年底,財(cái)務(wù)電算化的企業(yè)都要做的最后一項(xiàng)工作便是打總分類賬和明細(xì)分類賬等賬頁(yè),這是財(cái)務(wù)檔案管理的必選項(xiàng),而財(cái)務(wù)電算化賬本必須是以電子和紙質(zhì)的介子存儲(chǔ)。電子的賬本無(wú)論什么材料何種方式存儲(chǔ)都不能避免被刻意作弊的人的修改,現(xiàn)在財(cái)務(wù)的檔案仍然是以紙介子為標(biāo)準(zhǔn)的保存模式輔助以電子的檔案。這樣就要求財(cái)務(wù)的賬本檔案必須符合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作中對(duì)賬本的要求,也要滿足國(guó)家檔案管理的要求。
1、為了保證數(shù)據(jù)的安全完整,財(cái)務(wù)賬冊(cè)必須是以死頁(yè)裝訂制作方式存檔,且按照檔案管理要求不能使用能生銹的金屬裝訂,為了防止賬冊(cè)的人為制假,建議使用特種設(shè)備裝訂。對(duì)于有多個(gè)核算點(diǎn)的集團(tuán)式企業(yè)*4是由總公司提取所有單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),統(tǒng)一委派打印輸出,以保證賬冊(cè)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)與電子賬冊(cè)的一致。
2、為了保證賬頁(yè)的完整性,要求必須對(duì)賬頁(yè)進(jìn)行自然數(shù)的排序頁(yè)碼印制。
(1)對(duì)于單一科目裝訂成一冊(cè)或者分多冊(cè)裝訂的要全部自然數(shù)排列。
(2)對(duì)于多個(gè)科目合并裝訂的,要求有分別對(duì)單一科目的頁(yè)碼排列和本賬冊(cè)的自然數(shù)頁(yè)碼排列。
3、 每個(gè)賬冊(cè)要求必須有滿足本企業(yè)管理需要的賬薄啟用表或使用登記表,表中的基本要素中要有本賬冊(cè)的頁(yè)數(shù)。表中也要有以往手工賬冊(cè)使用登記表中的所有要素。
4、 對(duì)于合并裝訂及往來(lái)科目在每本賬冊(cè)前應(yīng)該填制本賬冊(cè)目錄,目錄的形式可以采用填制總目錄再分別填制分冊(cè)裝訂的每?jī)?cè)目錄,也可以直接分冊(cè)填制目錄。目錄中要有科目名稱必要的還要分組,要有起始的頁(yè)碼。
5、 賬冊(cè)的封面要求明確的印制賬本歸屬單位及年度,還要盡可能的將本賬冊(cè)包含的科目列示清楚,在篇幅有限的情況下可以簡(jiǎn)稱或者類別列示。
6、 對(duì)于賬冊(cè)的封面材料,依照以往手工賬本是一種漆布加紙板的復(fù)合材料,有一定的耐水耐酸堿性能,但是這樣的材料是工業(yè)化批量生產(chǎn)的賬冊(cè)適用。所以建議使用預(yù)涂膜的新型進(jìn)口紙張作為賬冊(cè)的封面,這種紙的高耐水耐酸堿高強(qiáng)度的性能是對(duì)賬冊(cè)紙張的良好保護(hù)。
7、 為了更加方便的查閱財(cái)務(wù)賬本也可以在每?jī)?cè)的賬冊(cè)脊背上印制本賬冊(cè)的分面的內(nèi)容,限于篇幅可以簡(jiǎn)化表達(dá)。這樣做也提高了本賬冊(cè)的美觀。
8、 關(guān)于賬頁(yè)的打印輸出,必須預(yù)先進(jìn)行總體格式的確定,使得全部的賬頁(yè)面貌統(tǒng)一。尤其是總公司下管轄多個(gè)核算單位的統(tǒng)一格式非常重要。電算化之后對(duì)于手工習(xí)慣使用的多欄次明細(xì)賬,就沒(méi)有使用價(jià)值了,多數(shù)的統(tǒng)計(jì)平衡工作都是可以在電腦上完成了。建議全部采用三欄式的明細(xì)賬,A4幅面制作。工作流程作如下的建議:
(1)首先要導(dǎo)出本企業(yè)當(dāng)年的科目表。
(2)對(duì)每個(gè)科目及明細(xì)科目要標(biāo)示出需要打印總賬頁(yè)還是逐筆明細(xì)賬還是數(shù)量金額賬。堅(jiān)持輸出多欄賬的企業(yè)也同時(shí)要做出相應(yīng)的標(biāo)示。
(3)對(duì)于需要合并的賬頁(yè)進(jìn)行初步合并,編輯好目錄及賬薄啟用表。
(4)審查編輯好的賬冊(cè),確認(rèn)后輸出,交付裝訂。
(5)驗(yàn)收裝訂完畢的賬冊(cè),歸檔或者保存在財(cái)務(wù)一年。
總之,一本合格的、美觀的賬冊(cè)就是一個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作優(yōu)秀的體現(xiàn),作為財(cái)務(wù)人員也需要將一年的辛苦工作作一個(gè)良好的封裝,作為財(cái)務(wù)管理者也有責(zé)任保證企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的不錯(cuò)不漏不毀并易于查閱。
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