現(xiàn)金日記賬是用來(lái)逐日反映庫(kù)存現(xiàn)金的收入、付出及結(jié)余情況的特種日記賬。由單位出納人員根據(jù)審核無(wú)誤的現(xiàn)金收、付款憑證和從銀行提現(xiàn)的銀付憑證逐筆進(jìn)行登記。
出納現(xiàn)金日記賬的具體要求
１．必須連續(xù)登記，不得跳行、隔頁(yè)，不得隨便更換賬頁(yè)和撕去賬頁(yè)。
現(xiàn)金日記賬采用訂本式賬簿，其賬頁(yè)不得以任何理由撕去，作廢的賬頁(yè)也應(yīng)留在賬簿中。在一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)，賬簿尚未用完時(shí)，不得以任何借口更換賬簿或重抄賬頁(yè)。記賬時(shí)必須按頁(yè)次、行次、位次順序登記，不得跳行或隔頁(yè)登記，如不慎發(fā)生跳行、隔頁(yè)時(shí)，應(yīng)在空頁(yè)或空行中間劃線(xiàn)加以注銷(xiāo)，或注明“此行空白”、“此頁(yè)空白”字樣，并由記賬人員蓋章，以示負(fù)責(zé)。
２．根據(jù)復(fù)核無(wú)誤的收、付款記賬憑證記賬。
現(xiàn)金出納人員在辦理收、付款時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)收款憑證和付款憑證仔進(jìn)行細(xì)的復(fù)核，并以經(jīng)過(guò)復(fù)核無(wú)誤的收、付款記賬憑證和其所附原始憑證作為登記現(xiàn)金日記賬的依據(jù)。如果原始憑證上注明“代記賬憑證”字樣，經(jīng)有關(guān)人員簽章后，也可作多欄式現(xiàn)為記賬的依據(jù)。
３．文字和數(shù)字必須整潔清晰，準(zhǔn)確無(wú)誤。
在登記書(shū)寫(xiě)時(shí)，不要濫造簡(jiǎn)化字，不得使用同音異義字，不得寫(xiě)怪字體;摘要文字緊靠左線(xiàn);數(shù)字要寫(xiě)在金額欄內(nèi)，不得越格錯(cuò)位、參差不齊;文字、數(shù)字字體大小適中，緊靠下線(xiàn)書(shū)寫(xiě)，上面要留有適當(dāng)空距，一般應(yīng)占格寬的二分之一，以備按規(guī)定的方法改錯(cuò)。記錄金額時(shí)，如為沒(méi)有角分的整數(shù)，應(yīng)分別在角分欄內(nèi)寫(xiě)上“0”，不得省略不寫(xiě)，或以“一”號(hào)代替。阿拉伯?dāng)?shù)字一般可自左向右適當(dāng)傾斜，以使賬簿記錄整齊、清晰。為防止字跡模糊，墨跡未干時(shí)不要翻動(dòng)賬頁(yè);夏天記賬時(shí)，可在手臂下墊一塊軟質(zhì)布或紙板等書(shū)寫(xiě)，以防汗浸。
４．所記載的內(nèi)容必須同會(huì)計(jì)憑證相一致，不得隨便增減。
每一筆賬都要記明記賬憑證的日期、編號(hào)、摘要、金額和對(duì)應(yīng)科目等。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的摘要不能過(guò)于簡(jiǎn)略，應(yīng)以能夠清楚地表述業(yè)務(wù)內(nèi)容為度，便于事后查對(duì)。日記賬應(yīng)逐筆分行記錄，不得將收款憑證和付款憑證合并登記，也不得將收款付款相抵后以差額登記。登記完畢，應(yīng)當(dāng)逐項(xiàng)復(fù)核，復(fù)核無(wú)誤后在記賬憑證上的“賬頁(yè)”一欄內(nèi)做出“過(guò)賬”符號(hào)“√”，表示已經(jīng)登記入賬。
５．使用鋼筆，以藍(lán)、黑色墨水書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆(銀行復(fù)寫(xiě)賬簿除外)或鉛筆書(shū)寫(xiě)。但按照紅字沖賬憑證沖銷(xiāo)錯(cuò)誤記錄及會(huì)計(jì)制度中規(guī)定用紅字登記的業(yè)務(wù)可以用紅色墨水記賬。
６．逐筆、序時(shí)登記日記賬，做到日清月結(jié)。
為了及時(shí)掌握現(xiàn)金收、付和結(jié)余情況，現(xiàn)金日記賬必須當(dāng)日賬務(wù)當(dāng)日記錄，并于當(dāng)日結(jié)出余額;有些現(xiàn)金收、付業(yè)務(wù)頻繁的單位，還應(yīng)隨時(shí)結(jié)出余額，以掌握收、支計(jì)劃的執(zhí)行情況。
７．現(xiàn)金日記賬必須逐日結(jié)出余額，每月月未必須按規(guī)定結(jié)賬?，F(xiàn)金日記賬不得出現(xiàn)貸方余額(或紅字余額)。
８．記錄發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，必須按規(guī)定方法更正。
９．每一賬頁(yè)記完后，必須按規(guī)定轉(zhuǎn)頁(yè)。
為便于計(jì)算了解日記賬中連續(xù)記錄的累計(jì)數(shù)額，并使前后賬頁(yè)的合計(jì)數(shù)據(jù)相互銜接，在每一賬頁(yè)登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁(yè)時(shí)，應(yīng)結(jié)出當(dāng)月發(fā)生額合計(jì)數(shù)及余額，寫(xiě)在本頁(yè)最后一行和下頁(yè)*9行的有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄注明“過(guò)次頁(yè)”和“承前頁(yè)”字樣。也可以在本頁(yè)最后一行用鉛筆字結(jié)出發(fā)生額合計(jì)數(shù)和余額，核對(duì)無(wú)誤后，用藍(lán)、黑色墨水在下頁(yè)*9行寫(xiě)出上頁(yè)的發(fā)生額合計(jì)數(shù)及余額，在摘要欄內(nèi)寫(xiě)上“承前頁(yè)”字樣，不再在本頁(yè)最后一行寫(xiě)“過(guò)次頁(yè)”的發(fā)生額和余額。
注意事項(xiàng)：
為提供在法律上有證明效力的核算資料，保證日記賬的合法性，賬簿記錄不得隨意涂改，嚴(yán)禁刮、擦、挖、補(bǔ)，或使用化學(xué)藥物清除字跡。發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)必須根據(jù)差錯(cuò)的具體情況采用劃線(xiàn)更正、紅字更正、補(bǔ)充登記等方法更正。