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1、范圍
本制度規(guī)定了甲供材的采購、進貨、驗收和付款等要求。
本制度適用于公司甲供材的采購供應管理。
2、管理職責
2.1 計劃管理部負責甲供材的采購、進貨、及交接手續(xù)；
2.2 總工程師辦公室負責提出相關材料、設備的規(guī)格、性能要求；
2.3 工程管理部負責組織甲供材的進貨驗收；
2.4 財務管理部負責對收料單、領料單的審核及支付貨款。
3、管理要求
1） 總工辦根據(jù)設計要求向計劃部提出裝飾材料、特種材料和設備的規(guī)格、性能要求;
2） 計劃部預決算員根據(jù)施工圖紙、及總工辦提供的相關要求計算出各項甲供材料的品種、材質、規(guī)格、數(shù)量及型號等各項參數(shù)指標，交總工辦會簽。總工辦詳細復合簽字認可后，交計劃部材料員以此作為采購計劃的依據(jù);
3） 計劃部材料員依據(jù)上述資料、列出采購清單報計劃部經理審核，交總工辦會簽確認
3.2 計劃部按照會簽確認的采購清單，及時選擇供應商，會同總工辦、工程部考察各供應商的資質及生產能力、產品質量等綜合情況，經貨比三家后，會簽上報公司招標領導小組審批，落實供應商（具體操作見本公司制定的“工程招標管理辦法）。
3.3 計劃部根據(jù)領導審批意見，與供應商簽定供應合同，并約定對方的違約責任。同時將合同復印件交工程部備查；工程部應及時通知施工單位做好接受甲供材的準備工作。
3.4 材料的進貨時間，由工程部根據(jù)工程實際進度，在一個月前向計劃部提出進貨時間及數(shù)量要求（特殊情況臨時商定），計劃部負責與供貨廠商聯(lián)系按要求進貨。如不能按要求進貨，責任由計劃部負責。
3.5 現(xiàn)場驗收工作由工程部負責組織；凡進場的材料設備必須出具正式出廠合格證，準用證明， 質量證明書，材質化驗單等有關文件資料。計劃部應督促供應單位按規(guī)定及時將上述文件資料提交工程部；凡需進行現(xiàn)場檢驗的，由工程部督促監(jiān)理單位、施工單位即時進行取樣檢驗，在未取得檢驗結果以前，不得使用該材料設備，施工單位應將試驗報告提交監(jiān)理單位、工程部。工程部根據(jù)合同要求驗收質量，并簽署驗收結論;計劃部根據(jù)實際到貨品種、規(guī)格和數(shù)量辦理入庫手續(xù)，施工單位辦理收料、領用手續(xù)，如數(shù)點收（到計劃部填制領用單）并加蓋施工單位鑒章； 其收料、領用兩聯(lián)單交計劃部及財務部留存，如質量不合格或數(shù)量缺少，由材料員負責與供貨商聯(lián)系換貨或補缺。計劃部據(jù)此及工程部出具的材料驗收意見并對照合同作為結算依據(jù)，并在材料月報表后附上該項目的收料單、領料單和材料驗收意見。
3.6 合同履約后，將下列兩種情況分別對待
1） 如供應方為分包單位，由計劃部監(jiān)督其進場時間，工程部負責協(xié)調分包單位與土建或其它單位的關系，督促其按期完成工作任務，并由監(jiān)理按質監(jiān)部門要求通知分包單位辦理各種檢測認定手續(xù)，最終組織有關部門共同驗收，并完善驗收手續(xù)。計劃部按照驗收數(shù)量進行復核并按實決算，最后將決算書交財務部備案待查。同時，財務部應在涉及甲方代墊材料的施工單位的工程進度付款中，扣除當期領用的材料款。
2) 乙方為僅供材料的供貨商，其進貨、驗收按3.4、3.5條規(guī)定實施，如材料質量違背合同約定，可以拒收其甲供材，并提出書面意見，計劃部依照合同約定的內容追究其違約責任。
3.7 財務部審核收料單的數(shù)量與金額無誤后，再對照合同支付其款項。如有疑義必須立即暫停支付款項，直至核實準確后再行支付。
3.8 財務部根據(jù)施工項目整理匯總各項甲供材收料情況，作為單項工程成本控制與分析的資料依據(jù)。在單項工程決算前與計劃部核對應扣款額，如屬甲方代墊材料款，則由財務部在支付工程進度款時，扣回該材料的墊付款或在決算時扣回甲供材的全部金額。
3.9 各涉及部門的負責人均為各自工作范疇內的負責人。如發(fā)現(xiàn)因工作責任心不強而造成不良后果，均要追究其責任人的經濟責任。
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