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物資采購(gòu)是酒店管理中的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理是降低物資成本、加速資金周轉(zhuǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。
采購(gòu)部是酒店采購(gòu)工作的專業(yè)部，酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購(gòu)買，其他部門應(yīng)予支持、配合、監(jiān)督。
1、 采購(gòu)的計(jì)劃管理
加強(qiáng)計(jì)劃管理，嚴(yán)格審批手續(xù)，是采購(gòu)管理的關(guān)鍵。
（1）客房部、工程部等各部門需用的物品、物資的下一年度計(jì)劃在本年度10月份銷售預(yù)算編造后，由采購(gòu)部會(huì)同成本財(cái)產(chǎn)管理部及相關(guān)部門擬定方案，編造年度采購(gòu)預(yù)算，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。
?。?） 根據(jù)年度采購(gòu)預(yù)算和成本財(cái)產(chǎn)管理的物資需用月底計(jì)劃，采購(gòu)部還需編制月度的具體采購(gòu)計(jì)劃，每月25日前報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批后組織實(shí)施。
?。?） 主食品及其他食品采購(gòu)采取定期補(bǔ)給的方法，由倉(cāng)庫(kù)填寫補(bǔ)充申購(gòu)單，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批后，由采購(gòu)部實(shí)施。
?。?） 倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)充請(qǐng)購(gòu)，由成本財(cái)產(chǎn)管理部根據(jù)需要提出申請(qǐng)，填寫物品申購(gòu)單交財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。
?。?） 其他零星物品的申購(gòu)，由使用部門提出請(qǐng)購(gòu)，成本財(cái)產(chǎn)管理部根據(jù)庫(kù)存情況審核，預(yù)算內(nèi)由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批，超出預(yù)算需報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。
?。?） 餐飲部每天需購(gòu)入的鮮活原料，可由廚師長(zhǎng)于前一天下午3：00前將訂菜單報(bào)采購(gòu)部，采購(gòu)部根據(jù)市場(chǎng)貨源情況及時(shí)與供應(yīng)單位聯(lián)系組織進(jìn)貨。
2、 采購(gòu)物資的擇商和價(jià)格管理
采購(gòu)物品堅(jiān)持貨比三家，嚴(yán)格價(jià)格控制。
?。?）所有申購(gòu)計(jì)劃或申購(gòu)單（除鮮活原料外）送采購(gòu)部后，由采購(gòu)部經(jīng)理統(tǒng)一登記后分發(fā)給食品采購(gòu)員和物資采購(gòu)員，由其具體申購(gòu)單上的采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行招商，確認(rèn)和報(bào)價(jià)。
（2） 鮮活原料訂菜單直接報(bào)送食品采購(gòu)員，由其負(fù)責(zé)落實(shí)報(bào)價(jià)，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審批后保存一聯(lián)，其余二聯(lián)返送廚房和成本財(cái)產(chǎn)管理部倉(cāng)庫(kù)組。
?。?） 采購(gòu)人員收到自己分管的申購(gòu)單要認(rèn)真歸納，分類整理。對(duì)其中有疑問(wèn)的內(nèi)容要與部門經(jīng)理和申報(bào)部門授權(quán)人及時(shí)溝通，在確認(rèn)無(wú)誤后，按照要求時(shí)限盡快尋找至少三家以上的供應(yīng)廠、商進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，經(jīng)過(guò)對(duì)比篩選，擇優(yōu)確定報(bào)價(jià)填入申購(gòu)單，并填好總金額，供應(yīng)廠商名稱后上報(bào)部門經(jīng)理。
（4） 國(guó)外采購(gòu)申請(qǐng)單由采購(gòu)部經(jīng)理直接負(fù)責(zé)。按酒店的有關(guān)規(guī)定辦理。
?。?） 供應(yīng)廠商優(yōu)惠、折扣、贈(zèng)送、回送等必須歸酒店所有，并在報(bào)價(jià)中注明。
?。?） 所有采購(gòu)項(xiàng)目的擇商、報(bào)價(jià)必須由采購(gòu)部在充分準(zhǔn)備、掌握市場(chǎng)行情的條件下?lián)駜?yōu)確定，使用部門有權(quán)了解所需物品的價(jià)格和提出質(zhì)疑，并對(duì)所掌握的供應(yīng)廠商及購(gòu)物意向主動(dòng)通報(bào)采購(gòu)部，由其選定質(zhì)優(yōu)價(jià)廉服務(wù)好的供應(yīng)商。
?。?） 鮮活原料的價(jià)格受市場(chǎng)影響浮動(dòng)較大，食品采購(gòu)員每十天作市場(chǎng)詢價(jià)，并由采購(gòu)部經(jīng)理每十天與供應(yīng)商洽談后報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批。
3、 采購(gòu)項(xiàng)目的審批
所有采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)審批或?yàn)橛行в唵魏螅侥軐?shí)施購(gòu)買。
（1）鮮活原料訂購(gòu)單經(jīng)授權(quán)廚師長(zhǎng)簽字并完成報(bào)價(jià)后即為有效訂單。
?。?）除鮮活原料外的所有申購(gòu)單在完成報(bào)價(jià)、審批后，必須經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核簽字后，方可上報(bào)審批。
（3）廚房非正常消耗食品申購(gòu)單，酒水飲料申購(gòu)單，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字后即為有效訂單。
?。?）預(yù)算內(nèi)物品申購(gòu)單經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理，財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字后為有效訂單。
?。?）預(yù)算外追加物品的申購(gòu)單，除須經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理，財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字后還需有總經(jīng)理簽字方為有效訂單。
?。?）國(guó)外進(jìn)口申購(gòu)單經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，并經(jīng)總經(jīng)理簽準(zhǔn)后，返回采購(gòu)部打印訂單，再經(jīng)審批簽字后方為有效訂單。
4、 采購(gòu)項(xiàng)目的購(gòu)買
所有采購(gòu)項(xiàng)目依據(jù)有效訂單原則，由采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)，其它部門一般不得自行購(gòu)買。
?。?）經(jīng)審批簽字的申購(gòu)單返回采購(gòu)部后，經(jīng)統(tǒng)一登記后分發(fā)有關(guān)人員。 國(guó)內(nèi)采購(gòu)訂單落實(shí)到各采購(gòu)員實(shí)施購(gòu)買，所有購(gòu)買活動(dòng)必須依據(jù)有效訂單規(guī)定的項(xiàng)目、數(shù)量、價(jià)格、時(shí)限、供應(yīng)廠商及其他要求進(jìn)行。
（2）購(gòu)買中要認(rèn)真檢查所購(gòu)買物品的品質(zhì)、商標(biāo)、期限、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，堅(jiān)決杜絕假冒偽劣等不合格商品流入酒店。
（3）對(duì)于需訂貨或供需雙方認(rèn)為必須簽約的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)先要與供應(yīng)廠商洽談?dòng)嘘P(guān)業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，報(bào)采購(gòu)部經(jīng)理同意，達(dá)成協(xié)議后，簽訂采購(gòu)合同經(jīng)雙方法人代表簽字（特殊合同必需取得合法公證）后方能生效。
（4）由于市場(chǎng)變化或其他原因造成購(gòu)買時(shí)價(jià)格高于有效訂單報(bào)價(jià)或數(shù)量多于有效訂單數(shù)量時(shí)，必須重新辦理補(bǔ)缺申購(gòu)，經(jīng)審批后方能購(gòu)買。
5、采購(gòu)物資的驗(yàn)收
把好物資驗(yàn)收關(guān)，對(duì)不符合采購(gòu)訂單內(nèi)容的項(xiàng)目一律拒收或補(bǔ)辦手續(xù)。
?。?）無(wú)論是采購(gòu)人員自提還是供應(yīng)廠商送貨，貨到酒店后，必須首先與倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收人員聯(lián)系，不允許采購(gòu)人員或供應(yīng)廠商直接將貨物交付所需部門。
?。?） 凡經(jīng)批準(zhǔn)的各類申購(gòu)計(jì)劃，申購(gòu)單、訂貨單、合同復(fù)印件等由采購(gòu)部有關(guān)人員根據(jù)不同時(shí)間交倉(cāng)庫(kù)保管組驗(yàn)收員作收貨憑證，無(wú)任何收貨憑證的貨物，驗(yàn)收員有權(quán)拒收。
?。?） 各項(xiàng)進(jìn)貨均由倉(cāng)庫(kù)保管組按收貨憑證進(jìn)行驗(yàn)收，每次到貨需有二人同時(shí)驗(yàn)收，根據(jù)收貨憑證、發(fā)票核對(duì)貨物的品名、規(guī)格、價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量、金額是否一致，貨物驗(yàn)收合格后，即開出驗(yàn)收入庫(kù)單并簽字蓋章，所有進(jìn)貨均應(yīng)過(guò)磅總數(shù)。
?。?） 進(jìn)貨物品如有合同或小樣，應(yīng)根據(jù)合同標(biāo)準(zhǔn)和庫(kù)存小樣進(jìn)行驗(yàn)收。
?。?） 每天從菜場(chǎng)或其他供應(yīng)單位購(gòu)進(jìn)并直接領(lǐng)用的鮮活原料，應(yīng)由驗(yàn)收員和廚師長(zhǎng)或授權(quán)人員一起驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收員開出驗(yàn)收直撥單，并做好鮮活原料日?qǐng)?bào)表。
?。?） 開好的驗(yàn)收單，由驗(yàn)收員送交使用部門簽字。入庫(kù)的貨物，由倉(cāng)庫(kù)保管員簽收，直撥的貨物，由使用部門簽收，簽收后的驗(yàn)收單一式四聯(lián)，一聯(lián)交采購(gòu)員，一聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)保管員，一聯(lián)留存；驗(yàn)收直撥單一聯(lián)交采購(gòu)員，一聯(lián)交供應(yīng)商作為開發(fā)票的憑證，一聯(lián)留存。兩單的一聯(lián)隨收貨日?qǐng)?bào)表上報(bào)成本核算組。
?。?） 所有的進(jìn)貨如發(fā)現(xiàn)與品名、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量不符時(shí)，驗(yàn)收員
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