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造成賬目差錯的原因很多，其中主要原因有：運用會計原理不當(dāng)造成的錯誤；會計人員或有關(guān)當(dāng)事人疏忽造成的錯誤；會計人員或有關(guān)當(dāng)事人對有關(guān)會計及財經(jīng)制度、法規(guī)不熟悉造成的錯誤；企業(yè)單位管理混亂、制度不健全造成的錯誤。
1.運用會計原理不當(dāng)造成的賬目差錯
會計原理是會計人員對企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行會計處理的基本理論、基本方法和基本原則。運用會計原理不當(dāng)造成的賬目差錯有：
（1）借貸原理不熟，造成借貸反向或錯借錯貸。
比如：向銀行借款10萬元，歸還前欠貨款。對于這筆業(yè)務(wù)，有些會計人員由于對借貸記賬法中的“借、貸”符號理解不透，認(rèn)為“借”就是借款，“貸”就是貸款。因此，錯誤地將上述業(yè)務(wù)做成如下會計分錄：借：銀行存款 10萬貸：應(yīng)付賬款 10萬（正確的分錄應(yīng)該是：借記：“應(yīng)付賬款 10 萬”，貸記：“銀行借款10萬”）
?。?）會計處理基礎(chǔ)運用不當(dāng)，造成收入、費用、盈虧數(shù)字錯誤。
會計處理基礎(chǔ)是確定企業(yè)單位一個會計期間的收入和費用，從而確定其損益的標(biāo)準(zhǔn)。會計處理基礎(chǔ)一般有收付實現(xiàn)制和權(quán)責(zé)發(fā)生制。
企業(yè)會計準(zhǔn)則規(guī)定，為了正確劃分并確定各個會計期間的財務(wù)成果，企業(yè)應(yīng)以權(quán)責(zé)發(fā)生制作為記賬的基礎(chǔ)。行政事業(yè)單位（不包括實行企業(yè)化管理的事業(yè)單位），為了正確反映預(yù)算支出的執(zhí)行情況，而且又不進(jìn)行盈虧計算，可采用收付實現(xiàn)制作為記賬的基礎(chǔ)。
在一般情況下，企業(yè)在本期內(nèi)收到的各種收入就是本期的收入；企業(yè)在本期內(nèi)支付的各種費用，就是本期應(yīng)當(dāng)負(fù)擔(dān)的費用，但是，由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的連續(xù)性和會計期間的人為劃分關(guān)系，難免有一部分收入和費用出現(xiàn)收支期間和歸屬期間不相一致的情況，因而賬上所登記的本期內(nèi)收到現(xiàn)款的收入，并不一定都屬于本期內(nèi)應(yīng)該獲得的，有的須在以后的會計期間才能獲得，出現(xiàn)預(yù)收收入。同樣，本期內(nèi)支付的費用，也并不一定都應(yīng)當(dāng)由本期負(fù)擔(dān)，有的應(yīng)由以后會計期間來負(fù)擔(dān)，則出現(xiàn)預(yù)付費用，即待攤費用。另一種情況是有些收入雖在本期尚未收到，但屬于本期內(nèi)應(yīng)獲得的收入，即應(yīng)計收入。同樣，有些費用在本期內(nèi)雖然尚未支付，但應(yīng)當(dāng)由本期負(fù)擔(dān)的，稱為應(yīng)計費用，即預(yù)提費用。
會計人員在處理有關(guān)會計事項時，由于對權(quán)責(zé)發(fā)生制原則的運用不當(dāng)，就可能發(fā)生把不屬于本期的費用支出記入當(dāng)期成本，或把當(dāng)期費用支出延至下期的錯誤做法；也可能發(fā)生把不屬于本期的銷售記入本期，或把屬于本期的銷售延至下期的錯誤做法。
?。?）違反了成本與收入相配合的會計原則，混淆了資本性支出與收益性支出的界限。
成本與收入配合的會計原則，是指每期損益應(yīng)根據(jù)當(dāng)期已實現(xiàn)的收入與產(chǎn)生收入所耗費的成本相配合而定。損益的確定，主要在于收入與費用的適當(dāng)配合。如果某項收入根據(jù)應(yīng)計基礎(chǔ)應(yīng)歸屬下期的收入，則與之有關(guān)的費用同樣應(yīng)為下期的費用。會計人員如果把應(yīng)屬于下期的費用，由本期收入中減去，不僅會使本期損益的計算不正確，而且也將影響下期損益計算的正確性。
因此，企業(yè)會計準(zhǔn)則明確規(guī)定，會計核算應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格劃分收益性支出與資本性支出的界限，以正確計算當(dāng)期損益。并且強(qiáng)調(diào)，凡支出的效益僅屬于當(dāng)期的，應(yīng)作為收益性支出，如管理費用、銷售費用、財務(wù)費用等，從當(dāng)期實現(xiàn)的收入補(bǔ)償；凡支出的效益屬于幾個會計期間的，應(yīng)作為資本性支出，如購建固定資產(chǎn)、從事科研開發(fā)發(fā)生的費用等，應(yīng)采取折舊、攤銷等方式，從以后各期實現(xiàn)的收入中逐步收回。
2.由于工作疏忽或責(zé)任心不強(qiáng)造成的賬目差錯
一個工作認(rèn)真、責(zé)任心較強(qiáng)的會計人員，盡管他可能業(yè)務(wù)水平低、工作經(jīng)驗少，但工作兢兢業(yè)業(yè)，認(rèn)真細(xì)致，不怕煩，不怕累，當(dāng)天的事當(dāng)天完，即或出現(xiàn)差錯，也能在當(dāng)天或第二天及時發(fā)現(xiàn)解決處理，不會因為待處理業(yè)務(wù)的積壓而積累更多的錯誤，使問題難于查清。加上他不斷地鉆研，認(rèn)真地學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)水平會逐漸提高，經(jīng)驗會不斷豐富，出現(xiàn)的差錯也就會愈來愈少。
相反，一個有一定業(yè)務(wù)水平的會計人員，如果不負(fù)責(zé)任，工作不上心，馬馬虎虎，對發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不及時處理，也很難保證不出差錯。由此而造成的賬目差錯主要有：
?。?）數(shù)字計算錯誤會計人員常用的計算手段，一般有算盤、計算器和筆算等。計算的錯誤有會計憑證、賬簿、報表中的數(shù)字計算錯誤、各種費用分配表中分配率、分配金額的計算錯誤。常見的計算錯誤大都是加、減、乘、除計算時發(fā)生的，其原因不是因為沒有掌握這些方法，而是因為疏忽：再就是因為計算量太大，往往又集中在月終與月初，難免發(fā)生一定的計算錯誤。根據(jù)錯誤發(fā)生的時間，此類計算錯誤可以分為入賬前的計算錯誤和入賬后的計算錯誤。前者如銷貨發(fā)票上的貨物數(shù)量、單價不正確，造成小計金額錯誤，但不影響賬目的平衡，因此不易查處；后者如賬簿記錄合計數(shù)的錯誤，則會影響賬目的平衡，在工作中可自動發(fā)現(xiàn)。
（2）數(shù)字書寫錯誤數(shù)字書寫錯誤就是指單純的筆誤，即會計人員在填制會計憑證、登記各種賬簿和編制所有報表時，寫錯了數(shù)字。其錯誤有數(shù)字顛倒、數(shù)字錯位、錯寫和慣性錯誤等類型。
1）數(shù)字顛倒錯誤：所謂數(shù)字顛倒，就是把一列數(shù)字中的相鄰兩位數(shù)字或隔位的兩位數(shù)字寫顛倒了。例如，把36寫成63，把3310寫成3301，把25039 寫成23059等。凡顛倒數(shù)以后，不論其狀態(tài)怎樣，顛倒后的數(shù)同本來數(shù)的差數(shù)，都可以被 “9” 整除，且其商數(shù)必是被顛倒的兩位數(shù)字之差。如將 47 錯寫成 74，數(shù)值之差為27，被“9”整除后得商數(shù)“3”，即顛倒數(shù)7與4的差。與此類似的數(shù)還有將14 寫成41，將 52寫成 25，將 36寫成 63，將58 寫成85，將 69 寫成96 等，它們的數(shù)值之差都是 27，其顛倒數(shù)個位數(shù)與十位數(shù)字的差必然都是“3”。如果商數(shù)是“30”，則是十位數(shù)字與百位數(shù)字被顛倒了，其余以此類推。
2）數(shù)字錯位錯誤：所謂數(shù)字錯位，就是把一列數(shù)字的位數(shù)，即個位、十位、百位提前或挪后一位。例如，把“100”寫成“10”，或?qū)懗?ldquo;1000”。此種錯誤經(jīng)常在珠算定位時出現(xiàn)，或者會計人員疏忽造成（如將12.00看成1200）。由于位數(shù)的差錯，使正確的數(shù)字減少了 90％，或者增加了“9”偌。因此，正、誤數(shù)字之差能用“9”除盡。假設(shè)移一位，其差錯數(shù)可以被“9”除盡，若移兩位，則差數(shù)可被99除盡，其余依此原理類推。由于數(shù)字錯位是提前或挪后一位，所以，可在賬內(nèi)查找所得的那個商數(shù)，如果有此數(shù)，即為記錯的數(shù)額，將此數(shù)擴(kuò)大“10”倍，就是應(yīng)該記的正確數(shù)字；如果賬內(nèi)有此數(shù)的“10”倍數(shù)，則賬上的數(shù)字就是記錯了的數(shù)，再把賬上的數(shù)字縮小“10”倍，則此數(shù)就是應(yīng)該記的正確的數(shù)字。
3）寫錯數(shù)字的錯誤：所謂寫錯數(shù)字，就是由于錯覺或疏忽，將某一個數(shù)字寫成另一個數(shù)字。這種寫錯數(shù)字的錯誤，可以根據(jù)原始資料或有關(guān)記錄來查證。另外一種寫錯數(shù)字是誤將相似的數(shù)字寫錯。例如，把 1誤寫為7，把7誤寫為9，把3誤寫為8，把 4 誤寫為 9，或者正好相反。這樣就會出現(xiàn) 6、2、5、5、等差數(shù)，或6、2、5、5的十倍數(shù)、百倍數(shù)。我們可以根據(jù)產(chǎn)生這個差數(shù)的數(shù)字來查證錯誤之所在。
?。?）記錯賬戶錯誤記錯賬戶，就是把本來應(yīng)該記到甲賬戶的業(yè)務(wù)記入乙賬戶，這種錯誤有三種情況：
1）記賬憑證沒有錯誤，但在登記賬簿時，沒有記入應(yīng)記的賬戶內(nèi)，而誤記入其它賬戶。這種記賬錯誤，一般多發(fā)生在明細(xì)分類賬中，因為總分賬是根據(jù)記賬憑證匯總表或科目匯總表登記的，每月登記業(yè)務(wù)筆數(shù)相對較少，發(fā)生錯誤的機(jī)率也相對較小，即使發(fā)生錯誤，查找也較方便。這種錯誤將使總分類賬中有兩個賬戶的本期發(fā)生額與其所屬的明細(xì)分類賬發(fā)生額不等、其差數(shù)即為記錯賬戶的數(shù)字。當(dāng)通過查對，在某個明細(xì)賬中找到這個數(shù)字，就說明該賬戶多記了這筆賬，另一明細(xì)賬戶少記了這筆賬（為了慎重起見，您*4根據(jù)這筆賬的憑證號數(shù)去查找記賬憑證，以確認(rèn)是否記錯了賬戶）。
2）記賬憑證沒有錯誤，在登記賬簿時，登錯了欄次。即記反了方向，本該記借方的，誤記貸方，或者相反。這種錯誤的結(jié)果是賬戶的一方合計數(shù)增加，另一方合計數(shù)減少，使得該賬戶變動前后的借貸雙方都產(chǎn)生了差錯。這兩個差數(shù)的差，正好是記錯方向的數(shù)字的“2”倍。
3）記賬憑證的賬戶對應(yīng)關(guān)系發(fā)生錯誤，致使總分類賬戶發(fā)生相應(yīng)的錯誤。這種錯賬，如果總分類賬和記賬憑證登記一致，不影響賬目的平衡關(guān)系，所以不易被發(fā)現(xiàn)。4） 重記或漏記錯誤重記或漏記錯誤，就是在登記賬簿時，將記賬憑證的雙方重記或漏記；或者只登記一方，重記或漏記另一方，前者重記或漏記，不影響賬目的平衡關(guān)系，在試算表上無從發(fā)現(xiàn)。因此，這種錯誤較難查找，需根據(jù)原始憑證或有關(guān)賬目加以詳細(xì)查核，才能發(fā)現(xiàn)錯誤所在。后者部分重記或漏記，將影響賬目的平衡關(guān)系，在作試算表時，很容易被發(fā)現(xiàn)。
3.由于對有關(guān)的會計及財經(jīng)制度、法規(guī)不熟悉造成的賬目差錯新的會計制度和財務(wù)制度及法規(guī)頒布后，會計人員未及時學(xué)習(xí)，仍按原有制度法規(guī)處理有關(guān)會計事項，就會造成錯誤；對有關(guān)制度法規(guī)的精神吃得不透，理解有出入，在執(zhí)行中也會產(chǎn)生偏差。比如，勞動保險費，新制度改革以前，記入營業(yè)外支出，新制度實施以后，要求記入管理費用，不理解這一點，必然會出現(xiàn)錯誤。再有，對于有關(guān)的稅務(wù)法規(guī)，如果吃不透，搞錯了應(yīng)稅產(chǎn)品的品種及稅率，必然造成稅金計算的不正確。
4. 由于管理混亂、制度不健全造成的賬目差錯
單位財會部門、物資供銷保管部門、物資使用部門之間若在管理制度與工作程序上不配套不協(xié)調(diào)，就往往會造成會計賬證、賬賬、賬實不符的賬目錯誤。如有的單位在材料領(lǐng)用手續(xù)上，不是根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)制定用料計劃，再根據(jù)用料計劃和生產(chǎn)進(jìn)度填制領(lǐng)料憑證，經(jīng)生產(chǎn)班組、車間簽證后到倉庫領(lǐng)料；而是隨意領(lǐng)發(fā)材料，既沒有科學(xué)的手續(xù)程序作保證，也沒有部門之間、人員之間的互相牽制，這種情況就必然會造成材料及生產(chǎn)成本賬證、賬賬、賬實不符的問題。又如某單位會計部門由于在會計憑證傳遞程序上沒有做出統(tǒng)一、合理的規(guī)定，則會造成會計憑證傳遞速度慢以至丟失會計憑證的情況，從而影響正常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄。
在生產(chǎn)過程中，由于企業(yè)管理混亂，生產(chǎn)計劃不周密，產(chǎn)品成本無目標(biāo)，材料耗用無定額，工時消耗無記錄或記錄不準(zhǔn)不全，半成品轉(zhuǎn)移交接手續(xù)不嚴(yán)，也必然引起成本費用計算、核算錯誤。
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