會計檔案，主要指單位在會計核算過程中接收、形成的，記錄、反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。各單位的預(yù)算、計劃、制度等文件材料，不屬于會計檔案。
一，會計檔案的歸檔
1.下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：
(1)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；
(2)會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；
(3)財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度財務(wù)會計報告和年度財務(wù)會計報告；
(4)其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
2.歸檔形式
(1)單位可以利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。
(2)內(nèi)部形成、僅以電子形式歸檔保存
同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：
①形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；
②使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；
③使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；
④采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；
⑤建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；
⑥形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
(3)從外部接收、僅以電子形式歸檔保存
滿足上述6項條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
3.歸檔責(zé)任人
單位會計管理機(jī)構(gòu)(單位的會計機(jī)構(gòu)或會計人員所屬機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。
4.歸檔時間
(1)當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管1年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。
(2)因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意，但單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過3年。
(3)臨時保管期間，會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。
