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第三節(jié)會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求
實現(xiàn)會計電算化后，單位要按照會計電算化的特點和要求，加強對會計電算化系統(tǒng)的使用人員和維護人員的管理，按照權(quán)責(zé)對等的原則，明確系統(tǒng)內(nèi)各類人員的職責(zé)、權(quán)限并使之與利益掛鉤，建立和健全崗位責(zé)任制。
一、電算化會計崗位的劃分及職責(zé)
《會計電算化工作規(guī)范》中提出了建立會計電算化崗位責(zé)任制的原則：“實行會計電算化的單位，要建立會計電算化崗位責(zé)任制，要明確每個工作崗位的職責(zé)范圍，切實做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查”等。建立會計電算化崗位責(zé)任制，定員、定崗、明確分工、各司其職，有利于會計工作的程序化和規(guī)范化，有利于實現(xiàn)會計內(nèi)部控制，有利于落實責(zé)任和會計人員鉆研分管業(yè)務(wù)，有利于提高工作效率和工作質(zhì)量。按照這一原則和會計電算化工作的特點，實施會計電算化的過程中，各單位可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，對會計崗位的劃分進行調(diào)整并設(shè)置必要的工作崗位。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。
基本會計崗位可分為：會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等。各基本會計崗位與手工會計的各崗位相對應(yīng)，基本會計崗位必須由持有會計證的人員擔(dān)任，未取得會計證的人員不得從事會計工作?；緯嫻ぷ鲘徫?，既可以一人一崗，也可以一人多崗或者一崗多人，但應(yīng)當(dāng)符合內(nèi)部控制制度的要求，例如，出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、．債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作?；緯媿徫坏臅嫻ぷ魅藛T還應(yīng)有計劃地進行輪換，以促進會計人員全面熟悉業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。會計人員必須實行回避制度。
電算化會計崗位是指直接管理、操作、維護計算機及會計核算軟件系統(tǒng)的工作崗位。實行會計電算化的單位要根據(jù)計算機系統(tǒng)操作、維護、開發(fā)的特點，結(jié)合會計工作要求來劃分電算化會計崗位。大中型企業(yè)和使用大規(guī)模會計電算化系統(tǒng)的單位，可以考慮設(shè)立如下電算化會計崗位。
(一)電算主管
負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計算機及會計核算軟件系統(tǒng)的運行工作，要求具備會計和計算機知識以及相關(guān)的會計電算化組織管理工作經(jīng)驗。電算化主管可由會計主管兼任，采用中小型計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)會計核算軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位。具體職責(zé)如下：
(1)負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的日常管理工作，監(jiān)督并保證電算化系統(tǒng)的正常運行，達(dá)到合法、安全、可靠、可審計的要求。在系統(tǒng)發(fā)生故障時，應(yīng)及時組織有關(guān)人員盡快恢復(fù)系統(tǒng)的正常運行。
(2)協(xié)調(diào)電算化系統(tǒng)各類人員之間的工作關(guān)系，制定崗位責(zé)任與經(jīng)濟責(zé)任的考核制度，負(fù)責(zé)對電算化系統(tǒng)各類人員的工作質(zhì)量進行考評，提出任免意見。
(3)負(fù)責(zé)計算機輸出賬表、憑證的數(shù)據(jù)正確性和及時性檢查工作。
(4)建立電算化系統(tǒng)各種資源(硬件資源和軟件資源)的調(diào)用、修改和更新的審批制度并監(jiān)督執(zhí)行。
(5)完善企業(yè)現(xiàn)有的管理制度，充分發(fā)揮電算化優(yōu)勢，提出單位會計工作的改進
(二)軟件操作
負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表和進行部分會計數(shù)據(jù)的處理工作，一般可由基本會計崗位的會計人員兼任。具體職責(zé)如下：
(1)負(fù)責(zé)所分管業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)輸入、處理、備份和輸出(包括打印輸出憑證、賬簿、報表)。
(2)嚴(yán)格按照操作程序使用計算機和會計核算軟件。
(3)數(shù)據(jù)輸入完后，應(yīng)進行自檢核對工作，核對無誤后交審核記賬員復(fù)核記賬。對審核員提出的會計數(shù)據(jù)輸入錯誤，應(yīng)及時修改。
(4)每天操作結(jié)束后，應(yīng)及時做好數(shù)據(jù)備份并妥善保管。
(5)注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，定期更換自己的密碼。(6)離開機房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計核算軟件
(7)操作過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)記錄故障情況并及時向素統(tǒng)管理員報告。(8)每次操作軟件后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定填寫上機記錄。
(9)出納人員應(yīng)做到“日清月結(jié)”，現(xiàn)金出納每天都必須將現(xiàn)金日記賬的余額與庫存現(xiàn)金進行核對；銀行出納每月都必須將銀行存款賬戶的余額與銀行對賬單進行核對。
(10)在由原始憑證直接錄入計算機并打印輸出的情況下，記賬憑證上應(yīng)有錄入員的簽名或蓋章；收付款記賬憑證還應(yīng)有出納人員的簽名和蓋章。
(三)審核記賬
負(fù)責(zé)對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進行審核，以保證憑證的合法性、正確性和完整性，操作會計核算軟件登記賬簿，對打印輸出的賬簿和報表進行確認(rèn)，可由主管會計兼任。具體職責(zé)如下：
(1)審核原始憑證的真實性、正確性，對不符合規(guī)定的原始單據(jù)不作為記賬憑證依據(jù)。
(2)將不真實、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還給各有關(guān)人員更正修改后，再進行審核。
(3)對操作員輸入的憑證進行審核并及時記賬，打印輸出有關(guān)賬表。
(4)負(fù)責(zé)憑證的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性、會計科目和會計數(shù)據(jù)的正確性以及附件的完整性等。
(5)對不符合要求的憑證和輸出的賬表不予簽章確認(rèn)。
(6)審核記賬人員不得兼任出納工作。
(7)進行結(jié)賬操作。結(jié)賬前，檢查已審核簽字的記賬憑證是否全部記賬。
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