如何管理好企業(yè)的“錢袋子”，是企業(yè)持續(xù)經(jīng)營的重點(diǎn)?，F(xiàn)在越來越多的企業(yè)，將財(cái)務(wù)管理內(nèi)控的節(jié)點(diǎn)前移，通過前置化的管控來實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的有效管理。而在財(cái)務(wù)管理中，日常費(fèi)用報(bào)銷的管理是重中之重。
　　費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)結(jié)構(gòu)更具擴(kuò)展性
　　“企業(yè)通過制定一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度，可以強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理，完善財(cái)務(wù)管理制度，合理控制費(fèi)用支出，規(guī)范企業(yè)的會(huì)計(jì)核算工作和財(cái)務(wù)報(bào)銷行為，使企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度化、規(guī)范化，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。”北京慧點(diǎn)科技有限公司高級(jí)咨詢顧問沈喜剛這樣告訴記者。
　　相較于傳統(tǒng)手工報(bào)賬單據(jù)填寫不規(guī)范、效率低、審批流程程序復(fù)雜、運(yùn)營成本高以及牽涉到的領(lǐng)導(dǎo)工作被打斷等一系列弊端，慧點(diǎn)科技的費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)為公司財(cái)務(wù)管理建立了一個(gè)溝通協(xié)作的平臺(tái)，對(duì)于細(xì)微處的合理優(yōu)化及調(diào)整都能為公司創(chuàng)造不是那么明顯、但卻非常實(shí)在的效益。
　　報(bào)銷管理系統(tǒng)在功能結(jié)構(gòu)上主要包括展現(xiàn)層、功能平臺(tái)以及應(yīng)用接口三部分。在管理方面，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷業(yè)務(wù)申請(qǐng)、審批、管理控制、賬務(wù)處理以及資金支付環(huán)節(jié)的費(fèi)用報(bào)銷管理全過程電子化。擁有查詢、統(tǒng)計(jì)與綜合分析功能，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)崟r(shí)了解費(fèi)用發(fā)生、費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行以及業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況，為企業(yè)經(jīng)營決策提供依據(jù)。
　　沈喜剛說：“通過應(yīng)用配置與系統(tǒng)設(shè)置，系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況和管理要求，調(diào)整業(yè)務(wù)流程、權(quán)限、主數(shù)據(jù)等系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境，快速響應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)以及相關(guān)管理制度的變化，讓系統(tǒng)更好地為企業(yè)服務(wù)。”實(shí)現(xiàn)松散管理向集中網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)報(bào)銷模式下困擾企業(yè)的問題主要集中在從員工填寫單據(jù)到財(cái)務(wù)審核的這一段流程中。這段流程涉及的人員多，人員層次復(fù)雜，業(yè)務(wù)量大，對(duì)此段流程的改進(jìn)和再造能夠起到畫龍點(diǎn)睛的作用。此報(bào)銷的解決方案核心即在于此。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)通過對(duì)該流程中員工提單、領(lǐng)導(dǎo)審批、財(cái)務(wù)審核三環(huán)節(jié)一體化，縮短報(bào)銷時(shí)間，節(jié)約了員工和管理者時(shí)間，全面提升了企業(yè)財(cái)務(wù)運(yùn)作效率。
　　沈喜剛向記者詳細(xì)介紹了這一轉(zhuǎn)變過程給企業(yè)帶來的4點(diǎn)益處。
　　首先，審批權(quán)限模板化、動(dòng)態(tài)固化審批流程，滿足企業(yè)各種費(fèi)用報(bào)銷流程管理要求。系統(tǒng)支持多費(fèi)用合并報(bào)銷，根據(jù)不同費(fèi)用審批權(quán)限不同，系統(tǒng)動(dòng)態(tài)計(jì)算多費(fèi)用合并報(bào)銷審批流程，減少了費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)單據(jù)數(shù)量，避免了各級(jí)審批人耗費(fèi)過多時(shí)間和精力處理報(bào)銷簽批。
　　其次，將預(yù)算編報(bào)和預(yù)算控制相統(tǒng)一，保證了預(yù)算執(zhí)行控制落地。
　　再其次，應(yīng)用系統(tǒng)集成了預(yù)算管理、網(wǎng)上報(bào)銷、財(cái)務(wù)核算構(gòu)成的完整閉環(huán)管理體系，打破信息孤島，使費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)處理更加自動(dòng)化、便捷化。
　　最后，集團(tuán)化的體系框架特點(diǎn)在于能夠?qū)崿F(xiàn)快速部署、擴(kuò)展，適應(yīng)全集團(tuán)推廣要求。
　　凸顯實(shí)操中的業(yè)務(wù)價(jià)值
　　實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)后，從領(lǐng)導(dǎo)審批到財(cái)務(wù)審核以及出納付款的整個(gè)流程透明地展示在員工面前，這樣就使得任一環(huán)節(jié)對(duì)單據(jù)做的任何調(diào)整和審核修改均可以及時(shí)反饋給員工。
　　對(duì)于越級(jí)審批、財(cái)務(wù)被動(dòng)復(fù)核審批等手工報(bào)銷的不足，應(yīng)用系統(tǒng)將審批制度要求固化在系統(tǒng)中，使得審批制度被嚴(yán)格執(zhí)行，降低了風(fēng)險(xiǎn)。而預(yù)算控制環(huán)節(jié)前沿到業(yè)務(wù)端，實(shí)現(xiàn)了申請(qǐng)部門、歸口管理部門對(duì)各自負(fù)責(zé)預(yù)算支出的嚴(yán)格管理，緩解了財(cái)務(wù)部門對(duì)預(yù)算控制的壓力。
　　值得一提的是，報(bào)銷單據(jù)中存在大量的管理信息以及計(jì)算過程。這些信息涉及很多專業(yè)數(shù)據(jù)，后續(xù)審核也需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。而系統(tǒng)預(yù)設(shè)和自動(dòng)計(jì)算校驗(yàn)，使得出錯(cuò)的幾率大大降低。