一、合同數(shù)量=發(fā)票數(shù)量<驗(yàn)收數(shù)量
如無(wú)特殊情況,供貨方交付商品時(shí),開(kāi)具發(fā)票的數(shù)量(以下簡(jiǎn)稱“發(fā)票數(shù)量”)應(yīng)與簽署的合同數(shù)量相等。移交商品時(shí),若實(shí)際驗(yàn)收入庫(kù)的數(shù)量(以下簡(jiǎn)稱“驗(yàn)收數(shù)量”)大于發(fā)票數(shù)量且供貨方不知情,無(wú)論差異多大,購(gòu)貨方通常不會(huì)主動(dòng)告知供貨方。此時(shí)購(gòu)貨方往往會(huì)按照發(fā)票數(shù)量填寫(xiě)入庫(kù)單,同時(shí)倉(cāng)庫(kù)保管人員對(duì)此差異做好備查賬登記,待盤(pán)點(diǎn)時(shí)可做盤(pán)盈處理。
若實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量大于發(fā)票數(shù)量且供貨方已知情,則根據(jù)驗(yàn)收數(shù)量與合同數(shù)量、發(fā)票數(shù)量間的差異大小進(jìn)行處理:若差異較大且超過(guò)合同約定的差異范圍,采購(gòu)人員需及時(shí)通知需求部門(mén),決定是退掉多余部分還是接收差異部分。如擬接受多余部分,則經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理合同變更,同時(shí)要求供貨方補(bǔ)開(kāi)差異部分的發(fā)票,最終財(cái)務(wù)部門(mén)按照實(shí)際數(shù)量與供貨方進(jìn)行結(jié)算;若決定退掉多余部分,則直接退回,并按合同數(shù)量、金額進(jìn)行結(jié)算,以免造成資金占?jí)骸?/div>
驗(yàn)收數(shù)量與發(fā)票數(shù)量差異較小時(shí),在供貨方不額外要求增加貨款的情況下,可遵循以下三種處理方式:①材料入庫(kù)單上的數(shù)量與實(shí)際入庫(kù)數(shù)量保持一致,總金額與發(fā)票保持一致,攤低采購(gòu)單價(jià)。此方法等于將合理溢余攤?cè)氩牧蠁蝺r(jià)中,優(yōu)點(diǎn)為倉(cāng)庫(kù)賬、財(cái)務(wù)賬與實(shí)際一致,實(shí)際操作時(shí)適用于誤差為稱重物資重量的5‰以內(nèi)的情況。②材料入庫(kù)單上的數(shù)量、金額與發(fā)票數(shù)量、金額保持一致,同時(shí)倉(cāng)庫(kù)需將差異登記做備查賬,并按照該材料領(lǐng)用數(shù)量及次數(shù),分次分?jǐn)傆?jì)入各批次領(lǐng)料中。此方法較為合理,對(duì)于單價(jià)較高且到貨量較大的材料,不會(huì)因?yàn)閷⒉町愐淮涡灶I(lǐng)出而影響當(dāng)月產(chǎn)品成本,但操作流程較為復(fù)雜,在實(shí)際操作中不易實(shí)現(xiàn)。③材料入庫(kù)單上的數(shù)量、金額與發(fā)票數(shù)量、金額保持一致,同時(shí)在材料入庫(kù)當(dāng)月由采購(gòu)人員申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)材料出庫(kù)單,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后,將差異一次性領(lǐng)出。月底財(cái)務(wù)將合理?yè)p耗(溢余)的出庫(kù)單匯總,計(jì)入制造費(fèi)用進(jìn)行攤銷(xiāo)。此方法操作性較強(qiáng),在實(shí)際中使用較多。
二、合同數(shù)量=發(fā)票數(shù)量>驗(yàn)收數(shù)量
一般以發(fā)票數(shù)量的5‰為基準(zhǔn),根據(jù)合同數(shù)量與驗(yàn)收數(shù)量差異大小不同,可分為兩種情況。一種情況是合同(發(fā)票)數(shù)量大于驗(yàn)收數(shù)量,幅度超過(guò)發(fā)票數(shù)量的5‰,此時(shí)采購(gòu)人員需根據(jù)簽訂合同時(shí)與供應(yīng)商約定的結(jié)算方式(如多退少補(bǔ))、交貨地以及結(jié)算要求,及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商,并以協(xié)商后的材料數(shù)量、價(jià)格開(kāi)具發(fā)票。另外,也有一些公司與供應(yīng)商選擇與第三方單位簽訂合同,過(guò)磅時(shí),以第三方單位確認(rèn)的數(shù)量作為材料入庫(kù)的數(shù)量,并開(kāi)具發(fā)票,此方式避免了與供應(yīng)商發(fā)生扯皮現(xiàn)象,流程上雖處理簡(jiǎn)單,但成本較高。
第二種情況是差異幅度小于發(fā)票數(shù)量的5‰,此差異幅度屬于合理?yè)p耗范圍,此時(shí)有三種處理方式可供選擇:①材料入庫(kù)單上的數(shù)量與實(shí)際入庫(kù)數(shù)量保持一致,總金額與發(fā)票保持一致,攤高材料單價(jià)。此方法將合理?yè)p耗攤?cè)氩牧蠁蝺r(jià)中,優(yōu)點(diǎn)為倉(cāng)庫(kù)賬、財(cái)務(wù)賬與實(shí)際一致,適用于合理誤差為稱重物資重量的千分之一以內(nèi)的情況。若超出此范圍則易導(dǎo)致財(cái)務(wù)記賬不嚴(yán)謹(jǐn),且具有稅務(wù)檢查風(fēng)險(xiǎn),必要時(shí)需將差異部分的進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出。②材料入庫(kù)單上的數(shù)量、金額與發(fā)票數(shù)量、金額保持一致,同時(shí)倉(cāng)庫(kù)需將差異做備查賬,并按照該材料領(lǐng)用數(shù)量及次數(shù),分次分?jǐn)傆?jì)入各批次領(lǐng)料中。此方法較為合理,對(duì)于單價(jià)較高且到貨量較大的材料,不會(huì)因?yàn)閷⒉町愐淮涡灶I(lǐng)出而影響當(dāng)月產(chǎn)品成本,但是流程較為復(fù)雜,在實(shí)際操作中不易實(shí)現(xiàn)。③材料入庫(kù)單上的數(shù)量、金額與發(fā)票數(shù)量、金額保持一致,在材料入庫(kù)當(dāng)月需由采購(gòu)人員申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)材料出庫(kù)單,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后,將差異一次性領(lǐng)出。月底財(cái)務(wù)部門(mén)將合理?yè)p耗的出庫(kù)單匯總,計(jì)入制造費(fèi)用進(jìn)行攤銷(xiāo),同時(shí)按年匯總各家供應(yīng)商本年“缺斤少兩”的數(shù)量及金額,可作為選擇供應(yīng)商依據(jù)之一。此方法操作性較強(qiáng),在實(shí)際中使用較為普遍。
三、合同數(shù)量≠發(fā)票數(shù)量﹦驗(yàn)收數(shù)量
*9種情況:合同數(shù)量>發(fā)票數(shù)量﹦驗(yàn)收數(shù)量。
合同數(shù)量與發(fā)票數(shù)量不一致的情形較少發(fā)生,采購(gòu)特殊定制材料或不易截取的材料時(shí)可能出現(xiàn)。此時(shí)若發(fā)票數(shù)量與驗(yàn)收數(shù)量一致,但合同數(shù)量大于發(fā)票數(shù)量,根據(jù)差異大小有兩種處理方式:①若差異較小,且差異不足以影響公司生產(chǎn),則辦理合同變更,并按照實(shí)際到貨數(shù)量、金額進(jìn)行結(jié)算。②若驗(yàn)收數(shù)量小于合同數(shù)量且差額較大,且可能影響公司生產(chǎn),采購(gòu)人員需及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系,同時(shí)知會(huì)需求部門(mén),研究是否有必要補(bǔ)發(fā)合同數(shù)量與驗(yàn)收數(shù)量差異部分,如分析后認(rèn)為少發(fā)貨的數(shù)量可能影響公司生產(chǎn)進(jìn)度,則要求供貨方盡快辦理補(bǔ)發(fā)貨。如已到貨數(shù)量滿足現(xiàn)階段情況,則可按照實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量、金額進(jìn)行結(jié)算,同時(shí)辦理合同變更。
第二種情況:合同數(shù)量<發(fā)票數(shù)量﹦驗(yàn)收數(shù)量。
若是合同數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量,而發(fā)票數(shù)量與驗(yàn)收數(shù)量一致,此時(shí)也有兩種處理方式:①比較合同數(shù)量、金額與發(fā)票數(shù)量、金額的差異,如差異較小且在合同規(guī)定范圍之內(nèi),可協(xié)商辦理合同變更,并按照實(shí)際到貨數(shù)量、金額進(jìn)行結(jié)算。②若實(shí)際到貨數(shù)量大于合同數(shù)量且超出合同約定范圍時(shí),需及時(shí)與需求部門(mén)聯(lián)系,確認(rèn)是否可接收超過(guò)合同數(shù)量部分的材料,若經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批后接收,則按照材料實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量辦理合同變更,并完成結(jié)算;若經(jīng)分析后,超出合同部分?jǐn)?shù)量公司暫用不了,則盡快辦理退貨,避免形成呆料或賬齡較長(zhǎng)的存貨,造成資金占?jí)骸?/div>
四、合同數(shù)量≠發(fā)票數(shù)量≠驗(yàn)收數(shù)量
若合同數(shù)量與發(fā)票數(shù)量以及實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量均不相同,則需先聯(lián)系供應(yīng)商,再比較實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量與發(fā)票數(shù)量、合同數(shù)量的差異,根據(jù)情況選擇處理方式:
*9種情況:合同數(shù)量≠發(fā)票數(shù)量<驗(yàn)收數(shù)量。
①若驗(yàn)收數(shù)量大于發(fā)票數(shù)量,且差異部分在公司可接受范圍之內(nèi),則根據(jù)實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量,補(bǔ)開(kāi)具發(fā)票,同時(shí)辦理合同變更;②數(shù)量差異較小時(shí),可與供應(yīng)商進(jìn)行談判協(xié)商,將差異部分作為商業(yè)折扣,視同獲取相應(yīng)優(yōu)惠,同時(shí)流程上只需辦理合同變更。若供應(yīng)商有較強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)且打算長(zhǎng)期合作,此時(shí)可與其進(jìn)行協(xié)商,按照發(fā)票數(shù)量辦理材料驗(yàn)收入庫(kù),同時(shí)將合同變更為與發(fā)票數(shù)量、金額一致,待下次采購(gòu)時(shí)將差異部分計(jì)入新的合同;③若此次采購(gòu)為“一錘子買(mǎi)賣(mài)”,則需一次結(jié)算清楚。④如因開(kāi)票失誤造成,實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量大致與合同數(shù)量一致,但開(kāi)票數(shù)量明顯小于驗(yàn)收數(shù)量與合同數(shù)量,此時(shí)需補(bǔ)開(kāi)(增值稅)發(fā)票,同時(shí)要求供貨方辦理合同變更。
第二種情況:合同數(shù)量≠發(fā)票數(shù)量>驗(yàn)收數(shù)量。
①若驗(yàn)收數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量,且差異部分足可影響生產(chǎn)進(jìn)度或因其他原因公司不可接受,則可與供應(yīng)商協(xié)商,盡快補(bǔ)發(fā)差異部分材料,同時(shí)辦理合同變更;②若驗(yàn)收數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量,但差異較小,可采取與供應(yīng)商協(xié)商的方式,按照發(fā)票數(shù)量辦理材料驗(yàn)收入庫(kù),同時(shí)將合同變更為與發(fā)票數(shù)量、金額一致,待下次采購(gòu)時(shí)補(bǔ)齊差異部分;③若因開(kāi)票失誤造成,當(dāng)驗(yàn)收數(shù)量大致與合同數(shù)量一致,但開(kāi)票數(shù)量顯著大于驗(yàn)收數(shù)量,此時(shí)需退回發(fā)票,并要求供貨方以實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量為準(zhǔn)開(kāi)具(增值稅)發(fā)票。如果此材料需長(zhǎng)期采購(gòu)使用,或供應(yīng)商開(kāi)具的增值稅專用發(fā)票已“跨月”,考慮到稅務(wù)局辦理重新開(kāi)票手續(xù)太過(guò)繁瑣,財(cái)務(wù)部門(mén)一般暫按發(fā)票數(shù)量入賬,倉(cāng)庫(kù)保管人員登記差異備查賬,同時(shí)要求供貨方補(bǔ)齊差異部分的材料數(shù)量。
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