預(yù)算管控成就"主動式管理"
目前，很多企業(yè)都制定了詳細(xì)的全面預(yù)算管理制度，同時也采用預(yù)算管理軟件協(xié)助進(jìn)行預(yù)算的編制、上報和執(zhí)行分析。但是，每到年末，企業(yè)往往會發(fā)現(xiàn)預(yù)算最終 的執(zhí)行效果大打折扣，這給企業(yè)的資本以及價值帶來巨大損失。
其實(shí)，預(yù)算管理的問題應(yīng)該從預(yù)算執(zhí)行的一開始就實(shí)行控制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過建立“費(fèi)用管控信息系統(tǒng)”，支持各級領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任部門實(shí)現(xiàn)成本費(fèi)用“主動式管理”，實(shí)現(xiàn)成本支出的“事前預(yù)算控制，事中審批控制，事后核算分析”的一體化管理。
自動化管理實(shí)現(xiàn)事前控制
企業(yè)預(yù)算執(zhí)行情況不力的原因有很多，最主要原因是企業(yè)在預(yù)算執(zhí)行之初未將事前控制工作做到位，從而導(dǎo)致超預(yù)算的情況時有發(fā)生。
“當(dāng)下屬企業(yè)或者部門發(fā)現(xiàn)超預(yù)算時往往已經(jīng)晚了，一些本應(yīng)節(jié)約不該花出去的錢由于年初預(yù)算充足而支付出去，影響了年末正常業(yè)務(wù)的開展;還有一些單位盡管做了預(yù)算編制，但當(dāng)某一項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算不夠的時候，就挪用別的費(fèi)用的預(yù)算。”德潤財務(wù)顧問如是說。
“企業(yè)之中更有甚者，根本不清楚自身的預(yù)算。費(fèi)用發(fā)生了，只要公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，就能入賬。問題的核心并不在于是否可以入賬，而是在于公司的高層管理者很少會在簽字的時候詢問一下預(yù)算的剩余情況。”
上述情況是企業(yè)預(yù)算編制與執(zhí)行情況脫節(jié)的一個縮影。
從長遠(yuǎn)來看，解決上述問題的關(guān)鍵在于企業(yè)應(yīng)該在全公司的范圍內(nèi)，對每個費(fèi)用項(xiàng)目制定一個統(tǒng)一的審批權(quán)限，凡是發(fā)生的費(fèi)用都要按照審批權(quán)限的要求嚴(yán)格執(zhí)行審批。
“費(fèi)用管控信息系統(tǒng)的重點(diǎn)是對費(fèi)用審批流程以及預(yù)算控制的自動化管理，系統(tǒng)要根據(jù)費(fèi)用事項(xiàng)的不同、授權(quán)審批限額等條件的不同，將符合預(yù)算要求的費(fèi)用申請自動提交到下一審核節(jié)點(diǎn)，將合規(guī)性以及預(yù)算檢查提前到申請環(huán)節(jié)由系統(tǒng)自動完成，減少人工判斷、避免人為干預(yù)。”
統(tǒng)一管控，分級授權(quán)
對于集團(tuán)企業(yè)來說，由于規(guī)模龐大，各成員企業(yè)之間的業(yè)務(wù)差別比較大，制定統(tǒng)一的預(yù)算分配和管理策略很難適應(yīng)所有成員企業(yè)的預(yù)算控制要求，這就需要集團(tuán)在對成員企業(yè)預(yù)算控制目標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)一要求的基礎(chǔ)上，按照“分級授權(quán)、權(quán)責(zé)對應(yīng)”的原則，授權(quán)各公司自行制定預(yù)算分配和管理策略，預(yù)算控制策略主要涉及“控制部門”與“控制期間”的設(shè)置。
對于一個公司內(nèi)部的預(yù)算管理，可以細(xì)化為分解控制和歸口控制兩種策略，即將預(yù)算下發(fā)到各個部門或找一個歸口部門統(tǒng)一管理。
在業(yè)務(wù)的開展中，如果某一部門的預(yù)算不夠，而公司內(nèi)其他部門的預(yù)算還有剩余，則各個公司的預(yù)算管理員可以在公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行內(nèi)部調(diào)整;如果某一費(fèi)用全公司都沒有預(yù)算了，需要上級或者集團(tuán)追加預(yù)算時，則可以通過全面預(yù)算系統(tǒng)的下?lián)茴A(yù)算進(jìn)行導(dǎo)入并進(jìn)行預(yù)算的下達(dá)分解。
另外，大型集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部各成員單位的管理水平不一樣。對于基礎(chǔ)比較好的單位，可以將預(yù)算細(xì)化到按月控制。按月控制意味著單位需要在平時嚴(yán)格進(jìn)行預(yù)算滾動管理并實(shí)施總體控制，即前一個月使用不完的預(yù)算可以滾動至下一個月繼續(xù)使用。而在遇到年中某一月份需要大量開支的時候，按月控制的單位可以進(jìn)行跨月調(diào)整，將后面月份的預(yù)算挪至當(dāng)月使用，避免精細(xì)化管理影響到緊急特殊事宜的處理。
業(yè)務(wù)財務(wù)一體化管理
無論是自動化管理還是分級授權(quán)，其核心在于企業(yè)需要通過將財務(wù)管理推進(jìn)到業(yè)務(wù)前端來實(shí)現(xiàn)全面財務(wù)預(yù)算管控。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過支出申請與審批的電子化，全面、及時地采集各類成本費(fèi)用的信息。通過從業(yè)務(wù)部門采集到的信息，各級企業(yè)成本費(fèi)用的責(zé)任部門和歸口管理部門實(shí)時掌握各項(xiàng)預(yù)算的開支情況，從而解決財務(wù)信息反饋的滯后性問題，實(shí)現(xiàn)“由事后的被動管理，到事前的主動控制”。
“同時，企業(yè)需要通過流程的再造和優(yōu)化，使系統(tǒng)與預(yù)算管理系統(tǒng)、核算系統(tǒng)等信息系統(tǒng)無縫對接，實(shí)現(xiàn)支出申請、審批、支付與集成記賬的閉環(huán)管理。企業(yè)通過閉環(huán)管理可以減少數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，避免數(shù)據(jù)落地處理，切實(shí)提升財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化水平，提高管理工作效率和財務(wù)信息的質(zhì)量。”
“費(fèi)用管控信息系統(tǒng)”是一個企業(yè)全員參與的系統(tǒng)，通過系統(tǒng)建設(shè)，企業(yè)不僅提高了財務(wù)部門的能力，同時更加提高了企業(yè)全員財務(wù)管理的水平。
“同時，‘費(fèi)用管控信息系統(tǒng)’的覆蓋范圍要超過單獨(dú)的全面預(yù)算系統(tǒng)或者是核算系統(tǒng)，更重要的是，該系統(tǒng)在兩者之間起了一個很好的橋梁作用。比如在企業(yè)的預(yù)算、核算以及辦公自動化平臺之間形成強(qiáng)大的集成網(wǎng)絡(luò)。同時，‘費(fèi)用管控信息系統(tǒng)’還具備很大的延展性，讓精細(xì)化管理的理念落實(shí)到企業(yè)的每一個角落。”
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