能否有效地進(jìn)行數(shù)據(jù)管理是會(huì)計(jì)師事務(wù)所面臨的*5挑戰(zhàn)之一。適合的文檔管理軟件（DMS）能夠改善事務(wù)所的盈收狀況，并幫助它們更輕松地滿足監(jiān)管要求。更為重要的是，DMS可以減少重要文件和客戶數(shù)據(jù)錯(cuò)置或銷(xiāo)毀風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)事務(wù)所敏感信息不會(huì)受到內(nèi)部和外部的破壞。
　　此外，DMS還為組織提供了一個(gè)中央平臺(tái)，可用于獲取、管理、共享和保護(hù)所有辦公文件。
　　DMS為何能做出如此改變，原因有以下五個(gè)方面：
　　1.可為事務(wù)所的資產(chǎn)負(fù)債表帶來(lái)立竿見(jiàn)影的效果：DMS省去了置放和檢索文檔所需的管理時(shí)間。例如，基于云技術(shù)的DMS不但可以減少事務(wù)所對(duì)物理硬件和服務(wù)器的依賴，節(jié)省昂貴的服務(wù)器授權(quán)費(fèi)用（減少事務(wù)所的辦公空間和IT支出），同時(shí)還為事務(wù)所提供了隨時(shí)隨地訪問(wèn)重要文件和文檔的途徑。
　　2.降低管理成本：精心設(shè)計(jì)的無(wú)紙化系統(tǒng)不僅節(jié)省了人工工時(shí)，同時(shí)還可以降低30%至40%的管理費(fèi)用，其中包括辦公用品費(fèi)用和文檔存儲(chǔ)空間。DMS甚至可產(chǎn)生積極的碳排放信用額影響。
　　3.推動(dòng)增長(zhǎng)和提高盈利能力：無(wú)紙化辦公室與其他生產(chǎn)力管理工具（如工作流管理工具）相結(jié)合，能夠*5化地提高自身效率。設(shè)想一下，某個(gè)企業(yè)的員工能夠自動(dòng)獲取工作流程每一步的工作指導(dǎo)。安全的無(wú)紙化辦公室能夠顯著地降低成本、縮短周轉(zhuǎn)時(shí)間、降低風(fēng)險(xiǎn)水平、減少培訓(xùn)時(shí)長(zhǎng)、獲得更好的關(guān)鍵增長(zhǎng)指標(biāo)表現(xiàn)。這讓企業(yè)能夠以更少的時(shí)間和金錢(qián)完成更多的工作。
　　4.安全性：DMS以最安全的方式來(lái)存儲(chǔ)和共享敏感文件，它通過(guò)復(fù)雜的系統(tǒng)來(lái)確保安全，保護(hù)公司客戶、公司自身以及保證公司的盈利水平。DMS減少了合規(guī)和法規(guī)要求（美國(guó)證券交易委員會(huì)（SEC）、醫(yī)療電子交換法案（HIPPA）等）風(fēng)險(xiǎn)，與電子郵件、傳輸控制協(xié)議（FTP）和實(shí)物文檔分發(fā)方式相比，能夠更輕松、更安全地傳遞信息。
　　5.快速響應(yīng)：DMS提供了更快捷、更準(zhǔn)確的信息獲取渠道，這不僅提高了工作流程效率，也提高了客戶的質(zhì)量感知。（公司對(duì)客戶需求的響應(yīng)越快，公司就表現(xiàn)出更強(qiáng)的組織性、客戶也會(huì)感到更加滿意。）
　　強(qiáng)大的DMS能夠保護(hù)環(huán)境、節(jié)約成本——顯著地減少紙張的使用，為會(huì)計(jì)師事務(wù)所、企業(yè)主和信息工作者節(jié)省時(shí)間和金錢(qián)。