差旅費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管控從哪里入手

近期，一則“三星女員工抱怨差旅補(bǔ)貼低不得不住進(jìn)紅燈區(qū)”的新聞著實(shí)抓人眼球，在三星二季度營(yíng)業(yè)利潤(rùn)同比減少25%的背景下，三星電子不得不開(kāi)始執(zhí)行“勒緊褲袋”的政策。但差旅費(fèi)用的管控就一定要以犧牲企業(yè)員工滿(mǎn)意度為代價(jià)么? 其實(shí)不然!

談到差旅費(fèi)用管控，財(cái)務(wù)人員的*9反應(yīng)就是幫助公司削減費(fèi)用，減少公司不必要支出。但在咨詢(xún)看來(lái)差旅費(fèi)用管控功效遠(yuǎn)大于類(lèi)似上述案例單一的削減費(fèi)用支出，優(yōu)秀的差旅費(fèi)用管控方案同時(shí)還兼具提高財(cái)務(wù)部審核工作效率、提高公司資金使用率及兼顧提升員工滿(mǎn)意度等多重優(yōu)勢(shì)。根據(jù)此前由財(cái)務(wù)培訓(xùn)主辦的數(shù)場(chǎng)差旅費(fèi)用管控論壇中，完善總結(jié)了數(shù)家優(yōu)秀企業(yè)差旅費(fèi)用控制方法和流程，本次我們就節(jié)選出其中六種典型的差旅費(fèi)用控制妙招為您開(kāi)拓費(fèi)用控制思路。

多數(shù)企業(yè)常會(huì)碰到員工出差發(fā)生預(yù)算超標(biāo)的情況，但隨之而來(lái)的又常是一些貌似合理的原因。例如，銷(xiāo)售部員工和公司高層領(lǐng)導(dǎo)一同拜訪(fǎng)客戶(hù)，住宿標(biāo)準(zhǔn)肯定是“就高不就低”，那對(duì)于基層銷(xiāo)售部員工則會(huì)超出預(yù)算。又如銷(xiāo)售部同事常常為了盡快拿下客戶(hù)訂單而發(fā)生業(yè)務(wù)招待費(fèi)超標(biāo)的情況。對(duì)于此類(lèi)情況，財(cái)務(wù)部可以建立一張白名單或黑名單列表。如果發(fā)生銷(xiāo)售員工和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)出差而提高住宿標(biāo)準(zhǔn)的情況，則自動(dòng)歸為白名單，不需審批則可批準(zhǔn)。反之，如果銷(xiāo)售的業(yè)務(wù)招待費(fèi)超標(biāo)，那么可以設(shè)為黑名單。通過(guò)對(duì)白名單和黑名單的定期調(diào)整，可以減少例外審批的數(shù)量。

提前預(yù)定機(jī)票通常可獲得較優(yōu)惠折扣是眾人皆知的常識(shí)，但企業(yè)因差旅單據(jù)數(shù)量過(guò)大而往往不了解最終拿到折扣在市場(chǎng)中所處水平。而通過(guò)在線(xiàn)差旅預(yù)定平臺(tái)則可分析出某條航線(xiàn)一段時(shí)間的平均折扣率和中位票價(jià)并基于此來(lái)審核員工所預(yù)定機(jī)票的價(jià)格水平。同時(shí)，企業(yè)也可通過(guò)該方法對(duì)公司內(nèi)部部門(mén)之間進(jìn)行橫向比較。例如維修部門(mén)機(jī)票價(jià)格可能較高，這通常緣于一旦客戶(hù)提出要求則馬上動(dòng)身到客戶(hù)公司搶修，不能做到及早預(yù)定。但是市場(chǎng)部和銷(xiāo)售部的工作職責(zé)可能相近，如果發(fā)生市場(chǎng)部的平均折扣率是九折而銷(xiāo)售部是七折，那么就可以詢(xún)問(wèn)對(duì)應(yīng)部門(mén)為何存在如此差異，進(jìn)而找出原因。通過(guò)不斷調(diào)研和分析，就可對(duì)優(yōu)秀做法進(jìn)行推廣，對(duì)不足地方加以改進(jìn)，持續(xù)改進(jìn)公司內(nèi)部差旅政策。

正如本文開(kāi)場(chǎng)所談，控制差旅費(fèi)用支出一般不通過(guò)降低公司預(yù)定賓館和機(jī)票差旅標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)，因?yàn)檫@樣的方式容易引起員工抱怨反而得不償失。而換種做法，通過(guò)對(duì)差旅的合理性進(jìn)行事先規(guī)劃則可事半功倍。例如，財(cái)務(wù)部通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)銷(xiāo)售部同事經(jīng)常從上海出差到南京拜訪(fǎng)客戶(hù)。在沒(méi)有提前規(guī)劃的情況下可能是*9天下午出發(fā)，當(dāng)晚發(fā)生住宿一晚，第二天白天客戶(hù)處拜訪(fǎng)，第三天早間趕回上海。但如果提前對(duì)拜訪(fǎng)安排進(jìn)行了解，并合理規(guī)劃做到當(dāng)天往返那么公司就可節(jié)省近兩天的房租。公司甚至可以對(duì)進(jìn)行合理規(guī)劃而減少的對(duì)應(yīng)住宿支出部分進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，例如規(guī)定在南京拜訪(fǎng)客戶(hù)如果當(dāng)天往返有額外津貼，津貼的金額可以小于對(duì)應(yīng)的住宿費(fèi)用，這樣不僅節(jié)省了住宿支出、提高了員工積極性同時(shí)也額外增加了一個(gè)工作日的上班時(shí)間。

用商務(wù)卡的模式取代備用金可減少對(duì)公司的資金占用，緩解對(duì)資金流的壓力。特別是企業(yè)雇傭非本地員工時(shí)，該類(lèi)員工通常無(wú)法辦理較高額度的信用卡，而相應(yīng)員工又可能出現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)間出差而大幅墊付差旅款項(xiàng)影響該員工的正常生活的實(shí)際問(wèn)題，這時(shí)通過(guò)公司統(tǒng)一辦理商務(wù)卡則可獲得較高授信額度繼而解決上述問(wèn)題。但商務(wù)卡所不可忽略的隱患是如發(fā)生員工惡意透支消費(fèi)的情況時(shí)，公司需承擔(dān)相應(yīng)還款責(zé)任。據(jù)財(cái)務(wù)培訓(xùn)了解，企業(yè)可與銀行談判免除還款責(zé)任，一般的操作程序?yàn)?，?yīng)盡量提前一個(gè)月通知銀行公司員工離職動(dòng)向，實(shí)際離職時(shí)應(yīng)書(shū)面通知銀行，同時(shí)在員工離職之前公司也應(yīng)摸清欠款情況并督促員工盡快還清欠款。

一些公司行政層級(jí)較為復(fù)雜，甚至有多達(dá)十余個(gè)層級(jí)。為了滿(mǎn)足各個(gè)行政層級(jí)的需要，就需對(duì)每個(gè)行政層級(jí)制定單獨(dú)的差旅標(biāo)準(zhǔn)。而全國(guó)各個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不一，對(duì)每個(gè)地區(qū)制定標(biāo)準(zhǔn)本身已經(jīng)較為繁瑣，大量的標(biāo)準(zhǔn)制定工作將使得財(cái)務(wù)部不堪重負(fù)，而政策更新緩慢又可能導(dǎo)致不符合實(shí)際經(jīng)濟(jì)和物價(jià)發(fā)展情況造成員工抱怨較大。建議行政層級(jí)較多的企業(yè)盡量簡(jiǎn)化差旅標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)個(gè)相近的行政層級(jí)歸為同類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、盡可能簡(jiǎn)化流程。

公司可通過(guò)引入訂制化的差旅費(fèi)用管控軟件來(lái)大幅提升工作效率。通常一個(gè)典型的差旅電子報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)將涵蓋下述五種功能：1.在線(xiàn)申請(qǐng)功能，包括出差申請(qǐng)和差旅申請(qǐng);2.在線(xiàn)審批功能;3.差旅供應(yīng)商集中管理功能，包括所有采購(gòu)名單內(nèi)的機(jī)票、酒店等供應(yīng)商;4.費(fèi)用控制功能，將報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)寫(xiě)入系統(tǒng)，例如到不同城市或者不同的國(guó)家住宿標(biāo)準(zhǔn)及到相應(yīng)地區(qū)的津貼補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)錄入，同時(shí)對(duì)不同差旅距離所對(duì)應(yīng)交通工具的選擇和審批均可由系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管控。5.預(yù)算控制，管理人員在審批時(shí)可看到對(duì)應(yīng)部門(mén)當(dāng)月整體的差旅預(yù)算，花銷(xiāo)和結(jié)余情況。從而做到每次審批時(shí)有據(jù)可查。發(fā)生超標(biāo)情況時(shí)必須找財(cái)務(wù)部進(jìn)行單獨(dú)審批，增加預(yù)算。否則費(fèi)用審批將會(huì)被凍結(jié)。通過(guò)電子報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)審核要點(diǎn)可從近10個(gè)降低為3個(gè)。在實(shí)施電子報(bào)銷(xiāo)前財(cái)務(wù)需要審核①審批權(quán)限是否符合規(guī)定 ②審批是否完整 ③審核人簽字是否真實(shí) ④成本中心是否填錯(cuò) ⑤是否及時(shí)報(bào)銷(xiāo) ⑥總金額是否正確⑦費(fèi)用是否超標(biāo)等10個(gè)要點(diǎn)。而在使用電子報(bào)銷(xiāo)后，財(cái)務(wù)僅需審核特殊事項(xiàng)合理性，發(fā)票真實(shí)情況，發(fā)票金額與報(bào)銷(xiāo)金額是否一致等內(nèi)容即可。通過(guò)差旅電子系統(tǒng)的應(yīng)用可使財(cái)務(wù)部大幅提高工作效率，加速報(bào)銷(xiāo)進(jìn)度進(jìn)而提高員工滿(mǎn)意度。

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