一是原始單據(jù)數(shù)字化有利于滿足財務(wù)審批人員需要看到原始單據(jù)進(jìn)行審批的管理習(xí)慣。傳統(tǒng)的審批流程運(yùn)轉(zhuǎn)時，財務(wù)審批人一般先翻閱需要進(jìn)行審批的原始單據(jù)和相關(guān)的報告等，然后簽注手工審批意見。而日前，一般的網(wǎng)上報銷應(yīng)用模式并不是把原始單據(jù)掃描進(jìn)電腦，而是由報銷人根據(jù)原始單據(jù)內(nèi)容（包括金額、事由、費(fèi)用類型、發(fā)票號碼等相關(guān)信息）在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中填寫報銷憑證，這種方式下審批人無法看到紙質(zhì)票據(jù)的影像。為了滿足財務(wù)審批人需要看到原始單據(jù)的管理習(xí)慣，有必要通過掃描儀、攝像頭等終端設(shè)備將紙質(zhì)的原始單據(jù)數(shù)字化后，作為電子報銷單的附件以備審批人調(diào)閱。同時報銷系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先配置的流程信息，將電子單據(jù)和原始單據(jù)影像一起提交給審批人進(jìn)行審批。這樣審批人審批時對報銷內(nèi)容有直觀、感性的認(rèn)識，使審批人做到心中有數(shù)。
二是原始單據(jù)數(shù)字化有利于提高單據(jù)查詢的效率，優(yōu)化單據(jù)查詢的效果。目前很多財務(wù)軟件，都沒有設(shè)置對記帳憑證附件資料的存儲管理功能，一般只是簡單地記錄每張記帳憑證附件資料的份數(shù)。操作過程一般是依椐相應(yīng)的原始單據(jù)制作電子記帳憑證，將其打印出來后并附上原始憑證資料裝訂成冊進(jìn)行管理，電子核算數(shù)據(jù)與原始單據(jù)資料是分離的。這種分離保存不便于發(fā)揮財務(wù)信息化的快捷優(yōu)勢，如需查詢某項(xiàng)內(nèi)容的附件資料，就必須先查詢電子憑證，然后再到檔案部門翻尋相關(guān)原始附件，效率的低下是顯而易見的；原始單據(jù)資料“正本”是采用傳統(tǒng)方法的訂本式管理，裝訂位置會占據(jù)一定的面積，復(fù)印“正本”資料時部分內(nèi)容會被遮蓋；另外有些“正本”資料字跡隨著時間的推移可能會出現(xiàn)不同程度的褪色，如果復(fù)印效果也。會不理想。而實(shí)現(xiàn)原始單據(jù)數(shù)字化有利于提高單據(jù)查詢的效率，查詢結(jié)果清晰、完整。
三是原始單據(jù)數(shù)字化有利于會計信息高度共享、快速整合。單位領(lǐng)導(dǎo)在總結(jié)和決策時，可能需要對某一個或某一類型的項(xiàng)目進(jìn)行全面、綜合了解、分析，而原始資料已經(jīng)進(jìn)行了財務(wù)歸檔，必須通過先查電腦數(shù)據(jù)后再翻查會計記賬憑證附件資料，一一復(fù)印整理出來，困難較大，耗時耗力。而如果對所有會計信息都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)原始單據(jù)資料數(shù)字化，并進(jìn)行全面地整合、科學(xué)地分類管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享查詢，那么領(lǐng)導(dǎo)在做橫向?qū)Ρ?、縱向比較、綜合決策時，將會事半功倍。
四是原始單據(jù)數(shù)字化有利于財務(wù)公開，加強(qiáng)廉政建設(shè)。數(shù)字化的原始單據(jù)影像在財務(wù)信息化平臺里可以在線查詢、調(diào)閱、對比等，增強(qiáng)了行政事業(yè)單位財務(wù)管理和會計核算的透明度及規(guī)范性，形成多部門、多用戶流程化運(yùn)轉(zhuǎn)，財務(wù)審批人、工作人員廣泛參與，多手段同時運(yùn)用的立體監(jiān)督格局，使財務(wù)事項(xiàng)在事前、事中、事后實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)督。有利于推動行政事業(yè)單位財務(wù)公開制度，促進(jìn)建立健全公開、透明、規(guī)范的財務(wù)監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)廉政建設(shè)。
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