的預(yù)付款和對該供應(yīng)商應(yīng)付欠款的轉(zhuǎn)賬核銷業(yè)務(wù)。
C．應(yīng)付沖應(yīng)收是指用某供應(yīng)商的應(yīng)付款，沖抵某客戶的應(yīng)收款項。
②票據(jù)管理。
③生成記賬憑證。
應(yīng)付管理模塊期末處理：
(1)期末結(jié)賬。
(2)應(yīng)付賬款查詢。
(3)應(yīng)付賬齡分析。
86．報表數(shù)據(jù)來源：
(1)手工錄入。
(2)來源于報表管理模塊其他報表。
(3)來源于系統(tǒng)內(nèi)其他模塊。
報表管理模塊應(yīng)用基本流程：
(1)格式設(shè)置。報表格式設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括定義報表尺寸、定義報表行高列寬、畫表格線、定義單元屬性、定義組合單元、設(shè)置關(guān)鍵字等。
(2)公式設(shè)置。
(3)數(shù)據(jù)生成。
(4)報表文件的保存。
(5)報表文件的輸出。
87．報表中，主要有計算公式、審核公式和舍位平衡公式。
計算公式是指對報表數(shù)據(jù)單元進行賦值的公式，是必須定義的公式。
審核公式用于審核報表內(nèi)或報表間的數(shù)據(jù)鉤稽關(guān)系是否正確。審核公式不是必須定義的。
舍位平衡公式用于報表數(shù)據(jù)進行進位或小數(shù)取整后調(diào)整數(shù)據(jù)。
88．會計報表按輸出方式的不同，通常分為屏幕查詢輸出、圖形輸出、磁盤輸出、打印輸出和網(wǎng)絡(luò)傳送五種類型。