本文作者有著豐富的財務(wù)管理經(jīng)驗，在上市公司做過財務(wù)總監(jiān)，文章以他的工作經(jīng)歷講述了會計當(dāng)初最平常的一個基礎(chǔ)問題，提出自己的思考和觀點，值得引起大家的思考。
這件事發(fā)生在我剛剛參加工作的*9周：
我*9個會計崗位是材料成本會計，工作內(nèi)容是定期到材料倉庫收取出入庫單據(jù)，整理入賬、辦理貨款結(jié)算，登記存貨二級分類賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等等。
剛一工作，我就發(fā)現(xiàn)那里有一個奇怪的財務(wù)手續(xù)安排：倉單、發(fā)票單據(jù)收齊后，不直接安排付款的，填制轉(zhuǎn)賬憑證，登記應(yīng)付賬款、存貨，這符合正常要求，不怪;直接付款的，也要先做一張轉(zhuǎn)賬憑證登記應(yīng)付賬款、存貨，同時再做一份付款憑證登記應(yīng)付賬款、銀行存款。這就奇怪了。
這不是寫多了一份記賬憑證嗎?上學(xué)時考試時、會計教材的示例會計分錄，直接付款采購業(yè)務(wù)都是要求直接編制一個付款憑證，借：存貨，貸：銀行存款。難道這里的會計安排錯了?難道是他們故意多寫一張憑證自己給自己找事做?
看到這一工作方式，我當(dāng)時是滿腹疑惑。但是，因為剛剛參加工作不敢莽撞，因為相信別人都不是傻瓜，自己就沒有傻瓜一樣直接去提問，而是惦記在心里。又過兩天，一個供應(yīng)商交來對賬單要求對賬，我一處理，立刻明白了多寫一張轉(zhuǎn)賬憑證的安排，有多么實用，多么英明!
因為不論是直接付款，還是延后付款，全部采購入賬事項都在應(yīng)付賬款戶頭登記過，所有付款都是從應(yīng)付賬款戶頭付出的，應(yīng)付賬款賬頁直接就是對賬單，不需要做任何整理。如果不是這樣，如果按照教材去工作，直接付款的事項在現(xiàn)金、銀行存款戶頭去查找，不直接付款的事項通過應(yīng)付賬款來查，整理對賬單就會是一件非常麻煩、費時的工作。
平時的舉手之勞，多寫一張憑證，卻避免了一項麻煩的數(shù)據(jù)整理工作，這還不是英明，什么是英明?
進(jìn)一步思考后，我理解這一安排有以下好處：
1、保持應(yīng)付賬款信息的完整性，方便對賬，避免對賬數(shù)據(jù)整理工作量;
2、保證單據(jù)處理手續(xù)的統(tǒng)一性：延后付款的，記賬憑證后邊主要是倉庫單據(jù)、發(fā)票;如果直接付款的用一張憑證處理，除了倉庫單據(jù)、發(fā)票外，支票、付款申請單也要附在憑證后邊。分開兩張憑證處理，則所有轉(zhuǎn)賬憑證后邊的附件是統(tǒng)一的，所有付款憑證后的附件也是統(tǒng)一的。
也曾思考過：多寫一張記賬憑證違反會計原則嗎?我的結(jié)論是不違反：一位哲人說過：人不能兩次踏進(jìn)同一條河，因為時空、水是時刻變化的;貨物總是先進(jìn)倉，再付款的，有嚴(yán)格意義上的立即付款采購事項嗎?沒有!所以，所謂直接付款，只是掛賬的時間短而已，這一環(huán)節(jié)是客觀存在的，轉(zhuǎn)賬憑證是客觀記載了入庫這樣一個環(huán)節(jié)，一點也不多。
通過這件事，在以后更長的工作經(jīng)歷里，我逐漸體會和總結(jié)出更多關(guān)于結(jié)算賬戶使用的原則和體會：
1、記賬是為了用賬，不是為了記賬而記賬。賬簿的數(shù)據(jù)應(yīng)該方便使用，賬簿要為日常工作歸集所需要的數(shù)據(jù)、信息。
2、保持完整性是結(jié)算賬戶使用的重要原則。比如針對某一供應(yīng)商，根據(jù)付款時的狀態(tài)，分別登記預(yù)付賬款、應(yīng)付賬款雖然可以準(zhǔn)確反映款項的發(fā)生性質(zhì)，但是這樣會讓結(jié)算信息分階段分散反映在多個賬戶中，也是違反了結(jié)算信息完整性的，因此，在實際工作中，預(yù)付款時我是直接登記到應(yīng)付賬款借方的。
3、合理分拆單據(jù)，讓單據(jù)反映的內(nèi)容更單一，讓后附單據(jù)、手續(xù)更統(tǒng)一，往往比混合、匯總編寫記賬憑證更劃算。
……
以上這些，具體去說是一個會計工作方法。但是，推廣去想，卻與許多道理相通。生活中，少與多，簡與繁，永遠(yuǎn)都是矛盾的統(tǒng)一體。很多時候，追求簡單，得到的結(jié)果卻是繁瑣，前邊的投入少，后邊的麻煩就多。比如，活動前的準(zhǔn)備工作做少了，活動中的麻煩就會多;月初的工作不及時解決，月末就會忙得手忙腳亂。工作中，不要有怕麻煩的想法，你今天多做了一些看似麻煩的事，將來就可以少一些麻煩。