高頓網(wǎng)校友情提示,*7自貢財(cái)政會(huì)計(jì)網(wǎng)上公布相關(guān)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)反記賬過程的數(shù)據(jù)處理等內(nèi)容總結(jié)如下:
  反記賬是將已經(jīng)登記入賬的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)予以取消,使之恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)。它是記賬的逆操作,也是計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)獨(dú)有的一個(gè)概念。反記賬在下述三種情況下有著無可替代的作用。
  大量的錯(cuò)誤憑證被登記入賬。這種情況在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)投入使用初期淵尤其在試運(yùn)行期間冤非常容易發(fā)生。如果沒有反記賬功能,則只能編制大量的錯(cuò)賬更正憑證予以更正,從而導(dǎo)致賬簿中存在大量的冗余信息,影響會(huì)計(jì)信息的使用。從審計(jì)的角度來看,當(dāng)審計(jì)人員查到一筆又一筆錯(cuò)賬時(shí),這些錯(cuò)賬也許在后續(xù)的憑證中進(jìn)行了更正,但仍會(huì)使審計(jì)人員對(duì)錯(cuò)誤產(chǎn)生麻痹思想,影響審計(jì)工作效率。如果有反記賬功能就可以先取消記賬,把錯(cuò)誤憑證全部更正后再重新記賬,賬簿中的冗余信息就可以大大減少,賬簿信息就會(huì)簡(jiǎn)潔明了,便于利用。
  賬證不符。在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,記賬實(shí)質(zhì)上是將記賬憑證庫(kù)的有關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)中,而且正式過賬前要先對(duì)記賬憑證進(jìn)行平衡校驗(yàn),以保證其正確性,所以賬證一般是相符的。但是當(dāng)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)遭受計(jì)算機(jī)病毒的侵襲,或者存放會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)硬盤扇區(qū)遭受物理損害,或者賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)在沒有啟動(dòng)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)軟件的情況下被人為非法篡改時(shí),就完全可能導(dǎo)致賬證不符。無論是賬簿錯(cuò)誤還是憑證錯(cuò)誤,或者賬簿、憑證都有錯(cuò)誤,都無法像手工會(huì)計(jì)那樣采用劃線更正法、補(bǔ)充登記法或紅字沖銷法來更正,*4的辦法就是反記賬。如果憑證數(shù)據(jù)正確,僅僅是賬簿記錄有誤,取消錯(cuò)誤的賬簿記錄后將正確的憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入即可;如果是憑證有誤,則不管賬簿記錄是否正確,均應(yīng)先取消賬簿記錄數(shù)據(jù),再對(duì)錯(cuò)誤憑證一一進(jìn)行更正,審核無誤后重新登記入賬。
  記賬過程意外中斷。在手工會(huì)計(jì)中,記賬人員只需接下去登記就可以了。但在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,記賬是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行的,當(dāng)意外斷電、病毒侵襲等非常事件導(dǎo)致記賬過程意外中斷時(shí),財(cái)會(huì)人員無法了解計(jì)算機(jī)到底已經(jīng)登記了多少?gòu)垜{證,因而也就無法在系統(tǒng)恢復(fù)正常后繼續(xù)登賬。也許從理論上說,精通計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)軟件的人能通過查詢賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)記錄等方法獲知記賬過程中斷時(shí)已登記的憑證數(shù),但對(duì)普通的會(huì)計(jì)人員來說,這是不現(xiàn)實(shí)的。況且即使獲知記賬過程意外中斷時(shí)已登記的憑證數(shù),會(huì)計(jì)軟件也不允許接著記賬,惟一的辦法就是設(shè)置反記賬功能。
  可以采用如下兩種方法進(jìn)行反證賬:
  在未記賬憑證文件中保留已記賬憑證記錄。記賬時(shí),將記賬范圍內(nèi)的憑證追加到賬簿數(shù)據(jù)文件中,但不刪除未記賬憑證文件中的相應(yīng)記錄,只是作已記賬標(biāo)識(shí),使其在編輯、查詢未記賬憑證時(shí)能自動(dòng)被過濾掉,同時(shí)每一次記賬后都在該未記賬憑證文件上作截止標(biāo)識(shí)。這樣反記賬時(shí)既可以直接按憑證日期、編號(hào)等指定范圍,也可以根據(jù)每次記賬后所作的截止標(biāo)識(shí)恢復(fù)到最后一次或最后幾次記賬前的狀態(tài)。反記賬的實(shí)現(xiàn)也不再是將賬簿數(shù)據(jù)文件記錄轉(zhuǎn)移到未記賬憑證文件中,而是刪除賬簿數(shù)據(jù)文件的有關(guān)記錄,同時(shí)去掉未記賬憑證文件中相應(yīng)記錄的已記賬標(biāo)識(shí)和截止標(biāo)識(shí)。在這種方式下,雖然未記賬憑證文件的記錄增加了硬盤占用空間,但省卻了每次正式記賬前的數(shù)據(jù)備份時(shí)間和備份文件占用的硬盤空間。與現(xiàn)行方法相比,這種方法效率更高,占用空間更少,使用起來更靈活方便。
  將未記賬憑證文件與賬簿數(shù)據(jù)文件合而為一,只設(shè)置一個(gè)記賬憑證文件。這個(gè)記賬憑證文件用于存放全部未記賬憑證和已記賬憑證,其結(jié)構(gòu)包括上述未記賬憑證文件與賬簿數(shù)據(jù)文件中的所有字段,即除了未記賬憑證填制時(shí)涉及的各個(gè)字段外,還要加上已記賬標(biāo)識(shí)、記賬人姓名等。同*9種方法一樣,為了能恢復(fù)到最后一次或最后幾次記賬前的狀態(tài),還要加上一個(gè)截止標(biāo)識(shí)字段,以記錄每次記賬的范圍。當(dāng)需要增加、編輯或查詢未記賬憑證時(shí),就將打上已記賬標(biāo)識(shí)的記錄過濾掉;當(dāng)需要進(jìn)行賬簿查詢或打印時(shí),就把沒有已記賬標(biāo)識(shí)的記錄過濾掉。每次記賬時(shí),在記賬范圍內(nèi)的憑證記錄中加上已記賬標(biāo)識(shí)和記賬人姓名,并將記賬范圍內(nèi)的最末一條記錄打上截止標(biāo)識(shí)就可以了。這種方法下反記賬的實(shí)現(xiàn)更加簡(jiǎn)單,只要將反記賬范圍內(nèi)記錄中的已記賬標(biāo)識(shí)、記賬人姓名以及截止標(biāo)識(shí)去掉即可。
     
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