付款單位出納員收到其開戶銀行轉(zhuǎn)來(lái)的托收承付結(jié)算憑證第五聯(lián)及有關(guān)發(fā)運(yùn)單證和交易單證后，應(yīng)按規(guī)定立即登記“異地托收承付付款登記簿”和“異地托收承付處理單”，然后交供應(yīng)(業(yè)務(wù))等職能部門簽收。
出納員在登記時(shí)，應(yīng)逐項(xiàng)認(rèn)真地登記托收單號(hào)、收單日期、收款單位名稱、托收款項(xiàng)內(nèi)容、托收金額等各項(xiàng)內(nèi)容。
供應(yīng)部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門認(rèn)真仔細(xì)地審查托收承付結(jié)算憑證及發(fā)運(yùn)單證和交易單證，看其價(jià)格、金額、品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等是否符合雙方簽定的合同的規(guī)定，并簽出全部承付、部分拒付、全部拒付的意見。如為驗(yàn)貨付款的還應(yīng)將有關(guān)單證和實(shí)際收到貨物作進(jìn)一步核對(duì)，以簽出處理意見。
付款單位承付貨款有驗(yàn)單付款和驗(yàn)貨付款兩種方式，由收付雙方協(xié)商選用，并在合同中明確加以規(guī)定。實(shí)行驗(yàn)貨付款的，收款單位在辦理托收手續(xù)時(shí)應(yīng)在托收憑證上加蓋“驗(yàn)貨付款”戳記。實(shí)行驗(yàn)單付款的，其承付期為3天，從付款單位開戶銀行發(fā)出承付通知的次日算起，承付期內(nèi)遇到例假剛匝延，對(duì)距離較遠(yuǎn)的付款單位必須郵寄的另加郵寄時(shí)間。
付款單位收到銀行發(fā)出的承付通知后，在承付期內(nèi)未向銀行表示拒付貨款的，銀行視作承付處理，在承付期滿的次日將款項(xiàng)按收款單位指定的劃款方式劃給收款單位。
實(shí)行驗(yàn)貨付款的，其承付期為10天，從運(yùn)輸部門向付款單位發(fā)出提貨通知的次日算起。另外也可根據(jù)實(shí)際情況由雙方協(xié)商確定驗(yàn)貨付款期限，并在合同申明確規(guī)定，并由收款單位在托收承付憑證上予以注明，這樣銀行便按雙方約定的付款期限辦理付款。
付款單位收到提貨通知后，應(yīng)立即通知銀行并交驗(yàn)提貨通知。付款單位在銀行發(fā)出承付通知后的10天或收付雙方約定的期限(從次日算起)，如未收到提貨通知，則應(yīng)在第10天或約定期限內(nèi)將貨物尚未到達(dá)的情況通知銀行。如果未通知，銀行即視作已經(jīng)驗(yàn)貨，于10天或約定期限滿的次日上午開始營(yíng)業(yè)時(shí)將款項(xiàng)劃給收款單位。在第10天付款單位通知銀行貨物未到而以后收到提貨通知沒有及時(shí)通知銀行的，銀行仍按10天期滿的次日作為劃款日期，并按超過天數(shù)，計(jì)扣逾期付款的滯納金。
付款單位承付托收款項(xiàng)后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)托收承付結(jié)算憑證第五聯(lián)及有關(guān)交易單證編制銀行存款付款憑證，其會(huì)計(jì)分錄為：
借：材料采購(gòu)或商品采購(gòu)等
貸：銀行存款
例：（承上例）大明公司在收到銀行的承付通知后經(jīng)審查同意承付，根據(jù)托收承付結(jié)算憑證第五聯(lián)及有關(guān)單證編制銀行存款付款憑證，其會(huì)計(jì)分錄為：
借：材料采購(gòu)157566．15
應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅(進(jìn)項(xiàng)稅額)26433．85
貸：銀行存款184000
(注:運(yùn)費(fèi)按7％計(jì)算可抵扣的進(jìn)項(xiàng)稅額)
總之，不論驗(yàn)單付款還是驗(yàn)貨付款，付款人都可以在承付期內(nèi)提前向銀行表示承付，并通知銀行提前付款，銀行應(yīng)立即辦理劃款。因商品的價(jià)格、數(shù)量或金額變動(dòng)，付款人因多承付款項(xiàng)的，須在承付期內(nèi)向銀行提出書面通知，銀行據(jù)此將當(dāng)次托收的款項(xiàng)劃給收款人。付款人不得在承付貨款中，扣抵其他款項(xiàng)或以前托收的款項(xiàng)。