一、用連字符“&”來合并文本
我們在整理數(shù)據(jù)時(shí),有時(shí)會想將多列內(nèi)容合并到一列中,如A列為單位,B列為科室,目的是將A、B列合并到一列中去,這時(shí)一個(gè)連字符“&”就能完成(假定C、D列為空):
1.在C1單元格中輸入公式“=A1&B1”;
2.將公式復(fù)制到整個(gè)C列;
3.將C列數(shù)據(jù)復(fù)制到D列,粘貼時(shí)執(zhí)行 “選擇性粘貼”命令,打開“選擇性粘貼”對話框,選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng);
4.將A、B、C列刪除,完成合并工作。
二、文本格式日期轉(zhuǎn)換為日期格式
比如在審計(jì)中遇到農(nóng)村五保戶供養(yǎng)金發(fā)放記錄,發(fā)放時(shí)間為文本格式如“2011.6”(2011年6月),無法計(jì)算發(fā)放對象領(lǐng)取年齡,可以通過以下方法轉(zhuǎn)換:
1.用查找替換功能將“。”全部替換為“-”,系統(tǒng)會自動將格式轉(zhuǎn)換為日期格式Jun-11:
2.右擊選定單元格,選“設(shè)置單元格格式”,在彈出的“單元格格式”窗口中選“數(shù)字”菜單中“日期”,在窗口右框中選擇所需格式。
三、快速刪除空行
整理數(shù)據(jù)后,往往發(fā)現(xiàn)表中有大量空行,手工找出刪除非常不便,這時(shí)可以使用篩選功能實(shí)現(xiàn):1.在表頭插入一空行,然后選擇表中所有的行,單擊“數(shù)據(jù)→篩選→自動篩選”命令,在每一列的頂部,從下拉列表中選擇“空白”:2.選中所有空行,刪除。
四、禁止復(fù)制隱藏列中的數(shù)據(jù)
如果復(fù)制一個(gè)包含隱藏列的數(shù)據(jù)區(qū)域,然后把它粘貼到一個(gè)新的工作表,那么Excel會自動把隱藏列也粘貼過來。要想避免這種情況,可以選取要復(fù)制的數(shù)據(jù)區(qū)域,然后選擇“編輯→定位”命令,單擊“定位條件”按鈕,出現(xiàn)“定位條件”對話框,選中“可見單元格”選項(xiàng),再復(fù)制和粘貼就會得到所希望的結(jié)果。
五、文本格式的數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式
在工作中,經(jīng)常會碰到一些通過文本文件或其它財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理軟件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel中后數(shù)字是以文本形式存在的,即使是重新設(shè)置單元格格式為數(shù)字也無濟(jì)于事。有一個(gè)辦法可以快速地將這些文字轉(zhuǎn)變回?cái)?shù)字:
1.在空白的單元格中填入數(shù)字“1”;
2.選中該單元格,執(zhí)行“復(fù)制”命令,再選中所要轉(zhuǎn)換的單元格,選擇“選擇性粘貼”中“乘”,文字格式就可以變?yōu)閿?shù)字格式(文本格式默認(rèn)左對齊,數(shù)字格式默認(rèn)右對齊)。
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