一、正確填制憑證摘要欄的重要性
記賬憑證是重要的會(huì)計(jì)核算資料。它是單位財(cái)會(huì)人員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證填制的,載有反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄及簡(jiǎn)要內(nèi)容,直接作為記賬依據(jù)的書(shū)面文件。記賬憑證的主要作用在于對(duì)原始憑證進(jìn)行歸類(lèi)整理,運(yùn)用賬戶(hù)和借貸記賬法編制會(huì)計(jì)分錄,為登記賬簿提供依據(jù)。
因此,所有記賬憑證都應(yīng)滿(mǎn)足記賬的要求,都必須具備下列基本內(nèi)容:
1.記賬憑證的名稱(chēng)。
2.填制憑證的日期和憑證的編號(hào)。
3.經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要。
4.記賬符號(hào)、賬戶(hù)(包括一級(jí)、二級(jí)或明細(xì)賬戶(hù))名稱(chēng)和金額。
5.所附原始憑證的張數(shù)。
6.填制單位的名稱(chēng)及有關(guān)人員簽章。
在記賬憑證的編寫(xiě)過(guò)程中,記賬憑證摘要作為一項(xiàng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,它的填寫(xiě)直接影響到財(cái)務(wù)管理部門(mén)會(huì)計(jì)賬簿的質(zhì)量。摘要填寫(xiě)的質(zhì)量可以反映一個(gè)單位財(cái)務(wù)管理的水平、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的質(zhì)量和會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。摘要填制的簡(jiǎn)明準(zhǔn)確,可以對(duì)財(cái)務(wù)分析、查詢(xún)起到事半功倍的效果。
二、會(huì)計(jì)實(shí)踐中如何填制高校記賬憑證摘要欄
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的變化,新生事物不斷產(chǎn)生,高校新的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)層出不窮,需要核算的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)也在不斷擴(kuò)大和發(fā)展?,F(xiàn)結(jié)合高校會(huì)計(jì)實(shí)踐,針對(duì)會(huì)計(jì)核算中遇到的一些常見(jiàn)事項(xiàng),分別探討一下記賬憑證摘要欄的填寫(xiě)。
?。ㄒ唬┮话銟I(yè)務(wù)
1.收入核算的處理。高校收入來(lái)源渠道很多,有財(cái)政撥款、科研劃撥、捐贈(zèng)收入、學(xué)費(fèi)收入、罰沒(méi)收入、代管性質(zhì)的收入、銀行或金融機(jī)構(gòu)貸款等。這類(lèi)業(yè)務(wù)在日常的管理活動(dòng)中經(jīng)常需要核對(duì)、查詢(xún)、分析。因此,這類(lèi)摘要一般要注明收入的性質(zhì),內(nèi)容盡量完整、詳細(xì)。比如:“某月收教育廳撥款”、“收5月—8月招商銀行利息”、“收會(huì)計(jì)學(xué)院05級(jí)03班學(xué)生學(xué)費(fèi)”等。
2.發(fā)放性質(zhì)的業(yè)務(wù)處理。高校經(jīng)常發(fā)生一些帶有發(fā)放或領(lǐng)取性質(zhì)的勞務(wù)費(fèi)用、獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用、安家費(fèi)、喪葬補(bǔ)助及遺屬費(fèi)等。這類(lèi)性質(zhì)的業(yè)務(wù)往往需要核對(duì)和經(jīng)常查詢(xún)。因此,這類(lèi)業(yè)務(wù)的摘要在填制時(shí)要注明發(fā)放對(duì)象、發(fā)放性質(zhì)。例如:“統(tǒng)計(jì)學(xué)院王某領(lǐng)引進(jìn)人才安家費(fèi)”、“國(guó)資處李某報(bào)喪葬補(bǔ)助費(fèi)”、“發(fā)放2007—2008年度本科生獎(jiǎng)學(xué)金”等。摘要中注明發(fā)放對(duì)象,方便以后的賬務(wù)核對(duì)及查詢(xún)。
3.日常采購(gòu)業(yè)務(wù)的處理。在日常工作中,經(jīng)常會(huì)發(fā)生購(gòu)置辦公用品、試驗(yàn)材料、圖書(shū)、固定資產(chǎn)、紀(jì)念品等業(yè)務(wù)。針對(duì)這類(lèi)業(yè)務(wù),摘要欄應(yīng)填寫(xiě)為“某單位某人報(bào)某物”。例如:“管理學(xué)院張三購(gòu)買(mǎi)打印紙花費(fèi)現(xiàn)金180元”,摘要為“管理學(xué)院張三報(bào)打印紙”、“宣傳部李某報(bào)U盤(pán)”、“院辦張某報(bào)專(zhuān)家禮品”等等。如果經(jīng)辦人將多種用途的原始單據(jù)一并報(bào)銷(xiāo),會(huì)計(jì)人員應(yīng)將不同用途的原始單據(jù)分別歸類(lèi),分別制作記賬憑證。對(duì)金額較小的物品可以不再單獨(dú)制單而在摘要欄中用“等”表示。
4.差旅費(fèi)的處理。在日常的會(huì)計(jì)核算中,差旅費(fèi)的核算業(yè)務(wù)量比較大。差旅費(fèi)的核算范圍主要包括會(huì)議、實(shí)習(xí)、調(diào)研、進(jìn)修培訓(xùn)、出國(guó)考察、購(gòu)物等。針對(duì)這類(lèi)業(yè)務(wù),摘要欄應(yīng)填寫(xiě)為“某單位某人報(bào)某地某事”。例如:“工程學(xué)院李四去濟(jì)南采購(gòu)材料”,摘要為“工程學(xué)院李四報(bào)濟(jì)南差費(fèi)”:“審計(jì)處趙二去北京參加培訓(xùn)”,摘要為“審計(jì)處趙二報(bào)北京培訓(xùn)費(fèi)”; “教材科張某去杭州采購(gòu)圖書(shū)”,摘要為“教材科張某報(bào)杭州圖書(shū)采購(gòu)”……這樣填制摘要欄可以使閱讀者清楚地了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容。
?。ǘ┨厥鈽I(yè)務(wù)
1.內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算的處理。高校中的內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算包括下屬印刷廠(chǎng)、餐廳、賓館、等向?qū)W校財(cái)務(wù)處結(jié)算各部門(mén)的印刷費(fèi)、招待費(fèi)、住宿費(fèi)等以及下屬單位需要返還學(xué)校的工資、水電費(fèi)、上繳利潤(rùn)等。通常情況這類(lèi)結(jié)算業(yè)務(wù)比較集中,每月發(fā)生次數(shù)比較少。各種用途的同類(lèi)性質(zhì)費(fèi)用比較多,結(jié)算的時(shí)間跨度比較長(zhǎng),各相關(guān)院系職能部門(mén)對(duì)費(fèi)用后面所附清單基本上已進(jìn)行過(guò)詳細(xì)核對(duì),這類(lèi)憑證的摘要應(yīng)填寫(xiě)為“某單位結(jié)算某單位什么費(fèi)用”。例如:“印刷廠(chǎng)結(jié)算會(huì)計(jì)學(xué)院印刷費(fèi)”,摘要為“印刷廠(chǎng)潘某結(jié)算會(huì)計(jì)學(xué)院印刷費(fèi)”:“第三餐廳結(jié)算院辦的對(duì)外招待費(fèi)”,摘要為“三餐王某結(jié)算院辦招待費(fèi)”,能讓經(jīng)費(fèi)使用部門(mén)一目了然。對(duì)于返還學(xué)校的費(fèi)用,可以使用“某單位返還2008年3月工資”,“某單位上繳2008年度利潤(rùn)”等。
2.工資核算的處理。工資結(jié)算憑證附件內(nèi)容比較多,每月發(fā)生的次數(shù)少,業(yè)務(wù)性質(zhì)比較單一。這類(lèi)業(yè)務(wù)按照工資核算的項(xiàng)目填制比較好,對(duì)整張工資憑證來(lái)說(shuō)反映的業(yè)務(wù)內(nèi)容比較清楚,對(duì)各費(fèi)用賬簿來(lái)說(shuō)也能清楚地反映哪個(gè)月份的何種工資費(fèi)用。摘要欄填寫(xiě)為“發(fā)放某月在職人員基本工資”、“發(fā)放5月離退休人員工資”等等,這種摘要更容易使讀者理解業(yè)務(wù)內(nèi)容。
3.其他核算的業(yè)務(wù)處理。一些不能劃歸到上述類(lèi)別的核算業(yè)務(wù),比如分配指標(biāo)、特殊費(fèi)用、年終結(jié)賬等。這類(lèi)核算業(yè)務(wù)的摘要需要載明分配什么指標(biāo)、什么性質(zhì)的業(yè)務(wù)等。例如:“分配管理學(xué)院6月份上機(jī)費(fèi)”、“劃撥教務(wù)處2008年經(jīng)費(fèi)指標(biāo)”、“結(jié)轉(zhuǎn)2007年經(jīng)費(fèi)結(jié)余”等。