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XXX有限責(zé)任公司物資管理審計(jì)報(bào)告
公司內(nèi)審組根據(jù)經(jīng)核準(zhǔn)的20 年度審計(jì)計(jì)劃，于20 10月20日-11月4日對(duì)公司物資管理循環(huán)實(shí)施了內(nèi)部控制審計(jì)。本次審計(jì)的主要目的是檢查和評(píng)價(jià)采購(gòu)及付款、存貨管理及財(cái)務(wù)核算等業(yè)務(wù)流程相關(guān)制度的有效性和日常執(zhí)行的遵循性。我們審閱了相關(guān)制度及原始資料，與相關(guān)建設(shè)、倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)等部門人員進(jìn)行了面談，并抽查了相關(guān)業(yè)務(wù)的處理文件?，F(xiàn)將審計(jì)中情況報(bào)告如下：
一、公司物資管理簡(jiǎn)況
公司目前物資管理方面的主要制度有：XXX[20 51號(hào)XXX有限公司工程物資管理制度、XXX[20 31號(hào)XXX有限公司招標(biāo)管理規(guī)定。其中51號(hào)文件比較系統(tǒng)的對(duì)工程物資采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、財(cái)務(wù)核算等相關(guān)管理環(huán)節(jié)作了詳細(xì)規(guī)定，并制訂了詳細(xì)的工作流程。31號(hào)文件對(duì)重要物資采購(gòu)的招標(biāo)活動(dòng)做了規(guī)定，控制了公司重要采購(gòu)的公正、公平和有效。公司日常物資管理工作遵循51號(hào)文件執(zhí)行，重要物資采購(gòu)按31號(hào)文件走招標(biāo)流程。物資管理所涉及到的主要是公司工程用材料及設(shè)備，省公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部及運(yùn)行維護(hù)部及各分公司建維部是物資的主要使用部門。倉(cāng)庫(kù)歸省公司財(cái)務(wù)部管理，主要負(fù)責(zé)日常物資的出入庫(kù)管理工作。
一、物資采購(gòu)
公司的工程物資管理規(guī)定對(duì)物資采購(gòu)的工作流程進(jìn)行了規(guī)定。日常物資采購(gòu)工作主要由建設(shè)部或運(yùn)維部根據(jù)實(shí)際需要負(fù)責(zé)進(jìn)行。并由使用部門制訂采購(gòu)訂單，聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。我們認(rèn)為，在公司現(xiàn)存的物資管理流程中：
1、公司51號(hào)文件僅對(duì)物資管理各主要工作流程進(jìn)行了規(guī)定，我們認(rèn)為，做為省公司的物資采購(gòu)部門，有必要制訂采購(gòu)環(huán)節(jié)的管理制度。對(duì)物資采購(gòu)過(guò)程中的采購(gòu)申請(qǐng)、詢價(jià)、價(jià)格審批、供應(yīng)商選擇等具體工作進(jìn)行規(guī)范。完善物資管理的基礎(chǔ)工資，控制公司采購(gòu)成本。
2、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)材料到貨驗(yàn)收，有違不相容崗位必須分開的原則
根據(jù)財(cái)政部財(cái)會(huì)[2002]21號(hào)文件《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——采購(gòu)與付款（試行）》的規(guī)定，采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括:(一)請(qǐng)購(gòu)與審批；(二)詢價(jià)與確定供應(yīng)商；(三)采購(gòu)合同的訂立與審計(jì)；(四)采購(gòu)與驗(yàn)收；(五)采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)紀(jì)錄；(六)付款審批與付款執(zhí)行。按照公司制度規(guī)定，收貨工作由倉(cāng)管及質(zhì)檢員負(fù)責(zé)辦理，根據(jù)我們審計(jì)中所了解的實(shí)際情況，采購(gòu)部門制訂采購(gòu)訂單發(fā)給供應(yīng)商，供應(yīng)商根據(jù)訂單發(fā)貨后又由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收，采購(gòu)與驗(yàn)收職責(zé)相混淆，容易形成制度漏洞。截止2006年9月30日，全省尚存在未辦理入庫(kù)的采購(gòu)訂單金額13,741,679.00元。上述材料有些到貨后直接用于工程上，一方面不再受系統(tǒng)預(yù)算控制，另一方面不能在期末庫(kù)存盤點(diǎn)時(shí)體現(xiàn)差異。直接影響到公司對(duì)項(xiàng)目工程核算及考核的準(zhǔn)確性。我們提請(qǐng)省公司倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)上述訂單進(jìn)行清理。
審計(jì)建議：省公司倉(cāng)庫(kù)管理部門與建設(shè)維護(hù)部重新就物資驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)的職責(zé)進(jìn)行明確，保證貨物驗(yàn)收工作按規(guī)定執(zhí)行。
3、在審計(jì)中我們還注意到，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部對(duì)于城域網(wǎng)、省干等工程采購(gòu)用物資，因?yàn)榕c供應(yīng)商簽有采購(gòu)合同，往往不作訂單直接采購(gòu)材料用于工程上，導(dǎo)致材料已用完，倉(cāng)庫(kù)這里還沒(méi)入庫(kù)，日常盤點(diǎn)也不能監(jiān)督到該部分物資，如有差額，只能在事后發(fā)現(xiàn)，影響到公司物資管理安全。在盤存中我們發(fā)現(xiàn)網(wǎng)管中心有少量中信本地網(wǎng)朗訊設(shè)備，隨后追查到中信本地網(wǎng)工程中SDH光傳輸設(shè)備已經(jīng)用在全省各地的本地網(wǎng)建設(shè)中，該批設(shè)備的總價(jià)值為****元，最后一批設(shè)備已于2006年6月收到，截止我們審計(jì)日公司已向該批設(shè)備的供應(yīng)商北京XXXX有限公司支付設(shè)備款****元(2005年9月支付**元，2005年12月支付**元，2006年7月支付**元)，但在用友系統(tǒng)中無(wú)該批設(shè)備的采購(gòu)訂單及相關(guān)的入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。該批設(shè)備是由省公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部人員根據(jù)編號(hào)為***的合同要求供應(yīng)商將設(shè)備直接發(fā)送到相關(guān)的地市分公司，未做采購(gòu)訂單。各地建維人員對(duì)貨物進(jìn)行了簽收，并在省公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部的指導(dǎo)下進(jìn)行安裝，用于本地網(wǎng)建設(shè)中。我們認(rèn)為：省公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部相關(guān)人員違反了公司的物資管理制度中的規(guī)定，由于采購(gòu)、驗(yàn)收均由建設(shè)人員負(fù)責(zé)，收到貨物后根本不需辦理相關(guān)入出庫(kù)手續(xù)而直接用于本地網(wǎng)建設(shè)中，使倉(cāng)庫(kù)管理員在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)無(wú)法對(duì)該批設(shè)備進(jìn)行跟蹤，同時(shí)，我們注意到，所支付****元款項(xiàng)的發(fā)票已收到，因?yàn)椴牧蠜](méi)有入庫(kù)，截止審計(jì)日都沒(méi)能計(jì)入相關(guān)的工程成本,致使相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真。
審計(jì)建議：
（1）財(cái)務(wù)在辦理工程付款時(shí)應(yīng)以用友系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)只有一個(gè)出處，那就是用友系統(tǒng)。我們所說(shuō)的按合同約定付款如果合同約定是預(yù)付款，應(yīng)在付款單備注欄上注明是預(yù)付款，如果合同約定是供應(yīng)商提供相關(guān)發(fā)票申請(qǐng)付款，那么財(cái)務(wù)應(yīng)在付款單備注欄上注明發(fā)票是否已入帳（而不是發(fā)票已收，發(fā)票已收和發(fā)票已入帳在財(cái)務(wù)上是有本質(zhì)區(qū)別的），如果發(fā)票收到卻不能及時(shí)辦理入帳，請(qǐng)相關(guān)流程的人員辦理好入帳必須的流程后，財(cái)務(wù)把發(fā)票入帳再辦理付款，這樣才能保證用友系統(tǒng)中財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)完整。
?。?）在全公司強(qiáng)調(diào)用友系統(tǒng)的地位及作用，用友系統(tǒng)是一個(gè)全面的管理系統(tǒng)，公司的相關(guān)部門要對(duì)其在用友系統(tǒng)內(nèi)資料錄入的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。
4、供應(yīng)商相對(duì)集中，主要原料采購(gòu)供應(yīng)商選擇，缺乏年度復(fù)查程序，供應(yīng)商名錄基本維持不變，新供應(yīng)商開拓力度較弱。我們對(duì)比了公司供應(yīng)商各月發(fā)展趨勢(shì)，發(fā)現(xiàn)公司主要材料采購(gòu)集中在少量供應(yīng)商。例如公司06年的所有尾纖、光收發(fā)器及其模塊全部從XXXX有限公司采購(gòu)，所有光端機(jī)、MF-05型網(wǎng)橋等全部從XXXX有限責(zé)任公司采購(gòu)，因?yàn)閷?duì)上述供應(yīng)商所存在的一定依賴性，我們認(rèn)為，完善第三人對(duì)供應(yīng)商的年審程序，對(duì)保證供應(yīng)商的合理性能起到完善作用。
審計(jì)建議：我們建議公司對(duì)各采購(gòu)負(fù)責(zé)人管理的供應(yīng)商進(jìn)行一年一度的供應(yīng)商交叉復(fù)審制度，同時(shí)通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、 過(guò)去履約情況以及生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)等方面進(jìn)行年底系統(tǒng)復(fù)查，來(lái)選擇有利于公司建設(shè)成本較低的供應(yīng)商。
5、采購(gòu)價(jià)格缺乏系統(tǒng)、嚴(yán)格的詢價(jià)、比價(jià)等價(jià)格核定程序。
前期公司采購(gòu)都沒(méi)有保存過(guò)詢價(jià)、比價(jià)資料，經(jīng)了解公司采購(gòu)價(jià)格以采購(gòu)員詢價(jià)為基礎(chǔ)，由于這種做法缺乏系統(tǒng)、嚴(yán)格及時(shí)的詢價(jià)、比價(jià)等價(jià)格核定程序和書面文件，我們擔(dān)心采購(gòu)價(jià)格合理性是否能夠得到保障。
審計(jì)建議：
?。?）對(duì)于固定供應(yīng)商，我們建議公司應(yīng)制定價(jià)格審核機(jī)制。該機(jī)制可根據(jù)采購(gòu)料件的特點(diǎn)，采用定期獨(dú)立詢價(jià)、議價(jià)，收集公開市場(chǎng)成交價(jià)格等方式來(lái)控制價(jià)格。
（2）采購(gòu)部門應(yīng)密切關(guān)注主要材料、物資市場(chǎng)供求、價(jià)格變動(dòng)情況，進(jìn)行趨勢(shì)預(yù)測(cè)，提出最有利的采購(gòu)時(shí)機(jī)和合理交易價(jià)格，為管理層采購(gòu)決策提供支持。
三、倉(cāng)庫(kù)管理
公司已制定存貨管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)崗位設(shè)置、存貨分類、出入庫(kù)單據(jù)及流轉(zhuǎn)、存貨計(jì)量以及存貨儲(chǔ)存等控制環(huán)節(jié)已作明確，在日常操作中，倉(cāng)庫(kù)由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，倉(cāng)庫(kù)部分實(shí)物控制較好。主要不足之處為：
1、倉(cāng)庫(kù)監(jiān)盤差額，有帳外物資存在
本次審計(jì)盤存中帳面上有的物資保管良好，只有96芯光纜盤虧20米，屬于物資出庫(kù)的正常差異；盤盈的物資有****，同時(shí)我們也注意到網(wǎng)管中心有一批2兆線及少量無(wú)法確認(rèn)規(guī)格型號(hào)的物資財(cái)務(wù)帳面上沒(méi)有，無(wú)人專管，在于網(wǎng)管中心相關(guān)人員的溝通中，有人說(shuō)是設(shè)備采購(gòu)中供應(yīng)商送的在工程建設(shè)
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