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會(huì)計(jì)檔案管理方法是什么

2020-06-15 CMA 672人瀏覽
老師回答
  為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理,統(tǒng)一全國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理制度,做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作,國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局于1998年8月發(fā)布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,統(tǒng)一規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等具體內(nèi)容。
  1.歸檔。各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),加具封面、編號(hào),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè),移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
  2.存檔。檔案部門對(duì)接收的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝,個(gè)別需要拆封重新整理的,應(yīng)當(dāng)會(huì)同原會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。
  3.保管。各單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管,存放有序,查找方便。嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
  4.使用。保存會(huì)計(jì)檔案的最終目的是為了利用,因此,必須重視和加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的利用工作。各單位保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位服務(wù),調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)履行登記手續(xù),一般應(yīng)在檔案室查閱。各單位保存的會(huì)計(jì)檔案原件不得借出,如有特殊需要,須報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。
  5.移交。凡關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)單位的會(huì)計(jì)檔案要根據(jù)不同情況,分別編制移交清冊(cè),列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容,移交給上級(jí)主管部門或指定的接受單位保管。交接雙方在移交清冊(cè)上簽章,會(huì)計(jì)檔案管理人員變更時(shí),也須按規(guī)定辦理正式交接手續(xù)。
  6.保管期限。會(huì)計(jì)檔案的保管期限,分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。目前企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的保管期限如表11.3所示。
  7.銷毀。會(huì)計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí),須由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
  對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
  建設(shè)單位在建設(shè)期內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案,不得銷毀。
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    2023-09-21 17:09 3588人看過(guò)
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    2023-09-21 17:09 4228人看過(guò)

鳳夙

CMA、MBA、USCPA

高頓管理會(huì)計(jì)研究院主任、《CMA中文教材》主編

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