會計報表是由報表格式和報表數據構成的。報表定義就是對會計報表的格式和數據來源的設定過程。會計報表的格式多種多樣，除會計制度規(guī)定的報表種類(資產負債表、損益表、現金流量表)以外，各行業(yè)、各企業(yè)還可能根據國家不同的管理機構和本企業(yè)的需要設置其他報表，如管理費用表、主要產品成本表、流動資產表、應交增值稅明細表、工資計算表、制造成本表等等。在通用會計軟件中，報表系統(tǒng)只是為用戶提供了自定義空白格式的功能，系統(tǒng)生成報表時，只能按用戶定義的格式生成。
    報表的數據是按會計制度的規(guī)定，對已輸入的會計信息進行加工、整理、匯總、計算出來的。各報表的各個空白位置的數據，是依據設定的取數公式而形成的。數據的來源主要有：
    (l)從賬中取數。從某賬戶中取某一時期或某一會計期間的某項數據。例如：通過科目代碼，確定獲取某一賬戶的余額，借方累計發(fā)生額或貸方累計發(fā)生額等；或者從幾個賬戶中取數，進行會計匯總，填入報表中的某一行某一列中，例如：資產負債表中“存貨”來源于“材料采購”、“原材料”、“包裝物”、“低值易耗品”、“材料成本差異”、“委托加工材料”、“自制半成品”、“產成品”、“分期收款發(fā)出商品”、“生產成本”等科目的期末借貸方余額相抵后的差額填列。
    (2)從報表中取數。從報表中取數是指從已形成的當前報表或其他報表中獲取數據填入某行某列中，例如：合計欄是由以上的欄目數據匯總加計；資產負債表的“本年利潤”可以從損益表中獲取。
    (3)手工輸入數。計算機尚未聯網時，下屬單位已有報表，為了匯總或分析，需要將下屬單位的報表中數據錄入計算機中。所以要手工輸入。