備用金是指付給單位內(nèi)部各部門或工作人員用作零星開支、零星采購、售貨找零或差旅費等用的款項。
（1）備用金的領(lǐng)用
單位內(nèi)部各部門或工作人員因零星開支、零星采購等需要領(lǐng)田備用金，一般應(yīng)由經(jīng)辦人填寫借款憑證。借款憑證一式三聯(lián)，*9聯(lián)為付款憑證，財務(wù)部門作為記賬依據(jù)；第二聯(lián)為結(jié)算憑證，借款期間由出納員留存，報銷時作為核對依據(jù)，報銷后隨同報銷單據(jù)乍為記賬憑證的附件；第三聯(lián)交借款人保存，報銷時由出納員簽字旨作為借款結(jié)算及交回借款的收據(jù)。經(jīng)辦人在填寫借款憑證時，應(yīng)當(dāng)如實認(rèn)真地填寫借款事由、金額和借款日期并簽名，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款記賬憑證。
對于企業(yè)來說，借用備用金的現(xiàn)金付款憑證，其貸方科目自然為“庫存現(xiàn)金”科目，借方科目則為“其他應(yīng)收款——備用金”科目；對于預(yù)算單位，借用備用金的，其貸方科目自然為“經(jīng)費現(xiàn)金”或“庫存現(xiàn)金”科目，借方科目則為“暫付款”科目。出納員根據(jù)現(xiàn)金付款憑證付給現(xiàn)金（或現(xiàn)金支票）。
【例】某公司銷售科領(lǐng)借備用金400元，作零星采購和開支使用，經(jīng)辦人為××。××在領(lǐng)用備用金時，應(yīng)按規(guī)定填制借款憑證，有關(guān)人員編制現(xiàn)金付款記賬憑證，出納員根據(jù)現(xiàn)金付款憑證支付現(xiàn)金（或現(xiàn)金支票），其會計分錄為：
借：其他應(yīng)收款——備用金400
貸：庫存現(xiàn)金400
（2）備用金的報銷
備用金可以分為定額備用金和非定額備用金兩種。定額備用金的核算如下：
所謂定額備用金是指單位對經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員根據(jù)其零星開支、零星采購等的實際需要而核定一個現(xiàn)金數(shù)額，并保證其經(jīng)常保持核定的數(shù)額。實行定額備用金制度，使用定額備用金的部門或工作人員應(yīng)按核定的定額填寫借款憑證，一次性領(lǐng)出全部定額現(xiàn)金，用后憑發(fā)票等有關(guān)憑證報銷，出納員將報銷金額補充原定額，從而保證該部門或工作人員經(jīng)常保持核定的現(xiàn)金定額。
有關(guān)部門或工作人員報銷時，應(yīng)編制現(xiàn)金付款記賬憑證，其貸方科目自然為現(xiàn)金，借方為相應(yīng)科目。出納員應(yīng)將報銷的金額用現(xiàn)金補給報銷的部門或工作人員。這樣報銷后有關(guān)部門或工作人員手中的現(xiàn)金又達(dá)到核定的限額。
【例】某商店供應(yīng)科使用定額備用金，定額為1200元。5月14日用現(xiàn)金購買商品800元，其備用金只剩下400元，次日到財務(wù)科報銷，出納員補給現(xiàn)金800元，這樣供應(yīng)科的備用金又達(dá)到了1200元。
不同的單位，其內(nèi)部各部門或工作人員使用備用金的業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，會計制度的規(guī)定也不同，因而在報銷備用金時，其編制的現(xiàn)金付款憑證的借方科目有很大的差別。