CMA:費(fèi)用報(bào)銷內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)如何規(guī)避(二）

　　強(qiáng)化業(yè)務(wù)工作通報(bào)機(jī)制
　　加強(qiáng)結(jié)賬前的試算平衡表檢查是有效的事后防治手段，而更積極的應(yīng)對(duì)措施則需要在明細(xì)賬之間建立業(yè)務(wù)通報(bào)機(jī)制，共享中轉(zhuǎn)科目的 使用，互相檢查。先進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的模塊，其中包括原業(yè)務(wù)處理記錄、審批過程、本次調(diào)整分錄等有效信息，從而為下一步流程環(huán)節(jié)提供支持文件。而這些通報(bào)機(jī)制可以通過公司內(nèi)部局域網(wǎng)的電子表格功能實(shí)現(xiàn)，即將共享文件置于服務(wù)器，使得多個(gè)使用者均可訪問查看，但限定關(guān)鍵人的修改權(quán)限是必要的。
　　在借助IT手段降低差錯(cuò)的同時(shí)，也必須及時(shí)總結(jié)常見的跨模塊業(yè)務(wù)，將其以流程文件或業(yè)務(wù)操作指導(dǎo)的方式固化下來，避免發(fā)生會(huì)計(jì)人員變動(dòng)時(shí)工作交接的紕漏。這些累計(jì)下來的流程與文檔，將成為公司管理訣竅的有機(jī)組成部分。
　　加強(qiáng)預(yù)算管理
　　預(yù)算額度是費(fèi)用報(bào)銷的高壓線，超過預(yù)算額度的業(yè)務(wù)活動(dòng)需要特別審批。加強(qiáng)預(yù)算的管理作用，需要在費(fèi)用報(bào)銷審批環(huán)節(jié)就納入預(yù)算的管理范圍，預(yù)算內(nèi)的費(fèi)用或付款將被優(yōu)先審批支付；超過預(yù)算的業(yè)務(wù)活動(dòng)將被更嚴(yán)格地審批。另外，所有的預(yù)算均需要拆分到公司或部門內(nèi)明細(xì)業(yè)務(wù)以及人員。預(yù)算的控制只有通過對(duì)明細(xì)項(xiàng)目的控制，才能達(dá)到總預(yù)算的有效執(zhí)行。
　　防止預(yù)提費(fèi)用失控濫用
　　費(fèi)用報(bào)銷滯后是客觀存在的，不能完全克服，但公司內(nèi)控人員需要從防范公司風(fēng)險(xiǎn)的角度來建立防止預(yù)提費(fèi)用失控濫用的制度。
　　會(huì)計(jì)主體首先需要確立企業(yè)會(huì)計(jì)政策，明確預(yù)提費(fèi)用的范圍、金額限度、反沖辦法、錯(cuò)誤稽核與改進(jìn)措施。比如設(shè)定單一費(fèi)用的發(fā)生額下限，超過該限額的費(fèi)用均需要預(yù)提。
　　從會(huì)計(jì)分錄來看，形成預(yù)提費(fèi)用的同時(shí)，必然形成預(yù)提負(fù)債。內(nèi)控人員可通過當(dāng)期計(jì)入的費(fèi)用發(fā)生額與反沖額對(duì)比，來判斷預(yù)提的準(zhǔn)確性。合理范圍內(nèi)的預(yù)提差異是可以容忍的誤差。但針對(duì)預(yù)提與反沖較大的項(xiàng)目，需要進(jìn)一步分析差異形成的原因，要分析是業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生了波動(dòng)，還是預(yù)提方法不合理。賬齡分析也是稽核預(yù)提費(fèi)用的一種常用辦法，通過對(duì)長(zhǎng)期掛賬的預(yù)提負(fù)債的賬齡分析，可以發(fā)現(xiàn)原對(duì)應(yīng)的預(yù)提費(fèi)用是否正確。
　　實(shí)際工作中，比較有效的一種控制措施是建立預(yù)提費(fèi)用臺(tái)賬以及提高費(fèi)用入賬的及時(shí)率。另外，還要加大對(duì)超期報(bào)銷的處罰力度，從反面強(qiáng)化及時(shí)報(bào)銷入賬。